‘Innoveren: niet denken maar doen’

Het zal herkenbaar zijn voor iedereen die werkt in een grote organisatie: trage werkprocessen en dagelijkse beslommeringen staan vernieuwing in de weg. Mensen hebben simpelweg geen tijd om eens iets nieuws te ontwikkelen. Proberen ze het toch, dan krijgen ze te maken met stroperige besluitvorming.

Neem het in aanleg eenvoudige idee van Oras. Een paar jaar geleden – niemand herinnert zich precies hoeveel – opperde de studentenraadsfractie dat het handig zou zijn als studenten een programmaatje hadden waarmee ze hun curriculum konden plannen. Er zijn immers veel studenten die door studievertraging van de gebaande paden af raken. Op een vodje papier of in een Excel-bestandje proberen ze vervolgens hun eigen curriculum in elkaar te draaien. Vaak met vele vragen aan de studieadviseur over toegangseisen, jaarplanningen en leerlijnen als gevolg. Oras wilde die studieadviseurs met een planningstool ontzien. Met als belangrijk doel om wachttijden te verkorten voor studenten met problemen die niet door software te ondervangen zijn.

De diensten onderwijs- en studentenzaken (O&S) en ict zagen Oras’ punt, vertelt Mark Schenk. Hij is ’trekker’ van het ict-innovatieteam. Het punt kwam op hun projectenlijst terecht, alleen nooit hoog genoeg. Het onderhoud aan en de ondersteuning van bestaande systemen heeft namelijk altijd prioriteit. “We willen nu wel meer gaan openstaan voor innovatie”, vertelt Schenk, “want in het verleden hadden we er niet echt oog voor en ontbrak het aan capaciteit.”

Agile

De uitdaging is volgens hem vooral dat innoveren een manier van werken vergt die slecht aansluit op bestaande werkprocessen. ‘Agile’ heet die werkwijze. De term is ingeburgerd in kringen van managers en ondernemers – zeker ook in de YesDelft-stal. Het betekent zoiets als flexibel, lenig.

Als FeedbackFruits een middle name zou kunnen hebben, dan komt agile in aanmerking. Niet voor niets liet Oras-raadslid Johan van den Heuvel zijn wens voor een planningstool vallen tijdens een overleg met ceo Ewoud de Kok van de YesDelft-start-up. Dat leidde uiteindelijk tot een eerste testcase voor de op 10 mei officieel opgerichte ‘Onderwijs Doetank’, met een knipoog naar de vele denktanks die de wereld rijk is. De Koks filosofie is dan ook ‘niet lullen, maar poetsen’.

Fouten zijn goed

In zijn kantoor in het nog grotendeels onbewoonde YesDelft II-gebouw vertelt De Kok samen met zijn collega’s Emily Verwaal en Esther Schinkel wat dat betekent. Verwaal: “Ons idee is om in korte tijd een onderwijsprobleem aan te pakken én een oplossing neer te zetten, met oog voor de didactiek.”

De Doetank werkt per onderwijsprobleem met een zogenoemde pioneer squad: vijf ‘specialisten’ die het probleem vanuit verschillende hoeken kennen. Vaak zullen dat ict’ers zijn zoals Mark Schenk, of onderwijskundige ondersteuners. Afhankelijk van het probleem zullen ook studenten en docenten deel uitmaken van de squad.

Het idee is dat de pioneer squad gedurende één onderwijsperiode (tien weken) een dag per week bijeenkomt om het probleem en de mogelijke oplossingen te bespreken. FeedbackFruits zet bij die overleggen een programmeur en een ontwerper, iemand als Esther Schinkel. De Kok: “De pioniers weten alles van het probleem en onze mensen zijn de motor die het proces gaande houden. Ze realiseren tijdens en na de bijeenkomsten wat het team tot dan toe heeft gedacht.”

Na tien weken moet de gebouwde software klaar zijn voor de testfase, die de volgende onderwijsperiode van tien weken in beslag neemt. Dat testen gebeurt in vooraf geselecteerde vakken, liefst acht tot tien bij meerdere instellingen. Als er ontwerpfouten naar voren komen, kunnen die meteen worden aangepakt. Na nog een onderwijsperiode evalueren, bekijkt FeedbackFruits of de tool het probleem heeft opgelost. Zo niet, dan is het terug naar de ontwerptafel.

Niemand leidt daarbij gezichtsverlies. Fouten betekenen juist progress, vindt de soms naar Nederlandse woorden zoekende De Kok: “We zeggen tegen gebruikers: ‘we zijn aan het veranderen, geef ons feedback’. Het is niet erg als iets niet klopt. Dan kun je valideren. We werken stapje voor stapje, omdat veel onderwijsproblemen te complex zijn om in één keer door nadenken te bevatten. Dat is veel beter dan het pushen van allesomvattende oplossingen die misschien helemaal niet werken.”

Interactief blokkenschema

Of het gaat lukken om de planningstool daadwerkelijk meteen na de zomer te testen, is nog spannend. Alle betrokkenen willen dat het lukt, maar er zijn ‘wat beertjes op de weg’, zoals Schenk het zegt. Voordat de tool kan werken, zijn er namelijk veel data nodig, uit verschillende administratieve systemen die soms moeilijk op elkaar aansluiten. De curricula moeten erin, informatie over toegangseisen voor vakken moet kloppen, studieresultaten moeten worden meegenomen, datums moeten juist zijn.

Alles om datgene te maken waarnaar studenten volgens Oras-raadslid Van den Heuvel zo snakken: een interactief blokkenschema, dat de student overzicht en inzicht geeft over wat hij nog aan vakken moet doen en wanneer.

Esther Schinkel laat de interface zien die ze bouwt. Overzichtelijkheid en gebruiksvriendelijkheid staan voorop. Studenten kunnen hun vakken gemakkelijk in de jaarplanning slepen, alleen dáár waar ze daadwerkelijk gegeven worden. Het systeem waarschuwt over eventuele ingangseisen en het maakt het mogelijk leerlijnen en specialisaties met de juiste vakken in te vullen. Ook waarschuwt het systeem als de student zich moet inschrijven voor een tentamen. Dat kan overigens niet in de tool. De student gebruikt die om te plannen, maar kan er geen rechten aan ontlenen.

Leefwereld van studenten

Hoewel de Doetank zijn eerste vruchten nog moet afwerpen, is Surf, de ict-organisatie van het hoger onderwijs, enthousiast. Surf wil een Onderwijs Doetank Consortium oprichten, waarbij instellingen zich vanaf september kunnen aansluiten. De Doetank werkt al samen met de Hogeschool van Amsterdam, de Haagse Hogeschool, de universiteiten van Wageningen, Utrecht en Delft. De Kok hoopt met het consortium minstens tien andere instellingen te interesseren.

Problemen genoeg om op te lossen. De Kok laat een foto zien van een verveeld kijkende studente in een collegebank. “Hoe zet je studenten aan tot actie? Dat is een mega complex probleem, ook omdat docenten achterlopen op studenten. De concentratieboog van studenten is korter, kennis is overal beschikbaar. Docenten merken dat de afstand tot de leefwereld van studenten steeds groter wordt.”

Daar hebben niet alleen docenten last van. Ict- en onderwijsondersteuners op de universiteit worstelen er net zo goed mee, vertelt Mark Schenk. Daar komt de samenwerking met het jonge FeedbackFruits van pas. “Het is voor ons moeilijk om echt in de leefwereld van studenten door te dringen”, vertelt Schenk. “De mensen van FeedbackFruits hebben gewoon meer voeling met hoe studenten dingen doen.” Veel medewerkers van de startup zijn zelf student.

Toch betekent dat niet dat de TU alle ict-innovatie uit handen zal geven, zegt hij. “De TU heeft als founding father een heel goede band met Feedbackfruits. Ze zijn heel slim in het vertalen van onderwijskunde naar softwaresystemen en we hebben veel voordeel van hun innovaties. Maar het is een extern bedrijf en sommige dingen wil je binnen de universiteit houden. We willen zelf een online leerplatform blijven aanbieden en we moeten voorzichtig omgaan met gevoelige onderzoeksdata.”