‘Ik ben hier ten behoeve van de TU’

Als vicepresident operations houdt Nicoly Vermeulen zich bezig met de aansturing en bedrijfsvoering van de ondersteunende diensten. Ze heeft met name de opdracht om te bepalen hoe het verder moet met het vastgoed van de universiteit.

Wat viel u op toen u vorig jaar bij de TU Delft kwam?

“Mijn eerste indruk was: ‘wat gebeurt hier veel en wat een ontzettend innovatieve, bruisende en boeiende omgeving’. Mensen houden zich hier met hart en ziel bezig met dingen die er echt toe doen. Mijn bestuurlijke ervaring, mijn informatica-achtergrond, innovatie, onderzoek en maatschappelijke relevantie; dat komt hier bij elkaar.” 

De processen op de universiteit zitten in uw portefeuille. Wat viel u daar aan op?

“Ik had gehoord dat het minstens een jaar duurt voordat je begrijpt hoe het hier werkt. Het is groot, divers en ingewikkeld, maar ik had na de eerste honderd dagen het beeld dat veel goed gaat en goed is geregeld. De universiteit is de laatste jaren hard gegroeid en er is veel achterstallig onderhoud. De diensten hebben naar beste kunnen ondersteuning geboden, maar ik zie ook ruimte voor verbetering.”

Wat is er veranderd sinds uw aantreden?

“We zijn ermee bezig. Mijn aandachtspunt is vooral vastgoed. Zestig procent is verouderd en misschien niet meer geschikt. We moeten het vastgoed vernieuwen en indikken, want we hebben overmaat. We moeten investeren in laboratoria en dergelijke. Dat is kostbaar.”

Wat heeft prioriteit binnen vastgoed?

“We hebben het Science Park Fonds opgericht om meer bedrijvigheid te trekken. We zijn bezig Gele Scheikunde af te stoten en hebben een deel verkocht aan de gemeente voor het creëren van een internationale middelbare school. Ook zijn we Mijnbouw (het pand waar ook het science centre zit – red.)aan het afstoten. Het is belangrijk de komende jaren tijd en energie te steken in nieuwe faciliteiten: onderwijsgebouw Echo en laboratoria op zuid.”

Een ander groot project is de hoogbouw van Elektrotechniek, Wiskunde en Informatica (EWI). De TU wilde die slopen, maar het gebouw wordt weer steeds meer gebruikt. Is sloop van de baan?

“We zijn de strategie aan het bepalen. Daarom vind ik het lastig om er veel over te zeggen. We hebben vorig jaar een voorgenomen besluit genomen tot sloop op langere termijn. Nu zeggen wij: de komende periode gaan we niet over tot sloop. Dat was op korte termijn ook nooit de intentie. We zijn bezig alle opties te bekijken.”

Sloop was ‘nooit de intentie’? De TU was daar toch over uit?

“Er was in de plannen een voorkeursvariant voor sloop. Alleen kijken we met vastgoed altijd naar de lange termijn en zo kijken we nog steeds naar EWI. Hoe kunnen we met het gebouw omgaan? Ik sluit niet uit dat we het de komende jaren, zolang het er is, gewoon gebruiken. Als je nieuwe gebouwen maakt of grote renovaties gaat doen, moet je misschien tijdelijk mensen herhuisvesten. Daar is dat gebouw prima geschikt voor.”

De ontwikkeling van het Science Park Technopolis verloopt moeizaam, daarom is er een fonds opgericht dat moet investeren in vastgoed voor derden. Hoe staat het daarmee?

“Als TU Delft willen we graag dat partners, die dat willen, zich bij ons in de buurt kunnen vestigen. Naar mijn idee loopt het proces redelijk goed. We hebben een behoorlijke pijplijn van partijen die willen, maar het zijn langlopende processen. Er heeft net weer een partij getekend en technologiebedrijf ABB gaat zich hier ook vestigen.”

Ook de universiteitsdienst zit in uw portefeuille. Wat wilt u met de ondersteunende diensten?

“Ik wil verder met wat we al doen: verder professionaliseren. Ik wil samen met de directeuren de verbinding met de faculteiten versterken, meer integraal werken. Je ziet dat de complexiteit van de universiteit de afgelopen jaren is vergroot. Waar willen we geld en energie in steken? Hoe doen we dat met elkaar?”

U bent bezig met het impulsprogramma Service Quality. Wat houdt dat in?

“We proberen processen te verbeteren. Neem onderzoeksprojecten gefinancierd uit de tweede en derde geldstroom (geld van onderzoeksfinanciers als NWO, en bedrijven, red.). Daar gaat veel geld in om en dat moeten we administreren, want wetenschappers willen weten wat ze hebben uitgegeven en uiteindelijk moeten ze zich financieel verantwoorden. Dat loopt over veel schakeltjes. Daarin willen we nu versneld verbeteringen aanbrengen.”

Al lezende in de Terms of Reference (richtlijnen, red.) over dit impulsprogramma kreeg ik het idee dat het een flinke verandering beoogt. Er stond in: ‘bij de aanpak van casussen bleek dat bij weerbarstige vraagstukken van de dienstverlening er altijd sprake is ‘van discussies of onhelderheid over rollen en verantwoordelijkheden, improductief gedrag en gebrek aan leiderschap, gebrekkige communicatie en gebrek aan samenhang en onvoldoende uitgaan van het perspectief van gebruikers.’

“Zoals in alle grote organisaties krijg je op een gegeven moment overstijgende diensten en de discussie: wie is de verantwoordelijke voor die keten en het hele integrale proces? Nou, die is er vaak niet. Daar kan het programma mede helderheid in scheppen.”

Heeft u een voorbeeld?

“Neem weer de projectadministratie voor de tweede en derde geldstroom. Iemand moet ervoor zorgen dat die middelen worden aangewend, maar er moet ook een begroting voor komen. Dus Finance heeft daar een rol, maar ook de controller binnen een faculteit. Dat is een hele keten. Je kunt al die schakels optimaliseren, maar dat betekent nog niet dat die hele keten dan optimaal werkt.”

Hoe moet het dan veranderen?

“Je spreekt van tevoren af wie de overall regie heeft Die regisseur zorgt ervoor dat constant duidelijk is waar we in het proces staan, wie wat doet en of er geleverd is.”

Ik las over een stuurgroep, taskforces, aanjagers, trekkers, een A-team, een talent pool. Dat klinkt als extra werkdruk.

“Nee, dat zie je echt verkeerd. We proberen de paarse krokodillen (bureaucratie, red.) juist weg te halen en het werk leuker te maken. Niets is meer frustrerend dan verzanden in bureaucratie.”

Wat gaan studenten hiervan merken?

“We proberen ervoor te zorgen dat er voldoende ruimtes zijn voor colleges en dat de campus een prachtige plek is om te vertoeven. Daar investeren we behoorlijk in. Ook proberen we aandacht te vragen voor klimaat op de campus. We willen initiatieven ontwikkelen om de student daarbij te betrekken. We overleggen met de gemeente over leefbaarheid op de campus.”

Hoe zorgt u ervoor dat vastgoedprojecten financieel niet uit de klauwen lopen?

“Dat heeft onze permanente aandacht, want dat kunnen we ons niet permitteren. We hebben een zeer professioneel vastgoedteam. Wij zijn geen vastgoedbedrijf, laat dat voorop staan. De drive van onze vastgoedstrategie is sober en doelmatig, met optimale kwaliteit. De golden rule in vastgoed is dat je van tevoren bepaalt wat je wilt. Het ingewikkelde, ook met IT-investeringen, is dat het langetermijnplannen zijn. Daar zit altijd een grote factor van onzekerheid in. Niemand kan in een glazen bol kijken om te zien hoe de universiteit er over tien jaar uitziet. Dus is het devies om modulair te bouwen.”

Het voorbereiden voor dit interview was lastig, omdat het college veel achter gesloten deuren behandelt. Bij vergaderingen met de ondernemingsraad krijgen wij en andere toehoorders vaak geen achterliggende stukken. Vanwaar die terughoudendheid?

“Er zijn onderwerpen met een grote financiële of gevoelige component, die nog niet naar buiten kunnen. In het vastgoeddossier is er soms marktgevoeligheid. Het is zeker niet de intentie om dingen achter te houden, maar dit is informatie waarmee we heel zorgvuldig moeten zijn.”

We wilden dit interview houden na uw eerste honderd dagen. Het stond uiteindelijk gepland voor november, maar dat ging niet door en we zijn nu zeven maanden verder. Vanwaar dit uitstel?

“Mijn agenda liet het niet toe. Daarbij vond ik honderd dagen te kort om dan al een interview te geven. Daarom heb ik het afgehouden. Volgens mij is het daarna meer agendatechnisch doorgeschoven. Ook daar geen terughoudendheid in. Voor mij is er de noodzaak niet om mezelf te profileren. Ik ben hier ten behoeve van de TU en in de toekomst praat ik graag met jullie verder.”