Het praktisch overleg is weg

Mr. C. Hummelen van Bouwkunde is druk zoekende naar een nieuwe baan. Ir. T. Cartier van Dissel van Technische Aardwetenschappen past nog even op de kraam, maar gaat over een maand met pensioen. Ir. K.M. van der Laan (Natuurkunde) en ir. F.A.M. Higler (Civiel) zijn benoemd als adviseur van het college van bestuur en drs. G.J. van Helden (Lucht- en Ruimtevaart) werd projectleider in de clusteroperatie. Anderen, zoals dr. S.A.G. Peerdeman van Technische Bestuurskunde en ir. A. van Lamsweerde van Geodesie kregen een meer beleidsmatige baan als opleidingsdirecteur.

De secretaris-beheerder, ook wel vermomd als ‘directeur algemene zaken’ of ‘faculteitsdirecteur’ is een uitstervende soort. Invoering van de MUB betekende afschaffing van deze functie. Want volgens het principe van integraal management is de decaan voortaan verantwoordelijk voor zowel bestuur als beheer.

Elektro was een van de eerste faculteiten die met integraal management aan de slag ging. Dr.ir. J. Kapteijn was in het experiment faculteitsdirecteur. Hij was de ’tweede man’ onder de decaan, formeel zonder eindverantwoordelijkheid, maar wel belast met het beheer. ,,In de praktijk veranderde er weinig”, zegt hij. En dat is maar goed ook, want de decaan kan niet alles zelf. ,,Hij wil gewoon een rechterhand hebben.”

Het college van bestuur heeft voor deze oplossing echter een stokje gestoken. Ondanks protesten van faculteiten mag de nieuwe organisatie geen directeur algemene zaken kennen. De decaan moet rechtstreeks leiding geven aan de diensthoofden van personeel, financiën, informatietechnologie, materiële zaken.

Dus bouwen clusters hun nieuwe organisatie op zonder middelen-directeur en krijgen de sb’s een nieuwe functie. Kapteijn is voor anderhalf jaar uitgeleend aan het IRI.
Gatenkaas

Onder voormalig beheerders valt te beluisteren dat deze situatie niet goed is voor de universiteit. Het principe van integraal management ondersteunen zij van harte. Er leven echter sterke twijfels over de manier waarop dat aan de TU wordt ingevuld. Of liever gezegd: niet ingevuld.

De nieuwe organisatie is nog een gatenkaas. Het beheerdersoverleg – waar voorheen iedere maandag alle uitvoerende zaken werden besproken – is verdwenen, maar daarvoor is niets in de plaats gekomen. Decanen overleggen in de groepsraad voornamelijk over beleidsmatige aangelegenheden. Veel informatie in de uitvoeringssfeer – ‘zijn we op 2 januari open of dicht’ – gaat daardoor verloren.

,,De praktische insteek valt weg”, zegt ir. K.M. van der Laan. ,,De sb-vergadering fungeerde als klankbord voor ideeënvanuit het hoofdbureau. Bijvoorbeeld als het ging om FAS-codes of functiewaarderingssystemen, dan werd bij de sb’s getoetst of het werkbaar was. Dat gebeurt nu nergens.”

,,Het hoofdgebouw is nog niet gesetteld”, meent Cartier van Dissel. ,,Je wordt overal doorverwezen, niemand kent zijn taken. Als je vroeger iets wilde regelen, belde je een collega aan een andere faculteit en dan kwam het voor elkaar. Nu moet de personeelsman met de personeelsman overleggen en de financiële man met de financiële man. Dat moet nog vorm krijgen.”

Cartier signaleert vooral problemen bij zaken die meerdere diensthoofden aangaan. Door gebrek aan coördinatie wordt er bijvoorbeeld iemand aangesteld terwijl het geld voor een project op is. Of doet een opleiding een vacature de deur uit, terwijl een clusterpartner een geschikte kandidaat in huis heeft.

,,Praktische zaken worden meer per faculteit geregeld”, signaleert ook Van Lamsweerde. De aloude klacht dat de TU een eilandenrijk vormt, is door de clustering niet opgelost. Integendeel. ,,Als de groepsraad de overlegfunctie op uitvoerend niveau niet overneemt, lopen faculteitsbesturen er tegenaan dat ze geïsoleerd bezig zijn.”
Tweedeling

De vraag is of het gaat om aanloopproblemen of om een structurele misser. Ir. A. van Deursen, nu nog directeur algemene zaken van Scheikunde (,,maar deze positie staat ter discussie”), denkt het eerste. ,,Ik til er niet zo zwaar aan. Als je zo’n forse systeemwijziging doorvoert, is een overgangsfase onvermijdelijk. Er komen wel weer nieuwe netwerken.”

Anderen echter menen dat het communicatiegebrek in de structuur zit ingebakken. Peerdeman vreest voor een tweedeling in de universiteit: cvb en decanen versus de rest. ,,Het college en de staf willen alleen communiceren via zeven decanen. Dat kan niet goed gaan. Vergelijk het met een zak knikkers die je allemaal door één poortje wilt persen. Elke knikker afzonderlijk past er wel door, maar de hele zak vormt een opstopping voor het poortje.”

Medewerkers worden afhankelijk van de hoeveelheid informatie die een decaan kan verwerken, meent Peerdeman. ,,Integraal management is goed, maar zo’n decaan kan niet alles. Je hebt een meerhoofdig bestuur nodig, mensen met mandaten. Dat hoeft geen beheerder te zijn, als iemand maar zorgt voor de onderlinge coördinatie.”

,,Ik denk dat we gewoon maar eens aan het werk moeten”, concludeert Peerdeman. ,,Van de hele reorganisatie kan ik nog geen punten aanwijzen waardoor het beter loopt. De stemming is alleen maar minder geworden. Ik heb nog geen enkele bloem zien bloeien.”

Mr. C. Hummelen van Bouwkunde is druk zoekende naar een nieuwe baan. Ir. T. Cartier van Dissel van Technische Aardwetenschappen past nog even op de kraam, maar gaat over een maand met pensioen. Ir. K.M. van der Laan (Natuurkunde) en ir. F.A.M. Higler (Civiel) zijn benoemd als adviseur van het college van bestuur en drs. G.J. van Helden (Lucht- en Ruimtevaart) werd projectleider in de clusteroperatie. Anderen, zoals dr. S.A.G. Peerdeman van Technische Bestuurskunde en ir. A. van Lamsweerde van Geodesie kregen een meer beleidsmatige baan als opleidingsdirecteur.

De secretaris-beheerder, ook wel vermomd als ‘directeur algemene zaken’ of ‘faculteitsdirecteur’ is een uitstervende soort. Invoering van de MUB betekende afschaffing van deze functie. Want volgens het principe van integraal management is de decaan voortaan verantwoordelijk voor zowel bestuur als beheer.

Elektro was een van de eerste faculteiten die met integraal management aan de slag ging. Dr.ir. J. Kapteijn was in het experiment faculteitsdirecteur. Hij was de ’tweede man’ onder de decaan, formeel zonder eindverantwoordelijkheid, maar wel belast met het beheer. ,,In de praktijk veranderde er weinig”, zegt hij. En dat is maar goed ook, want de decaan kan niet alles zelf. ,,Hij wil gewoon een rechterhand hebben.”

Het college van bestuur heeft voor deze oplossing echter een stokje gestoken. Ondanks protesten van faculteiten mag de nieuwe organisatie geen directeur algemene zaken kennen. De decaan moet rechtstreeks leiding geven aan de diensthoofden van personeel, financiën, informatietechnologie, materiële zaken.

Dus bouwen clusters hun nieuwe organisatie op zonder middelen-directeur en krijgen de sb’s een nieuwe functie. Kapteijn is voor anderhalf jaar uitgeleend aan het IRI.
Gatenkaas

Onder voormalig beheerders valt te beluisteren dat deze situatie niet goed is voor de universiteit. Het principe van integraal management ondersteunen zij van harte. Er leven echter sterke twijfels over de manier waarop dat aan de TU wordt ingevuld. Of liever gezegd: niet ingevuld.

De nieuwe organisatie is nog een gatenkaas. Het beheerdersoverleg – waar voorheen iedere maandag alle uitvoerende zaken werden besproken – is verdwenen, maar daarvoor is niets in de plaats gekomen. Decanen overleggen in de groepsraad voornamelijk over beleidsmatige aangelegenheden. Veel informatie in de uitvoeringssfeer – ‘zijn we op 2 januari open of dicht’ – gaat daardoor verloren.

,,De praktische insteek valt weg”, zegt ir. K.M. van der Laan. ,,De sb-vergadering fungeerde als klankbord voor ideeënvanuit het hoofdbureau. Bijvoorbeeld als het ging om FAS-codes of functiewaarderingssystemen, dan werd bij de sb’s getoetst of het werkbaar was. Dat gebeurt nu nergens.”

,,Het hoofdgebouw is nog niet gesetteld”, meent Cartier van Dissel. ,,Je wordt overal doorverwezen, niemand kent zijn taken. Als je vroeger iets wilde regelen, belde je een collega aan een andere faculteit en dan kwam het voor elkaar. Nu moet de personeelsman met de personeelsman overleggen en de financiële man met de financiële man. Dat moet nog vorm krijgen.”

Cartier signaleert vooral problemen bij zaken die meerdere diensthoofden aangaan. Door gebrek aan coördinatie wordt er bijvoorbeeld iemand aangesteld terwijl het geld voor een project op is. Of doet een opleiding een vacature de deur uit, terwijl een clusterpartner een geschikte kandidaat in huis heeft.

,,Praktische zaken worden meer per faculteit geregeld”, signaleert ook Van Lamsweerde. De aloude klacht dat de TU een eilandenrijk vormt, is door de clustering niet opgelost. Integendeel. ,,Als de groepsraad de overlegfunctie op uitvoerend niveau niet overneemt, lopen faculteitsbesturen er tegenaan dat ze geïsoleerd bezig zijn.”
Tweedeling

De vraag is of het gaat om aanloopproblemen of om een structurele misser. Ir. A. van Deursen, nu nog directeur algemene zaken van Scheikunde (,,maar deze positie staat ter discussie”), denkt het eerste. ,,Ik til er niet zo zwaar aan. Als je zo’n forse systeemwijziging doorvoert, is een overgangsfase onvermijdelijk. Er komen wel weer nieuwe netwerken.”

Anderen echter menen dat het communicatiegebrek in de structuur zit ingebakken. Peerdeman vreest voor een tweedeling in de universiteit: cvb en decanen versus de rest. ,,Het college en de staf willen alleen communiceren via zeven decanen. Dat kan niet goed gaan. Vergelijk het met een zak knikkers die je allemaal door één poortje wilt persen. Elke knikker afzonderlijk past er wel door, maar de hele zak vormt een opstopping voor het poortje.”

Medewerkers worden afhankelijk van de hoeveelheid informatie die een decaan kan verwerken, meent Peerdeman. ,,Integraal management is goed, maar zo’n decaan kan niet alles. Je hebt een meerhoofdig bestuur nodig, mensen met mandaten. Dat hoeft geen beheerder te zijn, als iemand maar zorgt voor de onderlinge coördinatie.”

,,Ik denk dat we gewoon maar eens aan het werk moeten”, concludeert Peerdeman. ,,Van de hele reorganisatie kan ik nog geen punten aanwijzen waardoor het beter loopt. De stemming is alleen maar minder geworden. Ik heb nog geen enkele bloem zien bloeien.”