Een profeet in eigen huis wordt niet geloofd

Dit zijn doorslaggevende redenen om bij reorganisaties of het doorlichten van een organisatie externe adviseurs in te huren.

Meerdere faculteiten hebben de afgelopen tijd bij aanpassingen van hun organisatie of reorganisatie hun toevlucht gezocht tot een extern adviesbureau. Zoals Technische Aardwetenschappen (voorheen Mijnbouwkunde en Petroleumwinning). Deze faculteit wil beter in beeld brengen hoe wetenschappers en projectleiders hun geld genereren en waaraan ze het besteden.

Secretaris-beheerder ir. T. Cartier van Dissel: ,,Tot nu toe werd er veel gediscussieerd over de verdeling van het geld tussen de diverse vakgroepen en projecten. Maar was het geld eenmaal verdeeld, dan bestond er geen controle meer of het inderdaad werd besteed aan hetgene waarvoor het was toegewezen. Wij willen dat veranderen. Voortaan wordt er eveneens geëvalueerd waaraan het geld precies is uitgegeven en wat het heeft opgeleverd. Mede voor het opzetten van een efficiënt en gebruiksvriendelijk management-informatiesysteem hebben wij een externe adviseur ingehuurd.”

Bouwkunde had een heel andere reden om een extern adviesbureau in de arm te nemen. Van buitenaf gezien draaide de faculteit uitstekend. Er was tevredenheid over zowel het aantal nieuwe studenten als het aantal afgestudeerden. Toch heerste binnen de faculteit zelf het gevoel dat de organisatie stagneerde. ,,De communicatie tussen de verschillende onderdelen verliep soms stroef. Wij hebben een beroep gedaan op een extern adviesbureau. Dat heeft onze organisatie doorgelicht en ons op verschillende knelpunten gewezen”, meldt secretaris-beheerder mr. C. Hummelen.

Kritiek

Hoewel beheerseenheden veelvuldig gebruik maken van externe adviseurs, steekt altijd weer de discussie de kop op ‘of dat nu wel nodig is’. De kritiek luidt veelal: de adviseurs zijn duur en doen werk dat door de TU zelf ook gedaan zou kunnen worden.

Cartier van Dissel is het daar niet mee eens. ,,Mijnbouw is onze expertise – niet het financieel doorlichten en aanpassen van een organisatie. Ook bij andere beheerseenheden is deze kennis volgens mij niet voldoende aanwezig. Natuurlijk kan een beheerseenheid zelf een dergelijke specialist in dienst nemen, maar dat is nog altijd duurder dan het tijdelijk inhuren van een extern adviesbureau.”

Een andere kanttekening die vaak geplaatst wordt bij het gebruik van externe adviseurs, is dat zij zelden met echt nieuwe ideeën komen. Veel plannen zijn intern wel eens door iemand geopperd.

Cartier van Dissel: ,,Tja, een profeet in eigen huis wordt nooit geloofd. Het probleem is dat – zelfs als interne mensen met dezelfde conclusie komen – hen snel vriendjespolitiek of het verdedigen van eigen vakgroepbelangen verweten kan worden. Een externe adviseur heeft met dergelijk wantrouwen niet te maken. Daarnaast heeft een adviseur meer ervaring. Hij of zij kan zijn oplossingen met praktijkvoorbeelden onderbouwen door te verwijzen naar andere organisaties waar dergelijke oplossingen ook hebben gewerkt. Ook om die reden heeft een extern adviesbureau een grote overtuigingskracht.”

Dubbelpositie

Ook voorkomt het inzetten van een extern adviesbureau volgens de secretarissen-beheerders dat onderlinge relaties tussen personeelsleden onder druk komen te staan. Hummelen: ,,Wij hebben een recente reorganisatie – waarbij ook arbeidsplaatsen verloren gingen – laten uitvoeren door ons eigen hoofd personeel en organisatie. Het gevolg was dat zij in een vreemde dubbelpositie terecht kwam. Aan de ene kant was ze medeverantwoordelijk voor het verdwijnen van arbeidsplaatsen en tegelijkertijd moest zij deze mensen opvangen. Dat werkte absoluut niet. Je zoekt geen steun bij iemand die zelf betrokken is bij de plannen om jouw arbeidsplaats weg te reorganiseren.”

Door gebruik te maken van een externe adviseur is zo’n probleem volgens Hummelen te voorkomen. Het bureau van buiten richt zich op de reorganisatieplannen en bij de eigen afdeling personeelszaken kunnen mensen terecht voor hun rechten en steun. Hummelen: ,,Met deze werkwijze blijven de onderlinge verhoudingen duidelijk en daardoor meestal goed. Dat is met name belangrijk voor de periode na de reorganisatie.”