Hoe gaat het er aan de achterkant van het digitale OWee-platform aan toe? Delta mocht een half uurtje meekijken in het hoofdkwartier van het OWee-bestuur.
Vrijwilligers ontfermen zich op het OWee-kantoor over vragen die binnenkomen via mail, app en telefoon (Foto: Delta)
“Schrik niet van de chaos”, zegt vice-voorzitter en hoofd communicatie Mennolt wanneer hij over de drempel stapt van het OWee-kantoor. Een paar seconden later rinkelt zijn telefoon. Hij luistert even, fronst, en neemt dan het woord. “Die weerapps veranderen in Nederland met de minuut. Ik zou dus nog even afwachten.”
Mennolt is één brok adrenaline. De komende dagen stuurt hij een team van vrijwillige communicatiemanagers aan dat zich bezig houdt met alles dat bij het digitale platform en de fysieke dagen van de OWee komt kijken. Daar heeft hij een flinke kluif aan. Want al lijkt het aan voorkant van het platform nog zo rustig, in het OWee-kantoor draait iedereen op volle toeren.
Zo’n tien vrijwilligers zitten midden in het kantoor op anderhalve meter afstand van elkaar. Hun blik gericht op het scherm, hun handen op het toetsenbord. Om hen heen is het een warboel van dozen, flesjes en rugtassen. Bijna elke minuut komt er een mailtje binnen, meldt een vragensteller zich op Whatsapp of schalt er een ringtone door de ruimte. Er belt iemand die zich niet had ingeschreven voor de OWee. Of het nog mogelijk is om dat te doen? “Helaas. We zijn al begonnen en de inschrijvingen zijn sinds maandag gesloten”, antwoordt een vrijwilliger. De vragensteller hangt meteen op.
De vrijwilligers helpen ook tijdens het fysieke gedeelte van de OWee en werken in shifts (Foto: Delta).
Vraagbaak voor verenigingen
Niet alleen eerstejaars en OWee-deelnemers weten het team te vinden, ook studie- en studentenverenigingen hebben last-minute-vragen. “Deze vereniging wil weten of ze op hun hoofdpagina een chatbox moeten hebben”, roept een communicatiemanager hardop. Bestuurslid Melanie heeft antwoord. “Zeg maar dat het up to them is.”
Studentenverenigingen zenden tijdens de digitale OWee bijna non-stop livestreams uit. Ook daar is het team van Mennolt druk mee. “Loop maar even mee”, zegt hij wanneer hij net een lading e-mails heeft weggewerkt. In een control room naast het OWee-kantoor houden andere vrijwilligers de uitzendingen van verenigingen in de gaten. “Ze kijken of er niks geks gebeurt en of alle verenigingen zich aan de regels houden”, licht hij toe.
Dan kijkt hij op zijn horloge en verontschuldigt zich opnieuw. “Een journalist van het AD staat op me te wachten bij de aula. Ik moet er vandoor.”
Heb je een vraag of opmerking over dit artikel?
a.m.debruijn@tudelft.nl
Comments are closed.