Bouwkunde maakt veel cijfers te laat bekend

Het Onderwijs- en examenreglement schrijft voor in artikel 22 dat uiterlijk drie weken na afloop van een onderwijsperiode de in die periode behaalde resultaten bekend moeten zijn.
De feiten

Het komt in het hele studiejaar 1997/98 vaak voor dat studieresultaten van blokken en modules niet op tijd beschikbaar zijn. Over de derde en vierde onderwijsperiode heeft de ombudsman voor studenten gedetailleerde gegevens over alle blokken/modules onder ogen gehad. Bij het merendeel zijn problemen te signaleren bij publicatie van de cijfers.

In de vierde periode deden zich structureel problemen voor bij de cijfervaststelling van zeven van de negen coördinatoren. Bij de andere twee coördinatoren waren slechts incidentele problemen, op weinig studenten van toepassing. In de vijfde onderwijsperiode waren er 19 blokken/modules. Bij iets minder dan de helft ervan zijn de studieresultaten later dan de streefdatum van 17 juli 1998 gepubliceerd. Eind augustus 1998 zijn er nog steeds onderdelen waarvan de cijfers niet zijn binnengekomen.

Reactie van de decaan

Al sinds jaren schrijft het Onderwijs- en examenreglement van Bouwkunde voor dat studieresultaten binnen drie weken na het afleggen van het betreffende onderdeel bekend moeten zijn. Het merendeel van de docenten werkt hieraan loyaal mee. Het tijdig publiceren van resultaten wordt echter (te) vaak verhinderd doordat een gedeelte van de resultaten ontbreekt. Daardoor kan de becijfering van de betreffende examenonderdelen niet plaatsvinden. De faculteit hanteert een systeem van relatieve normering (de methode Hofstee) waarvoor alle relevante studieresultaten bekend moeten zijn.

Er zijn diverse pogingen ondernomen om een versnelling teweeg te brengen bij docenten die gegevens te laat aanleveren. Alle betrokkenen zeggen de ernst van de klachten in te zien. Toch leiden de pogingen nauwelijks tot verbetering. In het begin van het studiejaar 1997/98 heeft de decaan de procedure duidelijk onder de aandacht gebracht. De Dienst Onderwijs, Onderzoek en Studentenaangelegenheden heeft opdracht de naleving van de procedure te bewaken. De dienst rapporteert gedetailleerd en in brede kring over de voortgang.

De resultaten in de eerste periode gaven aanleiding tot voorzichtig optimisme. Het overgrote deel van de studieresultaten is tijdig ontvangen. Van meer dan tien onderdelen is het resultaat te laat ingeleverd. Meestal niet meer dan een week te laat. Een enkel onderdeel leverde de resultaten later dan 8 weken na de onderwijsperiode.

De decaan heeft in gesprek met de ombudsman gemeld dat de procedure voor het studiejaar 1997/98 bij ieder bekend is en dat duidelijk is dat hij afwijkingen van de procedure onacceptabel vindt. Hij meldt dat incidenten niet te voorkomen zijn en dat hij die ook accepteert. Hij gaat ervan uit dat medewerkers die incidenten tijdig onder zijn aandacht brengen. Meerdere malen de tijdslimieten overschrijden vindt hij onacceptabel en reden voor personele maatregelen.

Reactie van onderwijsmanager
en opleidingsdirecteur

De onderwijsmanager stemt in met de klacht dat studieresultaten vaak niet tijdig beschikbaar zijn. Dit is structureel van aard. Hij wijst er daarnaast op dat incidenten onvermijdelijk zijn.

De onderwijsresultaten zijn zeer verschillend van aard. Soms kan van een enkele of van een paar studenten het nakijken vertraagd zijn. Hij gaat ervan uit dat incidenten aan hem gemeld worden door de docenten. Uit de gegevens blijkt ook dat bij sommige docenten het werk op tijd wordt nagekeken, maar dat er toch voor enkele studenten iets misloopt.

De onderwijsmanager geeft aan dat in de vijfde onderwijsperiode de medewerkers zijn gerappelleerd bij uitblijvende beoordelingen. Dat is systematisch gebeurd, schriftelijk en/of telefonisch. Dit had niet altijd het gewenste resultaat; de onderwijsmanager noemt daarbij de zomervakantie als hoofdoorzaak.

De opleidingsdirecteur laat weten dat tegen docenten die meermalen in gebreke blijven maatregelen zullen worden genomen. Tevens vindt een gesprek plaats met de hoogleraar van het werkverband die voor het functioneren van de betreffende medewerker verantwoordelijk is.

Reacties van coördinatoren

De relatie tussen een coördinator en een docent is niet hiërarchisch. De coördinator heeft geen formele zeggenschap. Hij werkt op basis van collegialiteit, aansporing, wijzen op verantwoordelijkheid om op tijd in te leveren.

Het eindcijfer is gebaseerd op middeling van cijfers. Als één cijfer te laat binnenkomt, is publicatie niet op tijd mogelijk. Het komt voor dat een docent op vakantie gaat en decijfers niet inlevert. Op tijd inleveren gaat wel eens mis omdat docenten vaak als parttimers overbelast zijn en dan ’s avonds het werk nakijken. De werkbelasting in de periode dat beoordelingen moeten worden opgemaakt, kan soms verstorend werken.

Voor individuele studenten die in moeilijkheden komen staat de deur van docenten open. Dan wordt naar een oplossing gezocht en die wordt ook herhaaldelijk gevonden.

Als de bulk van de cijfers op tijd binnen is, komt de publicatie van het eindcijfer op tijd. Voor een klein deel van de studenten zijn een paar cijfers dan soms niet op tijd. De vertraging is in dat geval als incidenteel op te vatten. Incidenten zijn naar het oordeel van meerdere coördinatoren niet te voorkomen.

Coördinatoren kunnen niet nagaan of wellicht op tijd doorgegeven cijfers administratief vertraging oplopen. En soms valt een beoordelaar uit. Dit leidt onvermijdelijk tot een zekere vertraging bij het nakijken.

Coördinatoren geven aan dat er een duidelijk verschil is tussen de soorten vakken, meer op theorie of meer op vaardigheden gericht. Beoordelingen bij de vaardigheden zijn gecompliceerder.

Het aantal studenten dat meedoet aan bepaalde vakken verdubbelt in een bepaalde periode soms plotseling. Dit zorgt voor vertraging in de werkzaamheden.

Nadere reactie van bestuur

Het bestuur meldt dat het hier gaat om een meer dan incidentele problematiek. Het geeft ook kennis van de intentie om maatregelen te nemen tegen docenten en coördinatoren die herhaaldelijk in gebreke blijven.

Overwegingen en beoordeling

De feiten wijzen uit dat resultaten vaak later bekend gemaakt worden dan het Studentenstatuut voorschrijft. De feiten wijzen ook uit dat hier sprake is van een structureel probleem. Decaan, onderwijsdirecteur en onderwijsmanager erkennen de ernst van de situatie. De intentie bestaat duidelijk bij de leiding om de situatie te veranderen. Uit het onderzoek blijkt ook dat die intentie al langere tijd bestaat, maar dat pogingen om een versnelling bij het nakijken teweeg te brengen, nauwelijks tot verbetering hebben geleid. Zowel de decaan als de onderwijsdirecteur overwegen nadere personele maatregelen.

De coördinatoren uiten zich vooral verontschuldigend. Hun berichten verdienen overigens de aandacht van de leiding. Er worden meerdere malen essentiële gegevens verstrekt over vertraging in het werk. Sommige roepen vraagtekens op: een medewerker die op vakantie vertrekt voordat afgesproken werk gedaan is. Dit is onacceptabel.

Anderen geven knelpunten aan in het werk, een beoordelaar valt bijvoorbeeld uit. Dat moet zeker aanleiding zijn voor de leiding om constructief aan een oplossing te werken.

Het is verheugend dat studenten die in moeilijkheden komen altijd een open deur zullen vinden en dat dan naar oplossingen wordt gezocht. Zowel bij docenten als bij de administratie alsbij de leiding heeft de ombudsman deze houding aangetroffen en hij acht die op zijn plaats.

De ombudsman acht het duidelijk dat alleen aandacht vragen voor het probleem getoond heeft niet voldoende te werken. Decaan en onderwijsdirecteur kondigen verdere maatregelen aan. De ombudsman acht die onvermijdelijk. Het belang van het onderwijs en van de studenten wordt thans geschaad.
Oordeel

De klacht is gegrond.
Aanbeveling

Omdat de leiding van de faculteit duidelijk voornemens heeft geuit voor verbetering, en in de loop van het onderzoek ook steeds alerter en actiever werd om dit probleem op te lossen, ziet de ombudsman geen reden verdere suggesties toe te voegen. Hij verwacht dat de voornemens worden uitgevoerd.

(Deze tekst is een ingekorte versie van het rapport dat de ombudsman voor studenten, drs. W.J.M. Knippenberg, onlangs uitbracht. Het volledige rapport is bij hem opvraagbaar.)

Het Delftsch Bouwkundig Studenten Gezelschap Stylos (verzoeker) klaagt over gedragingen van meerdere docenten. Dit gedrag wordt aangemerkt als gedrag van het bevoegd gezag, de decaan van Bouwkunde. Aan hem heeft verzoeker de klacht kenbaar gemaakt.

De klacht luidt dat studieresultaten in het studiejaar 1997/98 geregeld te laat bekend gemaakt zijn. Verzoeker acht dit onjuist, omdat het in strijd is met de regels in het Studentenstatuut. Door de late bekendmaking wordt de studieplanning van studenten en hun opgave voor nieuwe tentamens en herkansingen bemoeilijkt. Zij weten soms niet tijdig dat ze een herkansing moeten doen.

Het Onderwijs- en examenreglement schrijft voor in artikel 22 dat uiterlijk drie weken na afloop van een onderwijsperiode de in die periode behaalde resultaten bekend moeten zijn.
De feiten

Het komt in het hele studiejaar 1997/98 vaak voor dat studieresultaten van blokken en modules niet op tijd beschikbaar zijn. Over de derde en vierde onderwijsperiode heeft de ombudsman voor studenten gedetailleerde gegevens over alle blokken/modules onder ogen gehad. Bij het merendeel zijn problemen te signaleren bij publicatie van de cijfers.

In de vierde periode deden zich structureel problemen voor bij de cijfervaststelling van zeven van de negen coördinatoren. Bij de andere twee coördinatoren waren slechts incidentele problemen, op weinig studenten van toepassing. In de vijfde onderwijsperiode waren er 19 blokken/modules. Bij iets minder dan de helft ervan zijn de studieresultaten later dan de streefdatum van 17 juli 1998 gepubliceerd. Eind augustus 1998 zijn er nog steeds onderdelen waarvan de cijfers niet zijn binnengekomen.

Reactie van de decaan

Al sinds jaren schrijft het Onderwijs- en examenreglement van Bouwkunde voor dat studieresultaten binnen drie weken na het afleggen van het betreffende onderdeel bekend moeten zijn. Het merendeel van de docenten werkt hieraan loyaal mee. Het tijdig publiceren van resultaten wordt echter (te) vaak verhinderd doordat een gedeelte van de resultaten ontbreekt. Daardoor kan de becijfering van de betreffende examenonderdelen niet plaatsvinden. De faculteit hanteert een systeem van relatieve normering (de methode Hofstee) waarvoor alle relevante studieresultaten bekend moeten zijn.

Er zijn diverse pogingen ondernomen om een versnelling teweeg te brengen bij docenten die gegevens te laat aanleveren. Alle betrokkenen zeggen de ernst van de klachten in te zien. Toch leiden de pogingen nauwelijks tot verbetering. In het begin van het studiejaar 1997/98 heeft de decaan de procedure duidelijk onder de aandacht gebracht. De Dienst Onderwijs, Onderzoek en Studentenaangelegenheden heeft opdracht de naleving van de procedure te bewaken. De dienst rapporteert gedetailleerd en in brede kring over de voortgang.

De resultaten in de eerste periode gaven aanleiding tot voorzichtig optimisme. Het overgrote deel van de studieresultaten is tijdig ontvangen. Van meer dan tien onderdelen is het resultaat te laat ingeleverd. Meestal niet meer dan een week te laat. Een enkel onderdeel leverde de resultaten later dan 8 weken na de onderwijsperiode.

De decaan heeft in gesprek met de ombudsman gemeld dat de procedure voor het studiejaar 1997/98 bij ieder bekend is en dat duidelijk is dat hij afwijkingen van de procedure onacceptabel vindt. Hij meldt dat incidenten niet te voorkomen zijn en dat hij die ook accepteert. Hij gaat ervan uit dat medewerkers die incidenten tijdig onder zijn aandacht brengen. Meerdere malen de tijdslimieten overschrijden vindt hij onacceptabel en reden voor personele maatregelen.

Reactie van onderwijsmanager
en opleidingsdirecteur

De onderwijsmanager stemt in met de klacht dat studieresultaten vaak niet tijdig beschikbaar zijn. Dit is structureel van aard. Hij wijst er daarnaast op dat incidenten onvermijdelijk zijn.

De onderwijsresultaten zijn zeer verschillend van aard. Soms kan van een enkele of van een paar studenten het nakijken vertraagd zijn. Hij gaat ervan uit dat incidenten aan hem gemeld worden door de docenten. Uit de gegevens blijkt ook dat bij sommige docenten het werk op tijd wordt nagekeken, maar dat er toch voor enkele studenten iets misloopt.

De onderwijsmanager geeft aan dat in de vijfde onderwijsperiode de medewerkers zijn gerappelleerd bij uitblijvende beoordelingen. Dat is systematisch gebeurd, schriftelijk en/of telefonisch. Dit had niet altijd het gewenste resultaat; de onderwijsmanager noemt daarbij de zomervakantie als hoofdoorzaak.

De opleidingsdirecteur laat weten dat tegen docenten die meermalen in gebreke blijven maatregelen zullen worden genomen. Tevens vindt een gesprek plaats met de hoogleraar van het werkverband die voor het functioneren van de betreffende medewerker verantwoordelijk is.

Reacties van coördinatoren

De relatie tussen een coördinator en een docent is niet hiërarchisch. De coördinator heeft geen formele zeggenschap. Hij werkt op basis van collegialiteit, aansporing, wijzen op verantwoordelijkheid om op tijd in te leveren.

Het eindcijfer is gebaseerd op middeling van cijfers. Als één cijfer te laat binnenkomt, is publicatie niet op tijd mogelijk. Het komt voor dat een docent op vakantie gaat en decijfers niet inlevert. Op tijd inleveren gaat wel eens mis omdat docenten vaak als parttimers overbelast zijn en dan ’s avonds het werk nakijken. De werkbelasting in de periode dat beoordelingen moeten worden opgemaakt, kan soms verstorend werken.

Voor individuele studenten die in moeilijkheden komen staat de deur van docenten open. Dan wordt naar een oplossing gezocht en die wordt ook herhaaldelijk gevonden.

Als de bulk van de cijfers op tijd binnen is, komt de publicatie van het eindcijfer op tijd. Voor een klein deel van de studenten zijn een paar cijfers dan soms niet op tijd. De vertraging is in dat geval als incidenteel op te vatten. Incidenten zijn naar het oordeel van meerdere coördinatoren niet te voorkomen.

Coördinatoren kunnen niet nagaan of wellicht op tijd doorgegeven cijfers administratief vertraging oplopen. En soms valt een beoordelaar uit. Dit leidt onvermijdelijk tot een zekere vertraging bij het nakijken.

Coördinatoren geven aan dat er een duidelijk verschil is tussen de soorten vakken, meer op theorie of meer op vaardigheden gericht. Beoordelingen bij de vaardigheden zijn gecompliceerder.

Het aantal studenten dat meedoet aan bepaalde vakken verdubbelt in een bepaalde periode soms plotseling. Dit zorgt voor vertraging in de werkzaamheden.

Nadere reactie van bestuur

Het bestuur meldt dat het hier gaat om een meer dan incidentele problematiek. Het geeft ook kennis van de intentie om maatregelen te nemen tegen docenten en coördinatoren die herhaaldelijk in gebreke blijven.

Overwegingen en beoordeling

De feiten wijzen uit dat resultaten vaak later bekend gemaakt worden dan het Studentenstatuut voorschrijft. De feiten wijzen ook uit dat hier sprake is van een structureel probleem. Decaan, onderwijsdirecteur en onderwijsmanager erkennen de ernst van de situatie. De intentie bestaat duidelijk bij de leiding om de situatie te veranderen. Uit het onderzoek blijkt ook dat die intentie al langere tijd bestaat, maar dat pogingen om een versnelling bij het nakijken teweeg te brengen, nauwelijks tot verbetering hebben geleid. Zowel de decaan als de onderwijsdirecteur overwegen nadere personele maatregelen.

De coördinatoren uiten zich vooral verontschuldigend. Hun berichten verdienen overigens de aandacht van de leiding. Er worden meerdere malen essentiële gegevens verstrekt over vertraging in het werk. Sommige roepen vraagtekens op: een medewerker die op vakantie vertrekt voordat afgesproken werk gedaan is. Dit is onacceptabel.

Anderen geven knelpunten aan in het werk, een beoordelaar valt bijvoorbeeld uit. Dat moet zeker aanleiding zijn voor de leiding om constructief aan een oplossing te werken.

Het is verheugend dat studenten die in moeilijkheden komen altijd een open deur zullen vinden en dat dan naar oplossingen wordt gezocht. Zowel bij docenten als bij de administratie alsbij de leiding heeft de ombudsman deze houding aangetroffen en hij acht die op zijn plaats.

De ombudsman acht het duidelijk dat alleen aandacht vragen voor het probleem getoond heeft niet voldoende te werken. Decaan en onderwijsdirecteur kondigen verdere maatregelen aan. De ombudsman acht die onvermijdelijk. Het belang van het onderwijs en van de studenten wordt thans geschaad.
Oordeel

De klacht is gegrond.
Aanbeveling

Omdat de leiding van de faculteit duidelijk voornemens heeft geuit voor verbetering, en in de loop van het onderzoek ook steeds alerter en actiever werd om dit probleem op te lossen, ziet de ombudsman geen reden verdere suggesties toe te voegen. Hij verwacht dat de voornemens worden uitgevoerd.

(Deze tekst is een ingekorte versie van het rapport dat de ombudsman voor studenten, drs. W.J.M. Knippenberg, onlangs uitbracht. Het volledige rapport is bij hem opvraagbaar.)