Proef met ombudsman voor personeel

TU-medewerkers die zich onjuist of onbillijk behandeld voelen door de universiteit, kunnen straks naar een ombudsman voor personeel stappen. De universiteit begint per 1 oktober 2018 met een pilot van twee jaar en kijkt daarna of de ombudsman langer blijft.

Medewerkers kunnen de ombudsman individueel of als groep inschakelen als er een probleem op de werkvloer is dat leidt tot een vraag, een dilemma of een conflict. De ombudsman kan onafhankelijk en onpartijdig informatie inwinnen en onderzoek doen. Op basis daarvan kan de ombudsman adviseren, bemiddelen, oordelen of doorverwijzen naar de juiste instantie binnen of buiten de TU.

Als de ombudsman structurele knelpunten binnen de universiteit signaleert, kan hij of zij (er is nog geen ombudsman aangesteld) dat melden aan het college van bestuur en aanbevelingen doen. De ombudsman adviseert gevraagd en ongevraagd. Het is de bedoeling dat na een advies de betrokkenen zelf tot een oplossing komen. Mocht dat na eventuele bemiddeling bij herhaling niet lukken, dan kan de ombudsman dat rapporteren aan het college van bestuur.

Onderzoek

Iedere medewerker heeft het recht een melding of een verzoek tot onderzoek te doen bij de ombudsman. Dat laatste moet de betrokkene zelf schriftelijk en ondertekend indienen. De ombudsman neemt een verzoek tot onderzoek niet in behandeling als de kwestie zich op het moment van indienen langer dan een jaar geleden heeft voorgedaan of als er al een andere procedure loopt.

Komt er wel een onderzoek dan zijn de betrokkenen verplicht mee te werken, zo nodig onder waarborging van strikte vertrouwelijkheid. Medewerkers mogen overigens geen informatie verstrekken als daar een geheimhoudingsplicht voor geldt. Leidinggevenden kunnen bepalen dat de ombudsman die informatie toch krijgt op voorwaarde dat zij geheim blijft. Inzage in persoonlijke gegevens mag alleen met schriftelijke toestemming van de betrokkene.

Rapport

Na een onderzoek maakt de ombudsman een rapport met zijn oordeel en eventuele aanbevelingen. Dat gaat naar de indiener, het organisatieonderdeel of de betrokken persoon, het college van bestuur en het hoofd van de afdeling. Een geanonimiseerde versie gaat naar de directeur Human Resources (HR).

De ombudsman valt onder het college van bestuur, maar is onafhankelijk en tijdens de pilot niet in dienst van de TU. In eerste instantie begint de ombudsman met twee dagen per week. Hij of zij zal tijdens de pilot jaarlijks een jaarverslag schrijven met daarin het aantal behandelde zaken en een geanonimiseerde samenvatting. Het verslag komt uiteindelijk in het jaarverslag van HR. Halverwege en aan het eind van de pilot komt er een evaluatie.

Wens

De komst van de ombudsman was jaren geleden al een wens van de ondernemingsraad. Vorig jaar diende de or een initiatiefvoorstel in omdat de raad constateerde dat er bij een mogelijk conflict of dilemma bij de bestaande ‘loketten’ binnen de TU geen mogelijkheden waren voor een onafhankelijk, onpartijdig en vertrouwelijk onderzoek met advies of bemiddeling.

^{De argumenten van de ondernemingsraad voor de komst van een ombudsman personeel. (Illustratie: Liesbeth van Dam, TU Delft)}

In eerste instantie wilde de TU een pilot voor een jaar doen, maar dat vond de or te kort. Als mensen de ombudsman niet zouden weten te vinden of de drempel voor een bezoek te hoog zouden vinden, zou dat immers kunnen leiden tot de conclusie dat er geen vraag is naar een ombudsman. HR liet in een overleg overigens weten wel degelijk meldingen voor de ombudsman te verwachten.

Wat niet in de regeling is gekomen, is het verzoek van de or om ook rechtspositionele problemen door de ombudsman te laten behandelen. Daarvoor zal de ombudsman verwijzen naar de bezwaarschriftencommissie.