‘Financiën zijn voor de meeste mensen in het middenmanagement een black box’

Met interesse las ik het artikel ‘Geen TU-brede vacaturestop, wel lokale maatregelen’ in Delta. Ik juich het toe dat het college van bestuur diensten en faculteiten aanmoedigt om met alertheid naar hun uitgaven te kijken. Toch heb ik twijfels of TU Delft wel de juiste middelen heeft om dit te bereiken.

Door een ongewild gebrek aan bewustzijn vrees ik dat budgetbeheersing willekeurig zal gebeuren, of wordt opgelegd aan diensten met het minste politieke gewicht in plaats van aan producten en diensten met een lage opbrengst. Beter is het om systemen te moderniseren en processen te automatiseren, aangezien dit efficiëntiewinst oplevert.

Het verbeteren van de efficiëntie is de beste optie, want daarmee verlaag je de operationele kosten. Ook levert het automatiseren van processen voordelen op voor de vakbonden, omdat medewerkers zo behouden blijven en de werkdruk vermindert. Als dit goed wordt aangepakt, stelt dit medewerkers in staat om cruciaal werk op zich te nemen, zoals planning, dat vaak tot het laatste moment wordt uitgesteld. Goede planning verlaagt ook de kosten!

‘Er is een ongelooflijk gebrek aan data over de waarde en opbrengsten van veel inspanningen’

Naar mijn mening zijn er drie kritische factoren die het moeilijk maken om uitgaven op een rationele manier te beheersen:

• Financiën zijn voor de meeste mensen in het middenmanagement en daaronder een black box. Middenmanagers krijgen Excel-rapporten over uitgaven die een slecht beeld geven van hoe het geld wordt besteed. Er moet worden geïnvesteerd in financiële dashboards. Die helpen bij het beter beheren van middelen en zorgen voor betere beslissingen.
• Er is een ongelooflijk gebrek aan data over de waarde en opbrengsten van veel inspanningen. We weten vaak niet welke producten of diensten goed presteren. Goed nieuws is dat er de afgelopen twee jaar in het University Corporate Office grote vorderingen zijn gemaakt in het gebruik van data bij managementbeslissingen. Dit moet worden voortgezet. Maar we moeten ook data verzamelen over diensten die tot nu toe aan het ‘onderbuikgevoel’ zijn overgelaten als het gaat om de vraag of ze resultaten opleveren of niet.
• Medewerkers onder het middenmanagementniveau moeten tools krijgen waarmee ze inzicht kunnen krijgen in, en verantwoordelijkheid krijgen voor hun budgetten. Dit betekent niet dat ze hun eigen budgetten krijgen, maar dat ze meer inzicht krijgen in hun uitgaven. Het ontbreken hiervan is vooral frustrerend voor projectmanagers buiten de onderzoeksgemeenschap. Budgetbeheersing vormt een groot deel van hun werk, maar ze hebben vaak geen hulpmiddelen om dit te doen. Gelukkig wordt de noodzaak voor meer inzicht steeds beter gehoord (in ieder geval bij de afdeling Onderwijs en Studentzaken) en gaan we de goede kant op.

Als we de uitgaven willen beheersen, moeten we – op alle niveaus van de organisatie – beginnen met het zichtbaar maken ervan. Als universiteit moeten we onze mindset met betrekking tot financiën veranderen en vertrouwen geven aan degenen die het werk doen. Als we blijven doen alsof de kosten van het runnen van een afdeling een staatsgeheim zijn, dan zullen ze, net als veel geheimen, uit de hand lopen.