Baan Project is van start gegaan bij OCP. Niet alle gebruikers vinden het even eenvoudig om met het programma te werken. Eén van hen is Rob van den Boogaard: ,,Ik denk altijd maar: leren fietsen was ook niet makkelijk.’
Delen
‘
In Baan Project kunnen de beheerders van de secties alle financiële en personele gegevens van hun onderzoeksprojecten onderbrengen. Door een koppeling aan het Baan Finance systeem moet er een beter overzicht komen van de besteding van onderzoeksgelden binnen de TU.
De faculteit Ontwerp, Constructie en Productie (OCP) startte als eerste met een pilotproject voor de introductie van Baan Project. Drie OCP-beheerders werken ondertussen met deze software. Alledrie hebben ze een andere mening over het pakket. Die mening loopt uiteen van ‘goed mee te werken’ tot ‘onwerkbaar’.
Bert van Velden, beheerder van de sectie stromingsleer, is de meest enthousiaste gebruiker van het trio. Hij kan ondertussen goed met het programma overweg. Van Velden: ,,Mijn voordeel is dat ik van het begin af aan bij de implementatie betrokken ben geweest. Over aanpassingen heb ik kunnen meepraten en ik heb alternatieven kunnen aandragen. In feite ben ik met de implementatie van het programma meegegroeid.”
Van der Velden is te spreken over de mogelijkheden die Baan Project biedt. ,,Als beheerder kun je nu sneller een overzicht krijgen van de financiële mutaties binnen een project.”
Tijdschrijven
Maarten de Groot is beheerder van zowel Energievoorziening als Koudetechniek en Klimaatregeling. Ook hij vindt een beter financieel programma noodzakelijk, maar Baan Project lijkt onwerkbaar als je het incidenteel gebruikt. ,,En dat is toch een grote groep binnen de TU. Het tijdschrijven is sinds de komst van Baan een omslachtige procedure geworden. Routine bouw je niet op, omdat de meeste medewerkers slechts één keer per week een overzicht van hun uren opstellen. Hetzelfde geldt voor bestellingen. Om iets te bestellen moet je ongeveer honderd handelingen verrichten. Ook hier geldt: als je dat regelmatig doet dan maak je je zo’n procedure wel eigen, maar niet als je een enkele keer iets bestelt”, aldus De Groot.
De Groot vreest dat in de praktijk een ongewenste werkverdeling gaat ontstaan. Ondersteunende medewerkers zullen zich gaan specialiseren in het werken met Baan en voor de hele sectie het tijdschrijven of het verrichten van de bestellingen gaan doen. ,,Dat betekent dat je extra ondersteunend personeel nodig hebt en dat lijkt mij toch niet de opzet van de introductie van de software. Mijn voorstel is: zorg voor een eenvoudig programma voor de incidentele gebruiker – dat aansluit bij Baan – en dan bespaar je op de ondersteuning”, vindt hij.
Ingewikkeld
Rob van den Boogaard, beheerder Technische Mechanica, vindt Baan een ingewikkeld systeem maar is van mening dat er – met oefening – goedmee is te werken. ,,Het klopt wel dat het Baan pakket, door de vele handelingen die je moet verrichten, gecompliceerd is als je het weinig gebruikt. Als je een incidentele gebruiker bent, is het nuttig om een ervaren Baangebruiker in de buurt hebben, voor eventuele vragen.”
,,Wij hadden twee medewerksters die redelijk met de bestelformulieren binnen Baan konden werken. Het vervelende voor ons was dat één van hen een andere functie kreeg. Dat heb je als organisatie een probleem, want als die andere medewerkster vrij is, weet niemand hoe er via Baan besteld moet worden.”
Het probleem met tijdschrijven heeft Van den Boogaard ondervangen. Dat gebeurt niet in Baan maar in een spreadsheet dat hij zelf heeft gemaakt die via e-mail onder de medewerkers wordt verspreid. ,,Wij zitten, net zoals zovelen binnen OCP, midden in een verhuizing en het is moeilijk om je uitgebreid in een nieuw programma te verdiepen. Als de nasleep van de verhuizing achter de rug is dan gaat onze sectie zo snel als mogelijk tijdschrijven in Baan.”
Toch is Van den Boogaard positief over Baan. ,,Het is lastig maar de invoering van vroegere software ging evenmin van een leien dakje. Leren fietsen was ook niet makkelijk maar met oefenen krijg je het onder de knie. En met Baan gaat dat ook lukken.”
Baan Project is van start gegaan bij OCP. Niet alle gebruikers vinden het even eenvoudig om met het programma te werken. Eén van hen is Rob van den Boogaard: ,,Ik denk altijd maar: leren fietsen was ook niet makkelijk.”
In Baan Project kunnen de beheerders van de secties alle financiële en personele gegevens van hun onderzoeksprojecten onderbrengen. Door een koppeling aan het Baan Finance systeem moet er een beter overzicht komen van de besteding van onderzoeksgelden binnen de TU.
De faculteit Ontwerp, Constructie en Productie (OCP) startte als eerste met een pilotproject voor de introductie van Baan Project. Drie OCP-beheerders werken ondertussen met deze software. Alledrie hebben ze een andere mening over het pakket. Die mening loopt uiteen van ‘goed mee te werken’ tot ‘onwerkbaar’.
Bert van Velden, beheerder van de sectie stromingsleer, is de meest enthousiaste gebruiker van het trio. Hij kan ondertussen goed met het programma overweg. Van Velden: ,,Mijn voordeel is dat ik van het begin af aan bij de implementatie betrokken ben geweest. Over aanpassingen heb ik kunnen meepraten en ik heb alternatieven kunnen aandragen. In feite ben ik met de implementatie van het programma meegegroeid.”
Van der Velden is te spreken over de mogelijkheden die Baan Project biedt. ,,Als beheerder kun je nu sneller een overzicht krijgen van de financiële mutaties binnen een project.”
Tijdschrijven
Maarten de Groot is beheerder van zowel Energievoorziening als Koudetechniek en Klimaatregeling. Ook hij vindt een beter financieel programma noodzakelijk, maar Baan Project lijkt onwerkbaar als je het incidenteel gebruikt. ,,En dat is toch een grote groep binnen de TU. Het tijdschrijven is sinds de komst van Baan een omslachtige procedure geworden. Routine bouw je niet op, omdat de meeste medewerkers slechts één keer per week een overzicht van hun uren opstellen. Hetzelfde geldt voor bestellingen. Om iets te bestellen moet je ongeveer honderd handelingen verrichten. Ook hier geldt: als je dat regelmatig doet dan maak je je zo’n procedure wel eigen, maar niet als je een enkele keer iets bestelt”, aldus De Groot.
De Groot vreest dat in de praktijk een ongewenste werkverdeling gaat ontstaan. Ondersteunende medewerkers zullen zich gaan specialiseren in het werken met Baan en voor de hele sectie het tijdschrijven of het verrichten van de bestellingen gaan doen. ,,Dat betekent dat je extra ondersteunend personeel nodig hebt en dat lijkt mij toch niet de opzet van de introductie van de software. Mijn voorstel is: zorg voor een eenvoudig programma voor de incidentele gebruiker – dat aansluit bij Baan – en dan bespaar je op de ondersteuning”, vindt hij.
Ingewikkeld
Rob van den Boogaard, beheerder Technische Mechanica, vindt Baan een ingewikkeld systeem maar is van mening dat er – met oefening – goedmee is te werken. ,,Het klopt wel dat het Baan pakket, door de vele handelingen die je moet verrichten, gecompliceerd is als je het weinig gebruikt. Als je een incidentele gebruiker bent, is het nuttig om een ervaren Baangebruiker in de buurt hebben, voor eventuele vragen.”
,,Wij hadden twee medewerksters die redelijk met de bestelformulieren binnen Baan konden werken. Het vervelende voor ons was dat één van hen een andere functie kreeg. Dat heb je als organisatie een probleem, want als die andere medewerkster vrij is, weet niemand hoe er via Baan besteld moet worden.”
Het probleem met tijdschrijven heeft Van den Boogaard ondervangen. Dat gebeurt niet in Baan maar in een spreadsheet dat hij zelf heeft gemaakt die via e-mail onder de medewerkers wordt verspreid. ,,Wij zitten, net zoals zovelen binnen OCP, midden in een verhuizing en het is moeilijk om je uitgebreid in een nieuw programma te verdiepen. Als de nasleep van de verhuizing achter de rug is dan gaat onze sectie zo snel als mogelijk tijdschrijven in Baan.”
Toch is Van den Boogaard positief over Baan. ,,Het is lastig maar de invoering van vroegere software ging evenmin van een leien dakje. Leren fietsen was ook niet makkelijk maar met oefenen krijg je het onder de knie. En met Baan gaat dat ook lukken.”
Comments are closed.