Zorg om briefgeheim van digitale post

Papieren post die nu bij faculteiten en diensten binnenkomt, zal straks alleen nog via de centrale postkamer bij de afdeling facilitair management en vastgoed binnenkomen. Die verwerkt de post in samenwerking met de afdeling documentmanagement.

De postkamer opent de post en scant deze, met uitzondering van reclame. De afdeling documentmanagement bepaalt of de post voor registreren in aanmerking komt. Als dat zo is, hangt de afdeling documentmanagement enkele steekwoorden aan de brief zodat deze altijd terug te vinden is. Vervolgens stuurt deze afdeling de post digitaal naar het juiste secretariaat bij de betreffende faculteit of dienst. Dit secretariaat stuurt de post digitaal door naar de juiste persoon.

Alle vijfduizend medewerkers van de TU krijgen toegang tot een documentmanagementsysteem met een eigen ‘digitaal postvakje’. Zij hebben hierdoor op elke werkplek informatie bij de hand en hebben minder ruimte nodig voor opslag.

Voordelen van het systeem zijn volgens de TU dat samenwerking tussen faculteiten makkelijker wordt, omdat iedereen de beschikking krijgt over dit digitale systeem en er meer mensen tegelijk bij de post kunnen. Ook is volledige dossiervorming mogelijk.

De TU voert het systeem in omdat in 2005 alle faculteiten van de Archiefinspectie een onvoldoende kregen voor het beheer van hun archief. Een andere reden is dat er op deze wijze efficiënter met post kan worden omgegaan. De afhandeling van post moet sneller, gemakkelijker en transparanter verlopen.

Na proeven met dit systeem bij de afdeling onderwijs & studentenzaken en bij bestuurlijke en managementondersteuning zoekt de universiteit nog naar een eerste faculteit die in september op dit systeem wil overgaan.

De ondernemingsraad heeft vorige week vragen gesteld aan het college van bestuur over de gevolgen voor het briefgeheim en de vertrouwelijkheid van post. Projectleider André Plat zegt dat nog niet helder is of brieven aan bijvoorbeeld de bedrijfsarts of de ombudsman ook worden geopend. “Er valt iets voor te zeggen om zulke brieven niet te openen. We praten nog over een lijst van vertrouwelijke geadresseerden.”

“Als de post geadresseerd is aan de ‘TU Delft, ter attentie van’ openen we de brief”, zegt Plat. “Dat doen we niet als de post gericht is aan ‘naam, per adres Postbus 5’.”

Plat voegt daar aan toe dat in het begin alle post machinaal wordt geopend. “We gaan ervan uit dat mensen geen zakelijke adresgegevens gebruiken voor privé-doeleinden. Het gaat hier om zakelijk verkeer.”

“Bij twijfel over de vraag ‘registreren of niet?’ scannen en registreren we de post wel. Bij twijfel over vertrouwelijkheid openen we de post niet”, meldt Plat.

Papieren post die nu bij faculteiten en diensten binnenkomt, zal straks alleen nog via de centrale postkamer bij de afdeling facilitair management en vastgoed binnenkomen. Die verwerkt de post in samenwerking met de afdeling documentmanagement.

De postkamer opent de post en scant deze, met uitzondering van reclame. De afdeling documentmanagement bepaalt of de post voor registreren in aanmerking komt. Als dat zo is, hangt de afdeling documentmanagement enkele steekwoorden aan de brief zodat deze altijd terug te vinden is. Vervolgens stuurt deze afdeling de post digitaal naar het juiste secretariaat bij de betreffende faculteit of dienst. Dit secretariaat stuurt de post digitaal door naar de juiste persoon.

Alle vijfduizend medewerkers van de TU krijgen toegang tot een documentmanagementsysteem met een eigen ‘digitaal postvakje’. Zij hebben hierdoor op elke werkplek informatie bij de hand en hebben minder ruimte nodig voor opslag.

Voordelen van het systeem zijn volgens de TU dat samenwerking tussen faculteiten makkelijker wordt, omdat iedereen de beschikking krijgt over dit digitale systeem en er meer mensen tegelijk bij de post kunnen. Ook is volledige dossiervorming mogelijk.

De TU voert het systeem in omdat in 2005 alle faculteiten van de Archiefinspectie een onvoldoende kregen voor het beheer van hun archief. Een andere reden is dat er op deze wijze efficiënter met post kan worden omgegaan. De afhandeling van post moet sneller, gemakkelijker en transparanter verlopen.

Na proeven met dit systeem bij de afdeling onderwijs & studentenzaken en bij bestuurlijke en managementondersteuning zoekt de universiteit nog naar een eerste faculteit die in september op dit systeem wil overgaan.

De ondernemingsraad heeft vorige week vragen gesteld aan het college van bestuur over de gevolgen voor het briefgeheim en de vertrouwelijkheid van post. Projectleider André Plat zegt dat nog niet helder is of brieven aan bijvoorbeeld de bedrijfsarts of de ombudsman ook worden geopend. “Er valt iets voor te zeggen om zulke brieven niet te openen. We praten nog over een lijst van vertrouwelijke geadresseerden.”

“Als de post geadresseerd is aan de ‘TU Delft, ter attentie van’ openen we de brief”, zegt Plat. “Dat doen we niet als de post gericht is aan ‘naam, per adres Postbus 5’.”

Plat voegt daar aan toe dat in het begin alle post machinaal wordt geopend. “We gaan ervan uit dat mensen geen zakelijke adresgegevens gebruiken voor privé-doeleinden. Het gaat hier om zakelijk verkeer.”

“Bij twijfel over de vraag ‘registreren of niet?’ scannen en registreren we de post wel. Bij twijfel over vertrouwelijkheid openen we de post niet”, meldt Plat.