Onderwijs

Rol van secretaresses verandert

Zijn TU-medewerkers goed voorbereid op de toekomst? Dat onderzoekt de universiteit samen met haar medewerkers. De secretaresses waren het eerst aan de beurt.

Onder de noemer ‘Fit for the future’ analyseert de universiteit welke trends en ontwikkelingen er zijn bij beroepsgroepen. Die gaan in workshops met HR-adviseurs en leidinggevenden onderzoeken wat de veranderingen betekenen voor hun functie, hoe zij zich zouden moeten ontwikkelen en welke maatregelen nodig zijn.

Secretaresses beten het spits af. “We kregen signalen dat hun functies veranderden”, vertelt Gytha Rijnbeek, skill pool-adviseur aan de TU. “Het functieprofiel verdient modernisering. Opleidingen bleken niet te voldoen aan hun behoeftes.” Zo zijn er secretaresses die niet goed Engels spreken en zijn er afdelingen waar nog met papieren agenda’s wordt gewerkt. Overstappen van universiteitsdienst naar faculteit gaat moeizaam.

Secretaresses maken tegenwoordig meer gecompliceerde afspraken en doen meer administratie. Vergaderingen voorbereiden en reizen boeken doen ze vaker digitaal. Bovendien verwachten anderen vaker dat secretaresses continu bereikbaar zijn. “Het wordt niet minder, maar meer en sneller”, zegt extern adviseur Alina Jansen. “Je moet secretaresses stimuleren en de middelen geven daar in mee te gaan.”

Volgens Rijnbeek hoeft het functieprofiel van secretaresses niet te worden aangepast, maar moeten andere vaardigheden meer prioriteit krijgen. Stonden in het oude profiel accuratesse, telefoneren en notuleren centraal, nu wordt van secretaresses verwacht dat ze contactpersoon zijn met een verbindende rol, overzicht, een proactieve houding en reflectievermogen.

De adviezen worden aan het college van bestuur voorgelegd, en zouden volgens Jansen kunnen zijn:

  • Laat leidinggevenden en secretaresses meer samen kijken naar wat nodig is om het nieuwe profiel in te vullen
  • Zorg voor een goed afgestemd opleidingspakket en begeleiding in mobiliteit, zodat secretaresses makkelijker kunnen switchen
  • Verbeter de coördinatie voor instroom en doorstroom
  • Versterk en positioneer het vakgebied door introductie van sturing, structuur en beleid
Redacteur Redactie

Heb je een vraag of opmerking over dit artikel?

delta@tudelft.nl

Comments are closed.