‘Het komt wel goed met Baan’

Voor ir. Jan van Staalduinen zit het er bijna op. Vanaf 1 januari 2000 is hij alleen nog directeur van de Dienst Technische Ondersteuning (DTO) en niet langer projectleider van het Management Informatie Systeem. ,,De introductie van Baan Finance en Peoplesoft nadert de afrondingsfase en het Customer Competence Centre is gestart met haar werkzaamheden. Dat gaat het estafettestokje van ons overnemen.”

Van Staalduinen vindt, gezien de hindernissen die er genomen moesten worden, dat de projectgroep een behoorlijke prestatie heeft neergezet. ,,De introductie van de softwarepakketten moest geforceerd plaatsvinden tussen augustus 1998 en 31 december 1999. Een andere hindernis is dat je in een organisatie als de TU geen dwingende maatregelen op kunt leggen. Een bedrijf kan besluiten dat niemand tijdens een implementatieperiode op vakantie gaat of verlof opneemt, maar dat kan hier niet.”
Twee lijnen

Het management en de dagelijkse gebruiker van het financiële systeem hebben echter niet de indruk dat de introductie van bijvoorbeeld Baan Finance soepel verloopt en bijna is afgerond. Menigeen kan niet bij de financiële gegevens die hij nodig heeft en dat maakt het lastig om het jaar boekhoudkundig af te sluiten.

Van Staalduinen kent deze problemen en toch is hij tevreden over de gang van zaken. ,,Bij de beoordeling van de introductie van automatiserings- en informatiseringssystemen moet je twee lijnen onderscheiden: die van de projectorganisatie en die van de gebruiker. De eerste wist welke rampen er konden gebeuren en uiteindelijk niet gebeurd zijn.” Zo is PerCC, het systeem dat de salarismutaties verwerkt, zonder veel moeite gekoppeld aan het IPA-salarissysteem in Apeldoorn. ,,Toen bleek dat die koppeling goed was gegaan, voelde ik mij een stuk beter. Als de betaling van de salarissen was vastgelopen dan waren we in grote problemen gekomen. Inmiddels is Peoplesoft, het systeem voor de medewerkers, ook gekoppeld met PerCC.”

De projectgroep is op de hoogte van de huidige problemen, maar weet ook welke er op korte termijn opgelost worden. Baan Finance is op dit moment in de laatste implementatiefase. Naast de salariskosten, de factuurgegevens (de in- en verkoop) zijn ook de gegevens uit FAS overgezet naar het Baansysteem. Alleen de interne verrekening tussen de beheerseenheden ontbreekt nog maar deze moet binnen twee weken ook zijn ingevoerd. ,,En dan zijn we al een stuk verder. We zitten nu in een tussenfase en het wordt allemaal beter. Alleen ziet deze fase er voor de tweede lijn, de gebruikers, heel andersuit. Zij kunnen op dit moment niet bij alle gegevens die zij nodig hebben. Overzicht over de financiën ontbreekt en begrotingen kunnen niet opgemaakt worden. Verwerking van de gegevens verloopt langzamer omdat gebruikers nog het leertraject doormoeten om soepel met het systeem te kunnen werken. En ondertussen stapelt het werk zich op. Wij van de projectgroep zeggen regelmatig dat het wel goed komt, omdat wij weten welke hindernissen binnenkort genomen worden. Maar de medewerkers gaan van het begrijpelijke standpunt uit: eerst zien en dan geloven.”

Van Staalduinen heeft echter een bewijs dat het goed zal komen. ,,Ook de financiële manager van DTO was sceptisch maar een week geleden lukte het hem de benodigde gegevens op te roepen voor zijn financiële rapportage.”

Voor ir. Jan van Staalduinen zit het er bijna op. Vanaf 1 januari 2000 is hij alleen nog directeur van de Dienst Technische Ondersteuning (DTO) en niet langer projectleider van het Management Informatie Systeem. ,,De introductie van Baan Finance en Peoplesoft nadert de afrondingsfase en het Customer Competence Centre is gestart met haar werkzaamheden. Dat gaat het estafettestokje van ons overnemen.”

Van Staalduinen vindt, gezien de hindernissen die er genomen moesten worden, dat de projectgroep een behoorlijke prestatie heeft neergezet. ,,De introductie van de softwarepakketten moest geforceerd plaatsvinden tussen augustus 1998 en 31 december 1999. Een andere hindernis is dat je in een organisatie als de TU geen dwingende maatregelen op kunt leggen. Een bedrijf kan besluiten dat niemand tijdens een implementatieperiode op vakantie gaat of verlof opneemt, maar dat kan hier niet.”
Twee lijnen

Het management en de dagelijkse gebruiker van het financiële systeem hebben echter niet de indruk dat de introductie van bijvoorbeeld Baan Finance soepel verloopt en bijna is afgerond. Menigeen kan niet bij de financiële gegevens die hij nodig heeft en dat maakt het lastig om het jaar boekhoudkundig af te sluiten.

Van Staalduinen kent deze problemen en toch is hij tevreden over de gang van zaken. ,,Bij de beoordeling van de introductie van automatiserings- en informatiseringssystemen moet je twee lijnen onderscheiden: die van de projectorganisatie en die van de gebruiker. De eerste wist welke rampen er konden gebeuren en uiteindelijk niet gebeurd zijn.” Zo is PerCC, het systeem dat de salarismutaties verwerkt, zonder veel moeite gekoppeld aan het IPA-salarissysteem in Apeldoorn. ,,Toen bleek dat die koppeling goed was gegaan, voelde ik mij een stuk beter. Als de betaling van de salarissen was vastgelopen dan waren we in grote problemen gekomen. Inmiddels is Peoplesoft, het systeem voor de medewerkers, ook gekoppeld met PerCC.”

De projectgroep is op de hoogte van de huidige problemen, maar weet ook welke er op korte termijn opgelost worden. Baan Finance is op dit moment in de laatste implementatiefase. Naast de salariskosten, de factuurgegevens (de in- en verkoop) zijn ook de gegevens uit FAS overgezet naar het Baansysteem. Alleen de interne verrekening tussen de beheerseenheden ontbreekt nog maar deze moet binnen twee weken ook zijn ingevoerd. ,,En dan zijn we al een stuk verder. We zitten nu in een tussenfase en het wordt allemaal beter. Alleen ziet deze fase er voor de tweede lijn, de gebruikers, heel andersuit. Zij kunnen op dit moment niet bij alle gegevens die zij nodig hebben. Overzicht over de financiën ontbreekt en begrotingen kunnen niet opgemaakt worden. Verwerking van de gegevens verloopt langzamer omdat gebruikers nog het leertraject doormoeten om soepel met het systeem te kunnen werken. En ondertussen stapelt het werk zich op. Wij van de projectgroep zeggen regelmatig dat het wel goed komt, omdat wij weten welke hindernissen binnenkort genomen worden. Maar de medewerkers gaan van het begrijpelijke standpunt uit: eerst zien en dan geloven.”

Van Staalduinen heeft echter een bewijs dat het goed zal komen. ,,Ook de financiële manager van DTO was sceptisch maar een week geleden lukte het hem de benodigde gegevens op te roepen voor zijn financiële rapportage.”