‘Niemand zal meer verdwalen in het grote grijze Bureau’

Per 1 mei verandert het voormalige Bureau van de universiteit in een nieuwe organisatie van staf, bestuur en servicecentra (SBS). Naast de staf van het college en TU Vastgoed worden hierin ondergebracht het Studenten Service Centrum (SSC), Bedrijven Service Centrum (BSC) en het Universitair Diensten Centrum (UDC). De servicecentra worden ondersteund door het clusterbureau SBS, dat onder leiding komt te staan van Hans Bronneman, de huidige secretaris van de universiteit.

U spreekt van ‘een heldere nieuwe organisatie’, maar het is nog steeds onduidelijk of het voormalige Bureau nu groter of kleiner is geworden.

,,Toch is dat niet zo moeilijk. Het Bureau bestond uit 318 fte. Per 1 mei, als de servicecentra operationeel worden, is er sprake van een heldere krimp van twintig plaatsen. In de periode tot 1 januari 2000 volgen nog eens 35 à 40 plekken. Een vermindering dus van 60 fte op ruim driehonderd. Er heerst onduidelijkheid omdat de laatste tijd ook onderdelen zijn toegevoegd. Bijvoorbeeld Vastgoed, Cicat en Techniek Museum. Daarmee zijn er dus ook zo’n 60 extra plaatsen bijgekomen in staf, bestuur en servicecentra (SBS).”

Is de reorganisatie van het Bureau daarmee afgerond?

,,Nee, maar wel voor het grootste deel. Met name de financiële hoek van het Universitair Diensten Centrum is nog niet volledig uitgekristalliseerd. Een aantal mensen is daar niet opnieuw geplaatst. Dat is afgestemd met de decanen van de faculteiten; zij beschouwen het als hun mede-verantwoordelijkheid om deze niet-geplaatsten straks in hun organisatieplannen gelijke kansen te geven. De reorganisatie van het Bureau kun je dus niet los zien van wat er aan de faculteiten gebeurt.”

Moeten de faculteiten ook inkrimpen?

,,Ja, ook daar is sprake van krimp. Het college van bestuur heeft ingezet op een totale besparing van 30 miljoen. De decanen hebben vorige week een schrijven ontvangen waarin de richtlijnen en consequenties voor de inrichting van hun ondersteunende diensten beschreven staan. Overigens hebben enkele faculteiten in de afgelopen jaren al zo bezuinigd, dat ze nu voldoen aan die norm.”

Wordt die besparing van 30 miljoen dan wel gehaald?

,,Dat denk ik wel. Het wordt nog een heel gepuzzel om dat zonder gedwongen ontslagen te laten plaatsvinden, maar ik denk dat het mogelijk is. Alle normen die we voor de faculteiten en centrale diensten opgesteld hebben, zijn daar op gericht. Als die juist worden ingevuld, dan is de voorgenomen besparing een feit. Dat zal rond 1 januari 1999 zijn. Dan moeten de ondersteunende diensten van de faculteiten geclusterd zijn.”

Wordt per 1 mei alles anders op het Bureau?

,,Let wel: het Bureau van de universiteit bestaat niet meer, dat is opgeheven. Ik spreek oneerbiedig nog wel eens over het ‘Bureau zaliger’. Daar vindt inderdaad een cultuuromslag plaats. We hebben een doorbraak in de structuur geforceerd. Daardoor zijn duidelijk herkenbare en zelfstandig functionerende eenheden ontstaan die diensten aanbieden voor studenten, faculteiten, bedrijven en college. Niemand zal straks meer verdwalen in dat grote grijze Bureau.

De centra krijgen nieuwe impulsen omdat de projectleiders daarvoor ambities hebben geformuleerd. Dat is deels een sociaal-psychologisch proces: als je doelen afspreekt en je staat daar met z’n allen achter, dan ga je daar ook in geloven. De directeuren van de centra bepalen in sterke mate de cultuur en de manier waarop er straks gewerkt wordt binnen hun eenheid. En de servicecentra kunnen op hun voornemens en dienstverlening aangesproken worden. Dat betekent dat er geen aanleiding is om op 1 mei tevreden achterover te leunen.”

Het Bureau mag dan opgeheven zijn, het gebouw staat er nog.

,,Herhuisvesting van de centra is een taai onderwerp omdat het zich uitstrekt over vele jaren. Er zijn plannen voor uitplaatsing van onder meer het Studenten Service Centrum.

Dat is goed, maar het brengt ook met zich mee dat facility-sharing van de verschillende servicecentra bemoeilijkt wordt. Overigens is herhuisvesting geen voorwaarde voor een goed functioneren van de nieuwe servicecentra.”

Wat heeft de reorganisatie nu eigenlijk opgeleverd?

,,Ik heb al genoemd wat het in guldens moet opleveren, met de bedoeling dat er een majeure verschuiving optreedt van de ondersteunende processen naar het onderwijs en onderzoek. Dat is winst. De afkorting MOD begint met ‘modernisering’; behalve beperking van de overhead wordt daarmee ook een kwaliteitswinst beoogd. De centra zullen straks veel zelfstandiger en efficiënter kunnen werken. Het is dus niet alleen kommer en kwel, want door die zelfstandigheid zullen de functies ook veel uitdagender worden. Wat het uiteindelijk echt opgeleverd heeft, is pas later meetbaar. Maar ik ben er van overtuigd dat we dan moeten vaststellen dat het de moeite waard is geweest, hoe moeilijk het soms ook was.”

Wat was moeilijk?

,,Het is moeilijk geweest om een proces door te voeren dat de hele universiteit omvat. In de jaren ’80 hadden we een ideologie waarin de autonomie van de faculteiten een centraleplaats innam. Geladen met deze gedachte is het moeilijk gebleken om een universiteitsbrede reorganisatie tot stand te brengen. Daardoor duurde het hele proces geruime tijd en is een deel van het personeel te lang in onzekerheid gehouden. Onder de projectleiders hoor ik nu een zucht van verlichting. Zo van ‘we hebben het geflikt’.”

Is het achteraf gezien juist geweest om MOD, MUB en clustering van de faculteiten gezamenlijk aan te pakken?

,,De processen waren natuurlijk met elkaar verknoopt. Er is een tijd geweest dat we dachten dat die processen onafhankelijk van elkaar konden verlopen. De nieuwe ondersteunende organisatie was in die visie een pier waaraan de faculteiten als schepen, een voor een en op hun eigen tijd, zouden aanmeren.

Nu geloof ik dat de drie processen elkaar juist ondersteund hebben. Het mag soms geleken hebben dat het vertragend werkte, maar er is wel een continue stuwing geweest in dezelfde richting. De ene beweging heeft de andere steeds ondersteund. Het resultaat is dat er nu duidelijke eindverantwoordelijken zijn. In de servicecentra hebben de directeuren het laatste woord, op de geclusterde faculteiten nemen de decanen beslissingen. En dat is goed. Want een algemene analyse van de situatie onder de WUB was dat het medebestuur de besluitvorming aanzienlijk kon vertragen. Met de medezeggenschap gaat dat nu veranderen. Door de heldere eindverantwoordelijkheid neemt de interventie van het Bureau af, en dat leidt weer tot efficiënte besluitvorming.”

Per 1 mei verandert het voormalige Bureau van de universiteit in een nieuwe organisatie van staf, bestuur en servicecentra (SBS). Naast de staf van het college en TU Vastgoed worden hierin ondergebracht het Studenten Service Centrum (SSC), Bedrijven Service Centrum (BSC) en het Universitair Diensten Centrum (UDC). De servicecentra worden ondersteund door het clusterbureau SBS, dat onder leiding komt te staan van Hans Bronneman, de huidige secretaris van de universiteit.

U spreekt van ‘een heldere nieuwe organisatie’, maar het is nog steeds onduidelijk of het voormalige Bureau nu groter of kleiner is geworden.

,,Toch is dat niet zo moeilijk. Het Bureau bestond uit 318 fte. Per 1 mei, als de servicecentra operationeel worden, is er sprake van een heldere krimp van twintig plaatsen. In de periode tot 1 januari 2000 volgen nog eens 35 à 40 plekken. Een vermindering dus van 60 fte op ruim driehonderd. Er heerst onduidelijkheid omdat de laatste tijd ook onderdelen zijn toegevoegd. Bijvoorbeeld Vastgoed, Cicat en Techniek Museum. Daarmee zijn er dus ook zo’n 60 extra plaatsen bijgekomen in staf, bestuur en servicecentra (SBS).”

Is de reorganisatie van het Bureau daarmee afgerond?

,,Nee, maar wel voor het grootste deel. Met name de financiële hoek van het Universitair Diensten Centrum is nog niet volledig uitgekristalliseerd. Een aantal mensen is daar niet opnieuw geplaatst. Dat is afgestemd met de decanen van de faculteiten; zij beschouwen het als hun mede-verantwoordelijkheid om deze niet-geplaatsten straks in hun organisatieplannen gelijke kansen te geven. De reorganisatie van het Bureau kun je dus niet los zien van wat er aan de faculteiten gebeurt.”

Moeten de faculteiten ook inkrimpen?

,,Ja, ook daar is sprake van krimp. Het college van bestuur heeft ingezet op een totale besparing van 30 miljoen. De decanen hebben vorige week een schrijven ontvangen waarin de richtlijnen en consequenties voor de inrichting van hun ondersteunende diensten beschreven staan. Overigens hebben enkele faculteiten in de afgelopen jaren al zo bezuinigd, dat ze nu voldoen aan die norm.”

Wordt die besparing van 30 miljoen dan wel gehaald?

,,Dat denk ik wel. Het wordt nog een heel gepuzzel om dat zonder gedwongen ontslagen te laten plaatsvinden, maar ik denk dat het mogelijk is. Alle normen die we voor de faculteiten en centrale diensten opgesteld hebben, zijn daar op gericht. Als die juist worden ingevuld, dan is de voorgenomen besparing een feit. Dat zal rond 1 januari 1999 zijn. Dan moeten de ondersteunende diensten van de faculteiten geclusterd zijn.”

Wordt per 1 mei alles anders op het Bureau?

,,Let wel: het Bureau van de universiteit bestaat niet meer, dat is opgeheven. Ik spreek oneerbiedig nog wel eens over het ‘Bureau zaliger’. Daar vindt inderdaad een cultuuromslag plaats. We hebben een doorbraak in de structuur geforceerd. Daardoor zijn duidelijk herkenbare en zelfstandig functionerende eenheden ontstaan die diensten aanbieden voor studenten, faculteiten, bedrijven en college. Niemand zal straks meer verdwalen in dat grote grijze Bureau.

De centra krijgen nieuwe impulsen omdat de projectleiders daarvoor ambities hebben geformuleerd. Dat is deels een sociaal-psychologisch proces: als je doelen afspreekt en je staat daar met z’n allen achter, dan ga je daar ook in geloven. De directeuren van de centra bepalen in sterke mate de cultuur en de manier waarop er straks gewerkt wordt binnen hun eenheid. En de servicecentra kunnen op hun voornemens en dienstverlening aangesproken worden. Dat betekent dat er geen aanleiding is om op 1 mei tevreden achterover te leunen.”

Het Bureau mag dan opgeheven zijn, het gebouw staat er nog.

,,Herhuisvesting van de centra is een taai onderwerp omdat het zich uitstrekt over vele jaren. Er zijn plannen voor uitplaatsing van onder meer het Studenten Service Centrum.

Dat is goed, maar het brengt ook met zich mee dat facility-sharing van de verschillende servicecentra bemoeilijkt wordt. Overigens is herhuisvesting geen voorwaarde voor een goed functioneren van de nieuwe servicecentra.”

Wat heeft de reorganisatie nu eigenlijk opgeleverd?

,,Ik heb al genoemd wat het in guldens moet opleveren, met de bedoeling dat er een majeure verschuiving optreedt van de ondersteunende processen naar het onderwijs en onderzoek. Dat is winst. De afkorting MOD begint met ‘modernisering’; behalve beperking van de overhead wordt daarmee ook een kwaliteitswinst beoogd. De centra zullen straks veel zelfstandiger en efficiënter kunnen werken. Het is dus niet alleen kommer en kwel, want door die zelfstandigheid zullen de functies ook veel uitdagender worden. Wat het uiteindelijk echt opgeleverd heeft, is pas later meetbaar. Maar ik ben er van overtuigd dat we dan moeten vaststellen dat het de moeite waard is geweest, hoe moeilijk het soms ook was.”

Wat was moeilijk?

,,Het is moeilijk geweest om een proces door te voeren dat de hele universiteit omvat. In de jaren ’80 hadden we een ideologie waarin de autonomie van de faculteiten een centraleplaats innam. Geladen met deze gedachte is het moeilijk gebleken om een universiteitsbrede reorganisatie tot stand te brengen. Daardoor duurde het hele proces geruime tijd en is een deel van het personeel te lang in onzekerheid gehouden. Onder de projectleiders hoor ik nu een zucht van verlichting. Zo van ‘we hebben het geflikt’.”

Is het achteraf gezien juist geweest om MOD, MUB en clustering van de faculteiten gezamenlijk aan te pakken?

,,De processen waren natuurlijk met elkaar verknoopt. Er is een tijd geweest dat we dachten dat die processen onafhankelijk van elkaar konden verlopen. De nieuwe ondersteunende organisatie was in die visie een pier waaraan de faculteiten als schepen, een voor een en op hun eigen tijd, zouden aanmeren.

Nu geloof ik dat de drie processen elkaar juist ondersteund hebben. Het mag soms geleken hebben dat het vertragend werkte, maar er is wel een continue stuwing geweest in dezelfde richting. De ene beweging heeft de andere steeds ondersteund. Het resultaat is dat er nu duidelijke eindverantwoordelijken zijn. In de servicecentra hebben de directeuren het laatste woord, op de geclusterde faculteiten nemen de decanen beslissingen. En dat is goed. Want een algemene analyse van de situatie onder de WUB was dat het medebestuur de besluitvorming aanzienlijk kon vertragen. Met de medezeggenschap gaat dat nu veranderen. Door de heldere eindverantwoordelijkheid neemt de interventie van het Bureau af, en dat leidt weer tot efficiënte besluitvorming.”