De lijn der verwachting

Reorganisaties gaan om macht. Altijd. Bij een grootscheepse reorganisatie als de Modernisering Ondersteunende Diensten (MOD) gaat het logischerwijs om veel macht, vooral omdat het proces tornt aan de verdeling van activiteiten tussen faculteiten en cvb. Traditioneel ligt dat onderwerp in Delft extra gevoelig. De faculteiten aan de TU beschouwen zich voor een groot deel als autonoom. Dat laatste speelt elders ook wel, bijvoorbeeld aan de Universiteit van Amsterdam, maar een armlastige letterenfaculteit is nu eenmaal eenvoudiger in het gareel te houden dan een stel elektrotechnici die prima in staat zijn hun eigen middelen aan te boren.

Tussen de twee vuren in zaten sinds dit voorjaar de projectleiders. Zij moesten een reorganisatie vormgeven op een faculteit die niet om hen gevraagd had. Niet dat ze met wantrouwen tegemoet getreden werden, maar hun rol was – om het zachtjes uit te drukken – niet helemaal duidelijk, ook niet voor henzelf. Sommige projectleiders zagen zichzelf inderdaad als schakel tussen cvb en faculteit, of wekten in elk geval die indruk. Anderen stelden zich van meet af aan op als onderdeel van de faculteit.

Gevolg was dat de reorganisatie stagneerde. ‘Machtsstrijd’, ‘grensconflicten’, ‘kip-ei problemen’, ‘bizar’ en ‘incident driven‘ zijn woorden die vallen als deze periode ter sprake komt. De faculteiten trokken aan het langste eind. Het proces ‘kantelde’, de decanen werden verantwoordelijk voor de voortgang van de MOD op hun eigen faculteit.

Opluchting alom, hoewel niet openlijk. Eindelijk was er duidelijkheid wie de reorganisatie op de faculteiten zou regisseren: de faculteiten zelf. ,,Dat het zo zou gaan, lag eigenlijk in de lijn van mijn verwachting”, geeft een van de projectleiders off the record toe.
Monter

De meest enthousiaste clusteraars, TB en WTM, zich noemende Techniek, Bestuur en Management (TBM), waren voor de zomer alvast begonnen. ,,Ze hebben het grootste deel zelf gedaan, mijn inbreng is gering geweest”, luidt de montere constatering van de verantwoordelijke projectleider, ir. T Cartier van Dissel.

TBM was de eerste die met een plan van aanpak kwam. Daarin staat nog niet hoe de toekomstige organisatie eruit gaat zien, maar wel hoe de plannen daarvoor tot stand zullen komen. Ook ITS (Informatietechnologie en Systemen), OCP (Ontwerp, Constructie en Productie) en CiTG (Civiele Techniek en Geowetenschappen) beschikken inmiddels over zo’n plan van aanpak.

Bij ITS volgt de MOD de MUB. Iets concreter: de afschaffing van de vakgroepen is voor de fuserende faculteiten ET en TWIhet belangrijkst. De inrichting van de ondersteunende diensten wordt daarop afgestemd. ,,De klant, het onderwijs en onderzoek dus, bepaalt hoe de ondersteuning eruit komt te zien”, aldus projectleidster E.T.M. Vredeveldt, die overigens per 1 januari de TU verlaat.

OCP zit met een complicatie: bij Werktuigbouw was al een reorganisatie gaande, wat tot een juridisch gesproken erg gecompliceerde situatie heeft geleid – en tot extra onzekerheid bij de mewederkers. Om aan die onzekerheid zo snel mogelijk een eind te kunnen maken, heeft projectleider drs. G.J. van Helden binnen OCP voorgesteld de MOD te versnellen, wat geleid heeft tot een plan van aanpak met een strak tijdpad.
Onnodig

Bouwkunde beschikt over een concept plan van aanpak. Maar niet over een projectleider. ,,Als lastige maar enthousiaste faculteit hebben wij de arrogantie gehad te denken dat we het zelf wel kunnen”, merkt hoofd personeelszaken mr. T.E. Korthals Altes op. ,,We hebben natuurlijk het voordeel dat we niet hoeven te clusteren. Onze boodschap aan het personeel zal zijn dat we geen dingen onnodig overhoop gaan halen.”

De andere faculteit die in de oude samenstelling verder gaat, Lucht- en Ruimtevaart, heeft het om die reden ook relatief makkelijk, denkt projectleidster ir. J. van Gastel, die in de loop van januari een compleet plan van aanpak hoopt te presenteren. ,,Bovendien zit de faculteit door een voorgaande reorganisatie al aardig op de juiste lijn.”

Het minst ver is Technische Natuurwetenschappen (TNW). ,,We liggen achter”, geeft waarnemend decaan prof.ir. L. Katgerman grif toe. Hij heeft er een aantal goede redenen voor. De subfaculteiten STM en TN zaten al in reorganisaties. En de projectleider (rekencentrum-directeur ir. J.C. Zuidervaart) kreeg ineens een andere rol in de TU-brede reorganisatie.

TNW heeft een globaal plan van aanpak in de maak, maar wekt niet de indruk haast te willen maken met de MOD. Eerst maar eens het onderwijs en onderzoek goed inrichten en op zoek gaan naar een nieuwe decaan, is het devies. Katgerman: ,,Vanwege de al lopende reorganisaties hebben we steeds een terughoudend beleid gehad. Laat ik het zo zeggen: we pakken het wat pragmatisch aan.”
Luwte

Dat de faculteiten nu de volle zeggenschap hebben over hun eigen MOD-proces, wil uiteraard niet zeggen dat er centraal niks meer gebeurt. De projectleiders vergaderen nog regelmatig gezamenlijk en kunnen zo ervaringen uitwisselen. De projectleider van de totale MOD, ir. H. van Iperen, vaardigt echter geen instructies uit, zoals men in een vlaag van paranoia wellicht geneigd zou zijn te denken.

Al met al zijn de facultaire projectleiders goed te spreken over de huidige gang van zaken. Zij lijken een beetje in de luwte terecht gekomen. In elk geval hebben ze het makkelijker dan degenen die de MOD in de dienstenclusters gestalte moeten geven, omdat ze redelijk tegen ingrepen van bovenaf zijningedekt. ,,Met de verwarring op centraal niveau moet je gestructureerd omgaan”, zegt een van de projectleiders. ,,De decaan overlegt met het college en bekijkt in hoeverre hij de mening van het cvb doorgeeft.”

Voorlopig gaan de projectleiders er maar vanuit dat er niet al te veel zal veranderen in de verdeling van taken tussen de faculteiten en het centrale niveau. Gebeurt dat wel, dan moeten de plannen van aanpak terug naar de tekentafel en treedt onvermijdelijk opnieuw vertraging op. Het kan tenslotte best zo zijn dat alles bij het oude blijft.

Grosso modo zijn de faculteiten en hun projectleiders dus niet ontevreden over de MOD tot nu toe. Er is duidelijkheid en de eerste resultaten liggen er. Toch blijven er ook twijfels: ,,Er worden wel heel veel mensen gebruikt, bij iedere volgende fase sneuvelt weer iemand. Wie nu nog voor iets gevraagd wordt, zal zich toch op het achterhoofd krabben of hij niet simpelweg de volgende in de rij zal worden.”

Reorganisaties gaan om macht. Altijd. Bij een grootscheepse reorganisatie als de Modernisering Ondersteunende Diensten (MOD) gaat het logischerwijs om veel macht, vooral omdat het proces tornt aan de verdeling van activiteiten tussen faculteiten en cvb. Traditioneel ligt dat onderwerp in Delft extra gevoelig. De faculteiten aan de TU beschouwen zich voor een groot deel als autonoom. Dat laatste speelt elders ook wel, bijvoorbeeld aan de Universiteit van Amsterdam, maar een armlastige letterenfaculteit is nu eenmaal eenvoudiger in het gareel te houden dan een stel elektrotechnici die prima in staat zijn hun eigen middelen aan te boren.

Tussen de twee vuren in zaten sinds dit voorjaar de projectleiders. Zij moesten een reorganisatie vormgeven op een faculteit die niet om hen gevraagd had. Niet dat ze met wantrouwen tegemoet getreden werden, maar hun rol was – om het zachtjes uit te drukken – niet helemaal duidelijk, ook niet voor henzelf. Sommige projectleiders zagen zichzelf inderdaad als schakel tussen cvb en faculteit, of wekten in elk geval die indruk. Anderen stelden zich van meet af aan op als onderdeel van de faculteit.

Gevolg was dat de reorganisatie stagneerde. ‘Machtsstrijd’, ‘grensconflicten’, ‘kip-ei problemen’, ‘bizar’ en ‘incident driven‘ zijn woorden die vallen als deze periode ter sprake komt. De faculteiten trokken aan het langste eind. Het proces ‘kantelde’, de decanen werden verantwoordelijk voor de voortgang van de MOD op hun eigen faculteit.

Opluchting alom, hoewel niet openlijk. Eindelijk was er duidelijkheid wie de reorganisatie op de faculteiten zou regisseren: de faculteiten zelf. ,,Dat het zo zou gaan, lag eigenlijk in de lijn van mijn verwachting”, geeft een van de projectleiders off the record toe.
Monter

De meest enthousiaste clusteraars, TB en WTM, zich noemende Techniek, Bestuur en Management (TBM), waren voor de zomer alvast begonnen. ,,Ze hebben het grootste deel zelf gedaan, mijn inbreng is gering geweest”, luidt de montere constatering van de verantwoordelijke projectleider, ir. T Cartier van Dissel.

TBM was de eerste die met een plan van aanpak kwam. Daarin staat nog niet hoe de toekomstige organisatie eruit gaat zien, maar wel hoe de plannen daarvoor tot stand zullen komen. Ook ITS (Informatietechnologie en Systemen), OCP (Ontwerp, Constructie en Productie) en CiTG (Civiele Techniek en Geowetenschappen) beschikken inmiddels over zo’n plan van aanpak.

Bij ITS volgt de MOD de MUB. Iets concreter: de afschaffing van de vakgroepen is voor de fuserende faculteiten ET en TWIhet belangrijkst. De inrichting van de ondersteunende diensten wordt daarop afgestemd. ,,De klant, het onderwijs en onderzoek dus, bepaalt hoe de ondersteuning eruit komt te zien”, aldus projectleidster E.T.M. Vredeveldt, die overigens per 1 januari de TU verlaat.

OCP zit met een complicatie: bij Werktuigbouw was al een reorganisatie gaande, wat tot een juridisch gesproken erg gecompliceerde situatie heeft geleid – en tot extra onzekerheid bij de mewederkers. Om aan die onzekerheid zo snel mogelijk een eind te kunnen maken, heeft projectleider drs. G.J. van Helden binnen OCP voorgesteld de MOD te versnellen, wat geleid heeft tot een plan van aanpak met een strak tijdpad.
Onnodig

Bouwkunde beschikt over een concept plan van aanpak. Maar niet over een projectleider. ,,Als lastige maar enthousiaste faculteit hebben wij de arrogantie gehad te denken dat we het zelf wel kunnen”, merkt hoofd personeelszaken mr. T.E. Korthals Altes op. ,,We hebben natuurlijk het voordeel dat we niet hoeven te clusteren. Onze boodschap aan het personeel zal zijn dat we geen dingen onnodig overhoop gaan halen.”

De andere faculteit die in de oude samenstelling verder gaat, Lucht- en Ruimtevaart, heeft het om die reden ook relatief makkelijk, denkt projectleidster ir. J. van Gastel, die in de loop van januari een compleet plan van aanpak hoopt te presenteren. ,,Bovendien zit de faculteit door een voorgaande reorganisatie al aardig op de juiste lijn.”

Het minst ver is Technische Natuurwetenschappen (TNW). ,,We liggen achter”, geeft waarnemend decaan prof.ir. L. Katgerman grif toe. Hij heeft er een aantal goede redenen voor. De subfaculteiten STM en TN zaten al in reorganisaties. En de projectleider (rekencentrum-directeur ir. J.C. Zuidervaart) kreeg ineens een andere rol in de TU-brede reorganisatie.

TNW heeft een globaal plan van aanpak in de maak, maar wekt niet de indruk haast te willen maken met de MOD. Eerst maar eens het onderwijs en onderzoek goed inrichten en op zoek gaan naar een nieuwe decaan, is het devies. Katgerman: ,,Vanwege de al lopende reorganisaties hebben we steeds een terughoudend beleid gehad. Laat ik het zo zeggen: we pakken het wat pragmatisch aan.”
Luwte

Dat de faculteiten nu de volle zeggenschap hebben over hun eigen MOD-proces, wil uiteraard niet zeggen dat er centraal niks meer gebeurt. De projectleiders vergaderen nog regelmatig gezamenlijk en kunnen zo ervaringen uitwisselen. De projectleider van de totale MOD, ir. H. van Iperen, vaardigt echter geen instructies uit, zoals men in een vlaag van paranoia wellicht geneigd zou zijn te denken.

Al met al zijn de facultaire projectleiders goed te spreken over de huidige gang van zaken. Zij lijken een beetje in de luwte terecht gekomen. In elk geval hebben ze het makkelijker dan degenen die de MOD in de dienstenclusters gestalte moeten geven, omdat ze redelijk tegen ingrepen van bovenaf zijningedekt. ,,Met de verwarring op centraal niveau moet je gestructureerd omgaan”, zegt een van de projectleiders. ,,De decaan overlegt met het college en bekijkt in hoeverre hij de mening van het cvb doorgeeft.”

Voorlopig gaan de projectleiders er maar vanuit dat er niet al te veel zal veranderen in de verdeling van taken tussen de faculteiten en het centrale niveau. Gebeurt dat wel, dan moeten de plannen van aanpak terug naar de tekentafel en treedt onvermijdelijk opnieuw vertraging op. Het kan tenslotte best zo zijn dat alles bij het oude blijft.

Grosso modo zijn de faculteiten en hun projectleiders dus niet ontevreden over de MOD tot nu toe. Er is duidelijkheid en de eerste resultaten liggen er. Toch blijven er ook twijfels: ,,Er worden wel heel veel mensen gebruikt, bij iedere volgende fase sneuvelt weer iemand. Wie nu nog voor iets gevraagd wordt, zal zich toch op het achterhoofd krabben of hij niet simpelweg de volgende in de rij zal worden.”