‘Veel werk, maar noodzakelijk’

De directeur van de Dienst Technische Ondersteuning is nog steeds vastbesloten om deze datum te halen. ,,Naast alle andere redenen is er ook het millenniumprobleem. Bij de oude systemen lopen we daar nu tegenaan, en met de invoering van de nieuwe software hebben wij dit probleem direct aangepakt.”

Er moeten in totaal negen automatiseringssystemen worden geïmplementeerd. Zes hiervan zijn inmiddels in het stadium van invoering. Het grootste project is het financieel-, logistiek en projectenbeheersysteem, met software van Baan. Hiermee gaan straks ruim tweeduizend medewerkers aan de slag.

Beduidend minder medewerkers zullen te maken krijgen met de nieuwe software voor het inschrijven van studenten. Slechts tien tot twintig mensen gaan hiermee werken. De andere systemen die worden ingevoerd, zijn voor studenten en onderwijs, onderzoeksresultaten, het personeel en het facility management.

De software voor de Course Evaluation (beoordeling van studenten van de colleges) is nog in ontwikkeling. Ook wordt nog gezocht naar systemen voor het vervaardigen van roosters en het registeren van contracten.
Geduld

Ondanks grote onderlinge verschillen tussen de zes systemen is de invoeringsmethodiek volgens Van Staalduinen overal in principe gelijk. Eerst wordt de geschikte applicatiesoftware gekozen. Daarna wordt gewerkt aan de aanpassing en inrichting van de hardware. Vervolgens moet de applicatie worden afgestemd op de organisatie. Pas dan kan de invoering van de software plaatsvinden. Een belangrijk onderdeel daarbij is een goede opleiding van de medewerkers, zodat ze overweg kunnen met het pakket.

,,Cruciaal bij de invoering is dat er direct een nazorg-organisatie opgetuigd wordt”, zegt Van Staalduinen. ,,Dat is veel werk, maar noodzakelijk. Fouten en problemen moet je direct aanpakken. Schuif je ze vooruit dan worden de problemen alleen maar groter.” Een nadeel is dat de ontwikkeling van een nazorg-organisatie extra voorbereidingstijd kost. ,,Voor sommige mensen is het moeilijk om daarvoor het geduld op te brengen. Die beginnen liever meteen, maar dan ga je problemen naar voren schuiven.”
Management-informatie

Eén van de doelen van invoering van nieuwe informatiserings- en automatiseringssystemen, is het management van de TU te voorzien van de juiste cijfers voor het besturen van de instelling. Dit zijn bijvoorbeeld overzichten van het ziekteverzuim, de resultaten van projecten of de tentamenresultaten van studenten. Die gegevens moeten op centraal en op facultair niveau worden verzameld door speciale rapporteurs.

Volgens Van Staalduinen kan dat niet met de oude systemen. ,,Die software is alleen geschikt voor het afhandelen van transacties, zoals bijvoorbeeld het maken van een rekening of het doen van een betaling. Door de huidige ontwikkelingen in de beschikbare applicatiesoftware kunnen er straks overzichten gemaakt worden van het aantal facturen per maand, voor wie deze zijn en hoe vaak een relatie een factuur heeft gehad. Met deze up-to-date management-informatie hoopt het college van bestuur een betere en doeltreffender besturing van de universiteit mogelijk te maken.”

Ruim een jaar geleden stelde ir. J. van Staalduinen de streefdatum voor invoering van de informatie- en automatiseringssystemen aan de TU op 1 maart 1999. De directeur van de Dienst Technische Ondersteuning is nog steeds vastbesloten om deze datum te halen. ,,Naast alle andere redenen is er ook het millenniumprobleem. Bij de oude systemen lopen we daar nu tegenaan, en met de invoering van de nieuwe software hebben wij dit probleem direct aangepakt.”

Er moeten in totaal negen automatiseringssystemen worden geïmplementeerd. Zes hiervan zijn inmiddels in het stadium van invoering. Het grootste project is het financieel-, logistiek en projectenbeheersysteem, met software van Baan. Hiermee gaan straks ruim tweeduizend medewerkers aan de slag.

Beduidend minder medewerkers zullen te maken krijgen met de nieuwe software voor het inschrijven van studenten. Slechts tien tot twintig mensen gaan hiermee werken. De andere systemen die worden ingevoerd, zijn voor studenten en onderwijs, onderzoeksresultaten, het personeel en het facility management.

De software voor de Course Evaluation (beoordeling van studenten van de colleges) is nog in ontwikkeling. Ook wordt nog gezocht naar systemen voor het vervaardigen van roosters en het registeren van contracten.
Geduld

Ondanks grote onderlinge verschillen tussen de zes systemen is de invoeringsmethodiek volgens Van Staalduinen overal in principe gelijk. Eerst wordt de geschikte applicatiesoftware gekozen. Daarna wordt gewerkt aan de aanpassing en inrichting van de hardware. Vervolgens moet de applicatie worden afgestemd op de organisatie. Pas dan kan de invoering van de software plaatsvinden. Een belangrijk onderdeel daarbij is een goede opleiding van de medewerkers, zodat ze overweg kunnen met het pakket.

,,Cruciaal bij de invoering is dat er direct een nazorg-organisatie opgetuigd wordt”, zegt Van Staalduinen. ,,Dat is veel werk, maar noodzakelijk. Fouten en problemen moet je direct aanpakken. Schuif je ze vooruit dan worden de problemen alleen maar groter.” Een nadeel is dat de ontwikkeling van een nazorg-organisatie extra voorbereidingstijd kost. ,,Voor sommige mensen is het moeilijk om daarvoor het geduld op te brengen. Die beginnen liever meteen, maar dan ga je problemen naar voren schuiven.”
Management-informatie

Eén van de doelen van invoering van nieuwe informatiserings- en automatiseringssystemen, is het management van de TU te voorzien van de juiste cijfers voor het besturen van de instelling. Dit zijn bijvoorbeeld overzichten van het ziekteverzuim, de resultaten van projecten of de tentamenresultaten van studenten. Die gegevens moeten op centraal en op facultair niveau worden verzameld door speciale rapporteurs.

Volgens Van Staalduinen kan dat niet met de oude systemen. ,,Die software is alleen geschikt voor het afhandelen van transacties, zoals bijvoorbeeld het maken van een rekening of het doen van een betaling. Door de huidige ontwikkelingen in de beschikbare applicatiesoftware kunnen er straks overzichten gemaakt worden van het aantal facturen per maand, voor wie deze zijn en hoe vaak een relatie een factuur heeft gehad. Met deze up-to-date management-informatie hoopt het college van bestuur een betere en doeltreffender besturing van de universiteit mogelijk te maken.”