De projectorganisatie die de OOD-reorganisatieplannen moet uitwerken vergadert sinds januari op de zestiende etage van het Elektrogebouw. Delta schoof aan bij enkele bijeenkomsten.
Op ‘De Verdieping’ is niet met geld gesmeten. Geen marmeren vloeren, geen gouden kranen, geen personeel dat gedienstig op je af komt snellen zodra je de lift uitstapt. Goed, er is het fraaie uitzicht, maar verder is sfeer opsnuiven op De Verdieping zoiets als sight seeing in Zoetermeer. Op de lange gang is het opvallend rustig.
Pas als je vergaderingen bijwoont krijg je een idee onder welke tijdsdruk deze projectorganisatie staat. Deadlines zitten de tachtig projectmedewerkers voortdurend op de hielen. Vergaderingen moeten efficiënt verlopen; de bedoeling is nog altijd om de plaatsing voor de zomervakantie rond te krijgen.
Naast het projectteam, de trekkerteams en taskforce teams blijkt de organisatie over nog allerlei andere teams te beschikken. Zonder voortdurende afstemming scheurt dit web uit elkaar. Veel mensen zitten dan ook in verschillende groepen. Het is nauwelijks overdreven om te zeggen dat iedereen de hele dag vergadert. Het resterende werk doen mensen doorgaans in de avonduren en weekends.
In deze fase van de reorganisatie draait het om het gedetailleerd uitwerken van de plannen. Het is een eindeloos gepuzzel met functies, taken, domeinen en (straks) mensen.
Vrijdagochtend 4 februari. De diensthoofden zijn uitgenodigd om te komen praten over de reorganisatie. Hun grootste probleem: de onzekerheid onder hun medewerkers. Die willen nu wel eens helderheid. Het project dat volgend jaar van start gaat, hoeveel ondersteuning is daarvoor beschikbaar? En wordt het nu last in, first out of toch het puntensysteem? Vragen waar een diensthoofd zelf ook het antwoord nog niet op weet.
Binnenkort start de discussie met de bonden over last in, first out en het puntensysteem, zegt Paul Rullmann, voorzitter van de projectgroep OOD. “Iedereen die nu al meent te weten: het wordt het puntensysteem, kletst uit zijn nek.”
“Hoe zorg ik dat mijn mensen met plezier naar hun werk blijven gaan?” vraagt een diensthoofd zich af. “Sommigen zien in de reorganisatie een uitdaging, maar anderen zakken weg in apathie of zetten hun hakken in het zand.”
De 55-plussers hebben het wel gezien bij de TU Delft, constateren enkele diensthoofden. “Niet bij mij. Ik heb een medewerker van 62 die dolgraag wil blijven werken”, reageert een ander. Er gaat een golfje van bewondering voor zoveel werklust door de zaal. “Mijn oudere werknemers blijven gemotiveerd en loyaal”, zegt het diensthoofd. “Maar ze vrezen wel het uur U.”
Ondersteuners kunnen straks aangeven te willen praten over hun vertrek, legt Rullmann uit, maar dan onder voorwaarden die voor iedereen gelijk zijn en zonder garantie dat hun wens kan worden gehonoreerd. “Als alle oudere ondersteuners vertrekken, hebben we een groot probleem.”
Over hun eigen toekomst zijn de diensthoofden ietwat onzeker. Straks zijn ze misschien ‘slechts’ facultaire coördinatoren: dat betekent minder verantwoordelijkheden en een lager salaris. Geen goed idee, vindt TNW-decaan Karel Luyben. “Decanen hebben behoefte aan volwaardige sparring partners binnen de faculteit.” De week daarop zullen college van bestuur en decanen beslissen dat de functies van de nieuwe facultaire coördinatoren qua zwaarte vergelijkbaar zullen zijn met die van de huidige diensthoofden.
Zelfs in de koffiepauze is er geen tijd voor koetjes en kalfjes. In kleine groepjes moeten de diensthoofden hun OOD-ervaringen uitwisselen, om daarna de conclusies te rapporteren aan de grote groep. Eén van die conclusies luidt: de cultuurverandering op de TU Delft komt nauwelijks van de grond.
Piepen en kraken
Op woensdagochtend 9 februari heeft extern adviseur Max Merkx een met-de-benen-op-tafel-gesprek met de OOD-commissie van de ondernemingsraad. Terwijl iedereen zijn benen keurig onder tafel houdt, legt de organisatiedeskundige uit hoe hij de faculteiten helpt zich voor te bereiden op de ondersteuning nieuwe stijl. Voor deze ‘ombouw’ kunnen faculteiten vanaf 10 februari een handboek raadplegen. “Dat handboek is nog niet af, het is een werk in uitvoering.”
Daarnaast houdt Merkx de verrichtingen van de trekkerteams nauwgezet in de gaten. Elke twee weken moet er immers weer door alle teams een nieuw ‘product’ worden opgeleverd. Merkx somt op: “Het beschrijven van processen, het in kaart brengen van functies, het indelen van ondersteuners bij één van de domeinen…” Ondanks of dankzij een zeer strakke planning zijn de deadlines tot nu toe gehaald. “Al zal het jullie opgevallen zijn dat het hier en daar wel piept en kraakt.”
“Mensen willen weten in welk domein ze straks worden ingedeeld”, zegt commissievoorzitter Sjoerd Dijkstra. “Niemand wil terechtkomen in de hoek waar de zwaarste klappen vallen: het domein ict.”
“We moeten duidelijk maken dat domeinindeling niet een soort voorsorteren is”, concludeert Merkx. Dijkstra: “Mensen zijn nu eenmaal bang hun baan te verliezen. En sommige ondersteuners dreigen tussen wal en schip te vallen. Neem een medewerker die op een faculteit een schaduwboekhouding bijhield, maar waarvan de trekker finance and control straks zegt: ik heb niks met die man te maken. Zo iemand komt in een lastige positie terecht.”
Een enkele trekker wil de or-commissie nauwelijks inzage geven in de procesbeschrijvingen, vertelt Dijkstra. Merkx zegt dat wel enigszins te kunnen begrijpen: een deel van de procesbeschrijvingen (‘echt monnikenwerk’) is nog niet in orde, en trekkers willen voorkomen dat allerlei details in de hele organisatie gaan rondzingen. “De or moet die procesbeschrijvingen kunnen inzien”, zegt or-lid Loek Bakker nadrukkelijk. “Een trekker die gaat zitten bepalen wat goed is voor de or, daar hebben we niks aan. We moeten kunnen meedenken en tijdig alarm slaan als het nodig is.” Merkx kan dat billijken, maar: “Sommige trekkers moeten nog wennen aan de openheid. Die vinden dat eng. Je bent ook kwetsbaar: het is een ingewikkelde materie.”
“Wordt straks duidelijk welke taken worden afgestoten, en hoe dat mogelijk is zonder kwaliteitsverlies?” wil Dijkstra weten. Merkx doet een ingewikkeld stappenplan uit de doeken. Ruw samengevat komt het neer op: welke ondersteuning willen we precies bieden, hoeveel mensen hebben we daarvoor nodig, aan welke eisen moeten die mensen voldoen, welke van de huidige ondersteuners voldoen aan die eisen en hoe pakken we het plaatsingsproces verder aan? Merkx: “Nadat de trekkers een voorlopig organogram van hun functiegebied hebben gemaakt, bekijken ze per organogramblokje hoe de taken in functies zijn gegroepeerd, en hoeveel ondersteuners per functie nodig zijn. Vervolgens wordt gekeken naar vereiste niveaus en competenties. Dat hele verhaal moet rond half april klaar zijn, zodat we het in mei kunnen matchen met wat we aan medewerkers in huis hebben.”
Flexibel puntensysteem
Woensdagochtend 23 februari. De taskforce Personeel vergadert. Er ligt een belangrijk nieuw stuk op tafel: een notitie van de taskforce over het plaatsingsproces. Feitelijk gaat het om een uitgewerkt en door het college van bestuur goedgekeurd voorstel aan de bonden voor een (flexibel) puntensysteem. Het stuk bevat ook voorstellen over het omgaan met nieuwe functies. “Last in, first out geldt niet voor nieuwe functies”, licht taskforce-voorzitter Wendy Sutherland toe. “Het nieuwe voorstel reikt ook daarom een instrumentarium aan om het plaatsingsproces zo objectief mogelijk te laten verlopen.” Of de bonden voor die argumentatie gevoelig zullen zijn, moet de komende weken blijken. Het stuk heeft voorlopig de status ‘vertrouwelijk’.
“Het zou handig zijn als or en ‘vlo’ gezamenlijk over dit onderwerp zouden vergaderen”, oppert iemand. Vlo staat voor: de vakbonden in het lokaal overleg.
Op de bijeenkomst van diensthoofden van 4 februari zei iemand dat veel ondersteuners de nieuwsbrieven over de reorganisatie niet begrijpen. Ook binnen de taskforce Personeel wordt gepraat over het toegankelijk presenteren van complexe informatie. Wanneer gaat de behoefte aan helderheid ten koste van precisie? “Door anderen herschreven teksten bevatten soms feitelijke onjuistheden”, vertelt Sutherland. “Dat is vervelend, want de juiste formulering kiezen luistert heel nauw en verkeerde interpretaties kunnen een eigen leven gaan leiden.” Bij de bespreking van een brief aan alle ondersteuners door de taskforce komen er van alle kanten suggesties voor stilistische of inhoudelijke verbeteringen.
Volgend agendapunt: ondersteuners kunnen binnenkort online informatie aanleveren over hun opleiding, hun werkervaring, hun expertise en . als de bonden daarmee akkoord gaan – hun competenties. De voordelen: geen papierwerk, meer betrokkenheid bij de ondersteuners zelf en een schat aan actuele gegevens die je ook voor later gebruik in een database kunt opslaan. Rond 8 maart moet deze voorziening beschikbaar zijn.
Er moet dringend met de trekkers een vergadering over de domeinindeling worden belegd, vindt de taskforce. Sommige trekkers lijken het aantal ondersteuners in hun domein het liefst zo laag mogelijk te willen houden. Het is dus zaak om de grenzen tussen de domeinen zo helder mogelijk vast te leggen.
Volgende week: De trekkers aan het woord
Voorlichtingsbijeenkomst voor personeel van de Universiteitsdienst, in de aula. “Sommigen zien in de reorganisatie een uitdaging, maar anderen zakken weg in apathie of zetten hun hakken in het zand.”
De taskforce ICT vergadert en vergadert, onder leiding van Wendy Sutherland. (Foto’s: Sam Rentmeester/FMAX)
Op De Verdieping is het een eindeloos gepuzzel met functies, taken, domeinen en (straks) mensen. (Fotomontage: Sam Rentmeester/FMAX)
Op ‘De Verdieping’ is niet met geld gesmeten. Geen marmeren vloeren, geen gouden kranen, geen personeel dat gedienstig op je af komt snellen zodra je de lift uitstapt. Goed, er is het fraaie uitzicht, maar verder is sfeer opsnuiven op De Verdieping zoiets als sight seeing in Zoetermeer. Op de lange gang is het opvallend rustig.
Pas als je vergaderingen bijwoont krijg je een idee onder welke tijdsdruk deze projectorganisatie staat. Deadlines zitten de tachtig projectmedewerkers voortdurend op de hielen. Vergaderingen moeten efficiënt verlopen; de bedoeling is nog altijd om de plaatsing voor de zomervakantie rond te krijgen.
Naast het projectteam, de trekkerteams en taskforce teams blijkt de organisatie over nog allerlei andere teams te beschikken. Zonder voortdurende afstemming scheurt dit web uit elkaar. Veel mensen zitten dan ook in verschillende groepen. Het is nauwelijks overdreven om te zeggen dat iedereen de hele dag vergadert. Het resterende werk doen mensen doorgaans in de avonduren en weekends.
In deze fase van de reorganisatie draait het om het gedetailleerd uitwerken van de plannen. Het is een eindeloos gepuzzel met functies, taken, domeinen en (straks) mensen.
Vrijdagochtend 4 februari. De diensthoofden zijn uitgenodigd om te komen praten over de reorganisatie. Hun grootste probleem: de onzekerheid onder hun medewerkers. Die willen nu wel eens helderheid. Het project dat volgend jaar van start gaat, hoeveel ondersteuning is daarvoor beschikbaar? En wordt het nu last in, first out of toch het puntensysteem? Vragen waar een diensthoofd zelf ook het antwoord nog niet op weet.
Binnenkort start de discussie met de bonden over last in, first out en het puntensysteem, zegt Paul Rullmann, voorzitter van de projectgroep OOD. “Iedereen die nu al meent te weten: het wordt het puntensysteem, kletst uit zijn nek.”
“Hoe zorg ik dat mijn mensen met plezier naar hun werk blijven gaan?” vraagt een diensthoofd zich af. “Sommigen zien in de reorganisatie een uitdaging, maar anderen zakken weg in apathie of zetten hun hakken in het zand.”
De 55-plussers hebben het wel gezien bij de TU Delft, constateren enkele diensthoofden. “Niet bij mij. Ik heb een medewerker van 62 die dolgraag wil blijven werken”, reageert een ander. Er gaat een golfje van bewondering voor zoveel werklust door de zaal. “Mijn oudere werknemers blijven gemotiveerd en loyaal”, zegt het diensthoofd. “Maar ze vrezen wel het uur U.”
Ondersteuners kunnen straks aangeven te willen praten over hun vertrek, legt Rullmann uit, maar dan onder voorwaarden die voor iedereen gelijk zijn en zonder garantie dat hun wens kan worden gehonoreerd. “Als alle oudere ondersteuners vertrekken, hebben we een groot probleem.”
Over hun eigen toekomst zijn de diensthoofden ietwat onzeker. Straks zijn ze misschien ‘slechts’ facultaire coördinatoren: dat betekent minder verantwoordelijkheden en een lager salaris. Geen goed idee, vindt TNW-decaan Karel Luyben. “Decanen hebben behoefte aan volwaardige sparring partners binnen de faculteit.” De week daarop zullen college van bestuur en decanen beslissen dat de functies van de nieuwe facultaire coördinatoren qua zwaarte vergelijkbaar zullen zijn met die van de huidige diensthoofden.
Zelfs in de koffiepauze is er geen tijd voor koetjes en kalfjes. In kleine groepjes moeten de diensthoofden hun OOD-ervaringen uitwisselen, om daarna de conclusies te rapporteren aan de grote groep. Eén van die conclusies luidt: de cultuurverandering op de TU Delft komt nauwelijks van de grond.
Piepen en kraken
Op woensdagochtend 9 februari heeft extern adviseur Max Merkx een met-de-benen-op-tafel-gesprek met de OOD-commissie van de ondernemingsraad. Terwijl iedereen zijn benen keurig onder tafel houdt, legt de organisatiedeskundige uit hoe hij de faculteiten helpt zich voor te bereiden op de ondersteuning nieuwe stijl. Voor deze ‘ombouw’ kunnen faculteiten vanaf 10 februari een handboek raadplegen. “Dat handboek is nog niet af, het is een werk in uitvoering.”
Daarnaast houdt Merkx de verrichtingen van de trekkerteams nauwgezet in de gaten. Elke twee weken moet er immers weer door alle teams een nieuw ‘product’ worden opgeleverd. Merkx somt op: “Het beschrijven van processen, het in kaart brengen van functies, het indelen van ondersteuners bij één van de domeinen…” Ondanks of dankzij een zeer strakke planning zijn de deadlines tot nu toe gehaald. “Al zal het jullie opgevallen zijn dat het hier en daar wel piept en kraakt.”
“Mensen willen weten in welk domein ze straks worden ingedeeld”, zegt commissievoorzitter Sjoerd Dijkstra. “Niemand wil terechtkomen in de hoek waar de zwaarste klappen vallen: het domein ict.”
“We moeten duidelijk maken dat domeinindeling niet een soort voorsorteren is”, concludeert Merkx. Dijkstra: “Mensen zijn nu eenmaal bang hun baan te verliezen. En sommige ondersteuners dreigen tussen wal en schip te vallen. Neem een medewerker die op een faculteit een schaduwboekhouding bijhield, maar waarvan de trekker finance and control straks zegt: ik heb niks met die man te maken. Zo iemand komt in een lastige positie terecht.”
Een enkele trekker wil de or-commissie nauwelijks inzage geven in de procesbeschrijvingen, vertelt Dijkstra. Merkx zegt dat wel enigszins te kunnen begrijpen: een deel van de procesbeschrijvingen (‘echt monnikenwerk’) is nog niet in orde, en trekkers willen voorkomen dat allerlei details in de hele organisatie gaan rondzingen. “De or moet die procesbeschrijvingen kunnen inzien”, zegt or-lid Loek Bakker nadrukkelijk. “Een trekker die gaat zitten bepalen wat goed is voor de or, daar hebben we niks aan. We moeten kunnen meedenken en tijdig alarm slaan als het nodig is.” Merkx kan dat billijken, maar: “Sommige trekkers moeten nog wennen aan de openheid. Die vinden dat eng. Je bent ook kwetsbaar: het is een ingewikkelde materie.”
“Wordt straks duidelijk welke taken worden afgestoten, en hoe dat mogelijk is zonder kwaliteitsverlies?” wil Dijkstra weten. Merkx doet een ingewikkeld stappenplan uit de doeken. Ruw samengevat komt het neer op: welke ondersteuning willen we precies bieden, hoeveel mensen hebben we daarvoor nodig, aan welke eisen moeten die mensen voldoen, welke van de huidige ondersteuners voldoen aan die eisen en hoe pakken we het plaatsingsproces verder aan? Merkx: “Nadat de trekkers een voorlopig organogram van hun functiegebied hebben gemaakt, bekijken ze per organogramblokje hoe de taken in functies zijn gegroepeerd, en hoeveel ondersteuners per functie nodig zijn. Vervolgens wordt gekeken naar vereiste niveaus en competenties. Dat hele verhaal moet rond half april klaar zijn, zodat we het in mei kunnen matchen met wat we aan medewerkers in huis hebben.”
Flexibel puntensysteem
Woensdagochtend 23 februari. De taskforce Personeel vergadert. Er ligt een belangrijk nieuw stuk op tafel: een notitie van de taskforce over het plaatsingsproces. Feitelijk gaat het om een uitgewerkt en door het college van bestuur goedgekeurd voorstel aan de bonden voor een (flexibel) puntensysteem. Het stuk bevat ook voorstellen over het omgaan met nieuwe functies. “Last in, first out geldt niet voor nieuwe functies”, licht taskforce-voorzitter Wendy Sutherland toe. “Het nieuwe voorstel reikt ook daarom een instrumentarium aan om het plaatsingsproces zo objectief mogelijk te laten verlopen.” Of de bonden voor die argumentatie gevoelig zullen zijn, moet de komende weken blijken. Het stuk heeft voorlopig de status ‘vertrouwelijk’.
“Het zou handig zijn als or en ‘vlo’ gezamenlijk over dit onderwerp zouden vergaderen”, oppert iemand. Vlo staat voor: de vakbonden in het lokaal overleg.
Op de bijeenkomst van diensthoofden van 4 februari zei iemand dat veel ondersteuners de nieuwsbrieven over de reorganisatie niet begrijpen. Ook binnen de taskforce Personeel wordt gepraat over het toegankelijk presenteren van complexe informatie. Wanneer gaat de behoefte aan helderheid ten koste van precisie? “Door anderen herschreven teksten bevatten soms feitelijke onjuistheden”, vertelt Sutherland. “Dat is vervelend, want de juiste formulering kiezen luistert heel nauw en verkeerde interpretaties kunnen een eigen leven gaan leiden.” Bij de bespreking van een brief aan alle ondersteuners door de taskforce komen er van alle kanten suggesties voor stilistische of inhoudelijke verbeteringen.
Volgend agendapunt: ondersteuners kunnen binnenkort online informatie aanleveren over hun opleiding, hun werkervaring, hun expertise en . als de bonden daarmee akkoord gaan – hun competenties. De voordelen: geen papierwerk, meer betrokkenheid bij de ondersteuners zelf en een schat aan actuele gegevens die je ook voor later gebruik in een database kunt opslaan. Rond 8 maart moet deze voorziening beschikbaar zijn.
Er moet dringend met de trekkers een vergadering over de domeinindeling worden belegd, vindt de taskforce. Sommige trekkers lijken het aantal ondersteuners in hun domein het liefst zo laag mogelijk te willen houden. Het is dus zaak om de grenzen tussen de domeinen zo helder mogelijk vast te leggen.
Volgende week: De trekkers aan het woord
Voorlichtingsbijeenkomst voor personeel van de Universiteitsdienst, in de aula. “Sommigen zien in de reorganisatie een uitdaging, maar anderen zakken weg in apathie of zetten hun hakken in het zand.”
De taskforce ICT vergadert en vergadert, onder leiding van Wendy Sutherland. (Foto’s: Sam Rentmeester/FMAX)
Op De Verdieping is het een eindeloos gepuzzel met functies, taken, domeinen en (straks) mensen. (Fotomontage: Sam Rentmeester/FMAX)
Comments are closed.