De universiteit gaat gegevens over personeelsleden in een centrale computer opslaan, met de bedoeling efficiënter en met meer inzicht personeelsbeleid te voeren.
Op 29 maart heeft de universiteitsraad haar fiat aan de invoering van het nieuwe personeels informatiesysteem gegeven.
Bij personeelsinkrimping kunnen bestuurders in de toekomst makkelijker bekijken of de afslanking op grond van natuurlijk verloop te verwezenlijken is. Door de leeftijdsopbouw van hun werknemers op te vragen uit het nieuwe informatiesysteem kunnen bestuurders snel zien op welke termijn welke mensen pensioneren. Aangezien in het systeem ook de gegevens over de vooropleiding van het personeel geregistreerd zullen worden, heeft men zo meer inzicht in mogelijkheden om met personeel te schuiven.
Secretaris van de stuurgroep Personeels Informatiesysteem J.W. Timmer legt uit dat het nieuwe systeem ook in het dagelijks gebruik veel praktischer is dan het oude. ,,Tot nu toe werden elke maand gegevensbestanden van de centrale salarisadministratie per flop naar de faculteit gestuurd, die de bestanden in hun PIA (Personeels Informatiesysteem voor de Afdelingen, red.) opsloegen. De decentrale eenheden liepen dus continue achter in hun informatie. Eventuele benodigde wijzigingen, bijvoorbeeld een promotie in salarisschaal, werden per formulier gemeld aan de centrale administratie.”
Met het nieuwe informatiesysteem, p/view genaamd, worden alle gegevens decentraal in het computersysteem ingevoerd, inclusief salariswijzigingen. Stuurgroeplid ir. H. van Iperen: ,,Het nieuwe systeem slaat de oude informatie ook op. Daardoor houdt het de historie bij. Dat maakt het weer mogelijk voorspellingen te doen. Voorheen kon dat niet.”
Privé-gegevens
Niet alle gegevens zijn voor iedereen beschikbaar. De decentrale eenheden kunnen alleen over bestanden van hun eigen eenheid beschikken. En ook slechts wanneer zij daartoe ge-autoriseerd zijn. ,,Privé-gegevens zoals beoordelingen komen niet eens in het systeem te staan”, verzekert Van Iperen. ,,Alleen het procedurele deel van het proces, dus wie heeft wanneer recht op een functioneringsgesprek, wordt opgenomen, niet de inhoud van dat gesprek.”
Op centraal niveau kunnen functionarissen wel over gegevens van alle eenheden beschikken. Zo krijgt de salarisadministratie de beschikking over alle salarisgegevens en kan men centraal ook het ziekteverzuim bijhouden. Personeelsfunctionarissen kunnen ook zien welke functies op termijn vrijkomen, dus welke mogelijkheden tot job rotation er zijn voor personeelsleden die daarom vragen.
De papieren dossiers die er nu liggen, zijn lang niet volledig genoeg, denkt Timmer. Hij acht het waarschijnlijk dat extra informatie, bijvoorbeeld over vooropleiding van het personeel, met behulp van enquêtes verkregen zal moeten worden.
Het nieuwe systeem wordt ingepast in de kantoorautomatisering die nu plaatsvindt. Deze zomer zullen Technische Wiskunde en Informatica, Civiele Techniek, Wijsbegeerte en Technische Maatschappijwetenschappen, en het Interfacultaire Reactor Instituut ermee proefdraaien. In september is de gehele TU aan de beurt. (J.O.)
De universiteit gaat gegevens over personeelsleden in een centrale computer opslaan, met de bedoeling efficiënter en met meer inzicht personeelsbeleid te voeren. Op 29 maart heeft de universiteitsraad haar fiat aan de invoering van het nieuwe personeels informatiesysteem gegeven.
Bij personeelsinkrimping kunnen bestuurders in de toekomst makkelijker bekijken of de afslanking op grond van natuurlijk verloop te verwezenlijken is. Door de leeftijdsopbouw van hun werknemers op te vragen uit het nieuwe informatiesysteem kunnen bestuurders snel zien op welke termijn welke mensen pensioneren. Aangezien in het systeem ook de gegevens over de vooropleiding van het personeel geregistreerd zullen worden, heeft men zo meer inzicht in mogelijkheden om met personeel te schuiven.
Secretaris van de stuurgroep Personeels Informatiesysteem J.W. Timmer legt uit dat het nieuwe systeem ook in het dagelijks gebruik veel praktischer is dan het oude. ,,Tot nu toe werden elke maand gegevensbestanden van de centrale salarisadministratie per flop naar de faculteit gestuurd, die de bestanden in hun PIA (Personeels Informatiesysteem voor de Afdelingen, red.) opsloegen. De decentrale eenheden liepen dus continue achter in hun informatie. Eventuele benodigde wijzigingen, bijvoorbeeld een promotie in salarisschaal, werden per formulier gemeld aan de centrale administratie.”
Met het nieuwe informatiesysteem, p/view genaamd, worden alle gegevens decentraal in het computersysteem ingevoerd, inclusief salariswijzigingen. Stuurgroeplid ir. H. van Iperen: ,,Het nieuwe systeem slaat de oude informatie ook op. Daardoor houdt het de historie bij. Dat maakt het weer mogelijk voorspellingen te doen. Voorheen kon dat niet.”
Privé-gegevens
Niet alle gegevens zijn voor iedereen beschikbaar. De decentrale eenheden kunnen alleen over bestanden van hun eigen eenheid beschikken. En ook slechts wanneer zij daartoe ge-autoriseerd zijn. ,,Privé-gegevens zoals beoordelingen komen niet eens in het systeem te staan”, verzekert Van Iperen. ,,Alleen het procedurele deel van het proces, dus wie heeft wanneer recht op een functioneringsgesprek, wordt opgenomen, niet de inhoud van dat gesprek.”
Op centraal niveau kunnen functionarissen wel over gegevens van alle eenheden beschikken. Zo krijgt de salarisadministratie de beschikking over alle salarisgegevens en kan men centraal ook het ziekteverzuim bijhouden. Personeelsfunctionarissen kunnen ook zien welke functies op termijn vrijkomen, dus welke mogelijkheden tot job rotation er zijn voor personeelsleden die daarom vragen.
De papieren dossiers die er nu liggen, zijn lang niet volledig genoeg, denkt Timmer. Hij acht het waarschijnlijk dat extra informatie, bijvoorbeeld over vooropleiding van het personeel, met behulp van enquêtes verkregen zal moeten worden.
Het nieuwe systeem wordt ingepast in de kantoorautomatisering die nu plaatsvindt. Deze zomer zullen Technische Wiskunde en Informatica, Civiele Techniek, Wijsbegeerte en Technische Maatschappijwetenschappen, en het Interfacultaire Reactor Instituut ermee proefdraaien. In september is de gehele TU aan de beurt. (J.O.)
Comments are closed.