‘Uniforme manier van tijdschrijven is noodzaak’

Het college van bestuur wil dat alle medewerkers die tijdschrijven . op dit moment zo’n 35 procent . in de toekomst van één softwarepakket gebruik gaan maken. Een pilot moet begin 2006 duidelijk maken welk van twee geteste softwarepakketten daarvoor het meest geschikt is. Enkele tientallen medewerkers van onderzoeksinstituut OTB, de faculteit CiTG en het domein ict-ondersteuning werken daarom sinds kort met de softwarepakketten ‘Tim Enterprise’ en ‘Xelion’. Als één van de pakketten als beste uit de bus komt, zal dat in 2006 worden geïnstalleerd bij alle tijdschrijvende medewerkers.

Jelle Jager, manager van het innovatielab (faculteit 3mE) is projectleider van de pilot. Jager: “Bij projecten die worden gefinancierd uit de tweede en de derde geldstroom moet het tijdschrijven op een consistente manier gebeuren. Gebeurt dat niet, dan kan bijvoorbeeld de accountant weigeren een verklaring af te geven dat alles volgens de regels verlopen is. In het uiterste geval kun je als onderzoeker je geld mislopen. Het op verschillende manieren tijdschrijven heeft een paar keer bijna tot grote problemen geleid.”

“Het is niet zo dat met deze software medewerkers tot in de minuut moeten verantwoorden waarmee ze bezig zijn geweest”, benadrukt Jager. “Dan zou het gaan om een gebrek aan vertrouwen tussen de leidinggevende en de werknemer.” De softwarepakketten zijn volgens Jager allebei gebruikersvriendelijk. “Je bent niet meer tijd kwijt aan het tijdschrijven dan strikt noodzakelijk.”

Jager weet dat tijdschrijven op de TU Delft al jaren een gevoelig onderwerp is: vorig jaar zat hij in een werkgroep die de pro’s en contra’s van een voor iedereen geldende verplichting om tijd te schrijven onderzocht. “Het bleek niet mogelijk om consensus over dit onderwerp te bereiken, ook de decanen in de werkgroep waren verdeeld. Voor een deel heeft dat met cultuur te maken: veel onderzoekers bij CiTG komen uit het bedrijfsleven, waar tijdschrijven doodgewoon is. Maar dat wil niet zeggen dat de argumenten van de mensen die zeggen dat het onzin is om iedereen te laten tijdschrijven niet valide kunnen zijn. Decaan Karel Luyben van Technische Natuurwetenschappen betoogt bijvoorbeeld dat je de belangrijke managementinformatie die je met tijdschrijven zou kunnen achterhalen ook wel op een andere manier boven water kunt krijgen.”

Mocht toch gekozen worden voor ‘tijdschrijven voor iedereen’, dan zal dat zeker niet in de nabije toekomst gebeuren. Jager: “Het zou al een enorme prestatie zijn als we er halverwege 2006 in geslaagd zijn om alle tijdschrijvende medewerkers hetzelfde softwarepakket te laten gebruiken. En vervolgens heb je wel een jaar nodig om te kijken hoe dat bevalt.”

Het college van bestuur wil dat alle medewerkers die tijdschrijven . op dit moment zo’n 35 procent . in de toekomst van één softwarepakket gebruik gaan maken. Een pilot moet begin 2006 duidelijk maken welk van twee geteste softwarepakketten daarvoor het meest geschikt is. Enkele tientallen medewerkers van onderzoeksinstituut OTB, de faculteit CiTG en het domein ict-ondersteuning werken daarom sinds kort met de softwarepakketten ‘Tim Enterprise’ en ‘Xelion’. Als één van de pakketten als beste uit de bus komt, zal dat in 2006 worden geïnstalleerd bij alle tijdschrijvende medewerkers.

Jelle Jager, manager van het innovatielab (faculteit 3mE) is projectleider van de pilot. Jager: “Bij projecten die worden gefinancierd uit de tweede en de derde geldstroom moet het tijdschrijven op een consistente manier gebeuren. Gebeurt dat niet, dan kan bijvoorbeeld de accountant weigeren een verklaring af te geven dat alles volgens de regels verlopen is. In het uiterste geval kun je als onderzoeker je geld mislopen. Het op verschillende manieren tijdschrijven heeft een paar keer bijna tot grote problemen geleid.”

“Het is niet zo dat met deze software medewerkers tot in de minuut moeten verantwoorden waarmee ze bezig zijn geweest”, benadrukt Jager. “Dan zou het gaan om een gebrek aan vertrouwen tussen de leidinggevende en de werknemer.” De softwarepakketten zijn volgens Jager allebei gebruikersvriendelijk. “Je bent niet meer tijd kwijt aan het tijdschrijven dan strikt noodzakelijk.”

Jager weet dat tijdschrijven op de TU Delft al jaren een gevoelig onderwerp is: vorig jaar zat hij in een werkgroep die de pro’s en contra’s van een voor iedereen geldende verplichting om tijd te schrijven onderzocht. “Het bleek niet mogelijk om consensus over dit onderwerp te bereiken, ook de decanen in de werkgroep waren verdeeld. Voor een deel heeft dat met cultuur te maken: veel onderzoekers bij CiTG komen uit het bedrijfsleven, waar tijdschrijven doodgewoon is. Maar dat wil niet zeggen dat de argumenten van de mensen die zeggen dat het onzin is om iedereen te laten tijdschrijven niet valide kunnen zijn. Decaan Karel Luyben van Technische Natuurwetenschappen betoogt bijvoorbeeld dat je de belangrijke managementinformatie die je met tijdschrijven zou kunnen achterhalen ook wel op een andere manier boven water kunt krijgen.”

Mocht toch gekozen worden voor ‘tijdschrijven voor iedereen’, dan zal dat zeker niet in de nabije toekomst gebeuren. Jager: “Het zou al een enorme prestatie zijn als we er halverwege 2006 in geslaagd zijn om alle tijdschrijvende medewerkers hetzelfde softwarepakket te laten gebruiken. En vervolgens heb je wel een jaar nodig om te kijken hoe dat bevalt.”