Tijdschrijven is geen prikkloksysteem

S.A.G. Peerdeman. Nu gaan drie faculteiten en de Centrale Electronische Dienst (CED) er in de praktijk mee aan de slag. Het tijdschrijven is het meest in het oog springende – en meest omstreden – onderdeel van het project.

Het is de bedoeling om op termijn alle bedrijfsgegevens die binnen de TU van belang zijn in één informatiesysteem te vangen. Zo kunnen de effectiviteit en de efficiëntie van de diverse activiteiten binnen de TU worden opgevoerd. TB deed de eerste proeven onder het ondersteunend personeel; onderzoekers hebben met de nieuwe gang van zaken nog geen kennis gemaakt.

Uiteindelijk moet het systeem financiële zaken, de studentenadministratie, de personeelsgegevens en het projectmanagement structureren.

De pilot bij TB had voornamelijk een praktisch doel: bekeken werd of het informatiesysteem uit de bestaande software-pakketten kon worden samengesteld. Dat lukte, met behulp van wat ‘zelfbouw software‘. Daarmee werd een aantal problemen omzeild die ontstonden door een gebrek aan programmeermogelijkheden.

De faculteiten Mijnbouw, Geodesie en TB zelf werken vanaf deze week met de ‘nul-release’ van het pakket, net als de CED. Voor het eerst maken ook wetenschappers kennis met het systeem. De software die er nu ligt, kan nog niet alles registreren. Alleen de onderdelen personeel, tijdsregistratie en -planning en projectmanagement zijn in gebruik. Uit dit laatste onderdeel vloeit het tijdschrijven voort.

Secretaris-beheerder bij Mijnbouw, ir. T. Cartier van Dissel: ,,De twee vakgroepen van onze faculteit schreven al langer hun tijd op, bijvoorbeeld voor derde-geldstroomonderzoek. Nu draait ook het bureau van de faculteit mee. De mensen ervaren het niet als een prikkloksysteem. Het doel erachter is, dat het personeel zelf inzicht krijgt hoe het de werktijd besteedt. De leidinggevenden evalueren dit samen met de medewerkers.”

,,Het bureau van de faculteit heeft veel standaardwerk, maar ook veel extra dingen die niet te voorzien zijn. Een voorbeeld hiervan is het begeleiden van de visitatie van onze faculteit. Als je tijdschrijft weet je wat zo’n operatie de faculteit werkelijk kost”, aldus Cartier van Dissel.

Project

Dat laatste is precies de bedoeling van tijdschrijven, aldus Peerdeman. ,,Omdat medewerkers van een vakgroep of een dienst vaak met verschillende zaken tegelijk bezig zijn, is niet altijd duidelijk wat een project werkelijk aan uren kost. In het gepresenteerde systeem kunnen eenvoudig projecten gedefinieerd worden. Aan het project worden medewerkers gekoppeld en zij houden de tijd bij die ze eraan besteden. Bij een project kun je aan derde-geldstroomonderzoek denken, maar ook aan onderwijs,” zegt Peerdeman. ,,Niemand weet namelijk precies wat onderwijs de TU kost.”

De reacties vallen volgens Peerdeman in drie groepen uiteen: ,,Eén groep vindt tijdschrijven sowieso onzin. Zij verwarren academische vrijheid met academische vrijblijvendheid. Een andere groep wil het tijdschrijven integraal invoeren, omdatje nu eenmaal moet weten waar de tijd van je medewerkers blijft. De laatste groep ten slotte wil alleen op onderdelen schrijven, namelijk als het meerwaarde oplevert wanneer je weet hoeveel tijd er aan een bepaald project wordt besteed.”

Peerdeman ziet twee soorten personele gevolgen van het informatiesysteem, persoonlijke en organisatorische. ,,Binnen de beheerseenheden moet een uitgebreide technische infrastructuur aangelegd worden om het systeem overal te laten draaien. En het systeem vraagt natuurlijk wel wat computervaardigheid van de medwerkers. Maar met scholing is daar veel aan te doen. Organisatorisch gezien zullen andere aspecten van het werk naar voren komen, zoals het maken en corrigeren van planningen, het controleren en sturen van begrotingen en natuurlijk het tijdschrijven zelf.”

De medezeggenschapscommissie (mc) van het Bureau van de universiteit meldt in haar bulletin van 26 februari dat er problemen zijn met de gekozen software. De commissie wil echter het rapport van de pilot afwachten voor ze verder commentaar geeft.

Peerdeman weet nergens van: ,,We zijn afgeweken van het standaard TU-model van rapporten maken, afwegen, inventariseren, invoeren. Wij zijn gewoon aan de slag gegaan. We praten dan over een ongoing proces waarin continu problemen worden opgelost. Maar ik ken geen concreet technisch probleem waar de mc op zou doelen.”