Education

Reorganisatie snijdt diep in ict-ondersteuning

Gedwongen ontslagen bij de reorganisatie van de ondersteunende diensten lijken onvermijdelijk. Hans van Schagen (Abvakabo) vindt het moeilijk te geloven dat de reorganisatie van de ondersteunende diensten geen bezuinigingsoperatie is.

Maar dat medewerkers deze week middels een digitale nieuwsbrief op de hoogte zijn gebracht van de laatste stand van zaken vindt hij een uitstekende zaak.

Niet dat Van Schagen de illusie heeft dat de reorganisatie leeft onder het personeel. “De mensen zijn reorganisatiemoe”, luidt zijn diagnose. “Men laat het gelaten over zich heenkomen. Heel onverstandig, want het gaat om een ingrijpende operatie.”

Het college van bestuur wil de komende jaren 450 fte bij de ondersteunende diensten schrappen. Dat komt neer op zo’n zeshonderd banen. Met het geld dat vrijkomt, wil het college onderwijs en onderzoek versterken. Hoe dat laatste het beste kan gebeuren, is iets waar cvb en decanen zich nog eens op gaan beraden. Maar in 2007 moet de getalsmatige verhouding tussen het wetenschappelijk personeel en het ondersteunend personeel 1,4:1 zijn, in plaats van het huidige 1:1.

‘Functieteams’ zijn daarom deze maand begonnen slimmere organisatievormen voor de ondersteuning te ontwerpen, na een uitgebreide inventarisatie van de dienstverlening. Met minder mensen dezelfde kwaliteit leveren, is het streven. Bijvoorbeeld door vergelijkbare diensten onder één organisatieonderdeel onder te brengen. Ook uitbesteding behoort tot de mogelijkheden.

Het schetsen van een nieuwe organisatie gebeurt binnen strakke marges. In de nieuwsbrief is per functieonderdeel aangegeven met welk percentage het aantal fte’s moet worden teruggebracht. Bij ict gaat het om een vermindering van 40 tot 45 procent. Vastgoed, facilitaire dienst en P&O moeten 30 tot 35 procent van de fte’s inleveren. De bibliotheek, marketing en communicatie, bestuurlijke ondersteuning, studentenfaciliteiten, secretariaten en elektronische en mechanische ondersteuning gaan er 20 tot 25 procent op achteruit.

Het betreft hier ‘streefcijfers’, maar de definitieve percentages zullen er niet sterk van afwijken. Gewijzigde percentages zullen vooral betekenen dat de pijn iets anders wordt verdeeld. “Bij elkaar zullen er altijd 450 fte’s moeten verdwijnen”, zegt collegelid Paul Rullmann.

Het college van bestuur lijkt met harde doelstellingen te willen voorkomen dat de reorganisatie verzandt in vrijblijvendheid. Niet iedereen is enthousiast over deze aanpak. Van Schagen: “Al aan het begin is geroepen dat er 450 fte’s moeten verdwijnen. Pas daarna gaat men naar de organisatie kijken. Ik ben óók voor het tegengaan van versnippering van ondersteunende diensten, maar die volgorde blijft merkwaardig.” Or-lid Wim Lankamp noemt de percentages ‘wel heel hoog’ en vindt dat ze te vroeg naar voren zijn gebracht. “De analyse van de processen moet vooropstaan.”

Gedwongen ontslagen heeft het college nooit willen uitsluiten. “Het is te vroeg om er nu al iets zinnigs over te zeggen”, zegt Rullmann. “Ik wil niet onnodig onrust zaaien.” Maar voor Van Schagen is het duidelijk: “Bij zulke hoge percentages zijn gedwongen ontslagen onvermijdelijk.”

Ook ondernemingsraadvoorzitterKees Daleboudt denkt dat aan gedwongen ontslagen niet valt te ontkomen. “In ieder geval niet bij functieonderdelen die meer dan een kwart van de fte’s moeten inleveren.”

Daleboudt viel niet van zijn stoel van verbazing toen hij de percentages zag. “Bij P&O is er helaas al lange tijd een wanverhouding tussen het aantal mensen en de prestaties. En bij ict-ondersteuning werd al over gedeeltelijke uitbesteding nagedacht. Alleen in het geval van vastgoed was ik verbaasd.”

De percentages vormen overigens maar het halve verhaal. Tijd is ook een cruciale factor. Sommigen waarschuwen dat te snel doorgevoerde veranderingen tot een chaotische overgang van de oude naar de nieuwe situatie kunnen leiden, om over onnodig veel dure afvloeiingsregelingen maar niet te spreken. De vraag is of het college van bestuur bereid is extra tijd voor (onderdelen van) de reorganisatie uit te trekken.

Daleboudt: “Straks blijkt misschien dat het verstandig is om bij de ict-ondersteuning een aantal systemen te standaardiseren voor je drastisch in de fte’s snoeit. Of voor zulke zaken tijd is? Die tijd zou er moeten zijn. De inzet van de hele reorganisatie is immers kwaliteit. Dit is geen botte bezuinigingsoperatie. Daar zou de or ook niet aan willen meewerken.”

De schetsontwerpen voor de ondersteunende diensten zullen later dit jaar worden getoetst op haalbaarheid en doelmatigheid. Paul Rullmann geeft een voorbeeld ter verduidelijking: “Als het een grote financiële investering vergt om een nieuw ontwerp van de ict-ondersteuning te realiseren, zullen we ons daar nog eens op beraden.”

Rullmann benadrukt dat een nieuwe opzet van de ondersteunende diensten ook voor de ‘klanten’ gevolgen heeft. “De klant moet zich bewust zijn van de kosten van de diensten die hij afneemt, en de ondersteunende dienst moet duidelijk maken wat de klant precies krijgt voor zijn geld. Dat is voor beide partijen een vooruitgang. En het betekent niet automatisch minder maatwerk.”

Ook Kees Daleboudt is voor kwaliteitsverlies niet bang. “Als een hoogleraar voortaan zelf kopietjes moet maken, ervaart hij dat misschien als een achteruitgang. Maar als hij evenveel blijft publiceren als voorheen, treedt er vanuit de organisatie bekeken geen kwaliteitsverlies op.”

www.ood.tudelft

Met minder mensen dezelfde kwaliteit leveren, is het streven

Hans van Schagen (Abvakabo) vindt het moeilijk te geloven dat de reorganisatie van de ondersteunende diensten geen bezuinigingsoperatie is. Maar dat medewerkers deze week middels een digitale nieuwsbrief op de hoogte zijn gebracht van de laatste stand van zaken vindt hij een uitstekende zaak.

Niet dat Van Schagen de illusie heeft dat de reorganisatie leeft onder het personeel. “De mensen zijn reorganisatiemoe”, luidt zijn diagnose. “Men laat het gelaten over zich heenkomen. Heel onverstandig, want het gaat om een ingrijpende operatie.”

Het college van bestuur wil de komende jaren 450 fte bij de ondersteunende diensten schrappen. Dat komt neer op zo’n zeshonderd banen. Met het geld dat vrijkomt, wil het college onderwijs en onderzoek versterken. Hoe dat laatste het beste kan gebeuren, is iets waar cvb en decanen zich nog eens op gaan beraden. Maar in 2007 moet de getalsmatige verhouding tussen het wetenschappelijk personeel en het ondersteunend personeel 1,4:1 zijn, in plaats van het huidige 1:1.

‘Functieteams’ zijn daarom deze maand begonnen slimmere organisatievormen voor de ondersteuning te ontwerpen, na een uitgebreide inventarisatie van de dienstverlening. Met minder mensen dezelfde kwaliteit leveren, is het streven. Bijvoorbeeld door vergelijkbare diensten onder één organisatieonderdeel onder te brengen. Ook uitbesteding behoort tot de mogelijkheden.

Het schetsen van een nieuwe organisatie gebeurt binnen strakke marges. In de nieuwsbrief is per functieonderdeel aangegeven met welk percentage het aantal fte’s moet worden teruggebracht. Bij ict gaat het om een vermindering van 40 tot 45 procent. Vastgoed, facilitaire dienst en P&O moeten 30 tot 35 procent van de fte’s inleveren. De bibliotheek, marketing en communicatie, bestuurlijke ondersteuning, studentenfaciliteiten, secretariaten en elektronische en mechanische ondersteuning gaan er 20 tot 25 procent op achteruit.

Het betreft hier ‘streefcijfers’, maar de definitieve percentages zullen er niet sterk van afwijken. Gewijzigde percentages zullen vooral betekenen dat de pijn iets anders wordt verdeeld. “Bij elkaar zullen er altijd 450 fte’s moeten verdwijnen”, zegt collegelid Paul Rullmann.

Het college van bestuur lijkt met harde doelstellingen te willen voorkomen dat de reorganisatie verzandt in vrijblijvendheid. Niet iedereen is enthousiast over deze aanpak. Van Schagen: “Al aan het begin is geroepen dat er 450 fte’s moeten verdwijnen. Pas daarna gaat men naar de organisatie kijken. Ik ben óók voor het tegengaan van versnippering van ondersteunende diensten, maar die volgorde blijft merkwaardig.” Or-lid Wim Lankamp noemt de percentages ‘wel heel hoog’ en vindt dat ze te vroeg naar voren zijn gebracht. “De analyse van de processen moet vooropstaan.”

Gedwongen ontslagen heeft het college nooit willen uitsluiten. “Het is te vroeg om er nu al iets zinnigs over te zeggen”, zegt Rullmann. “Ik wil niet onnodig onrust zaaien.” Maar voor Van Schagen is het duidelijk: “Bij zulke hoge percentages zijn gedwongen ontslagen onvermijdelijk.”

Ook ondernemingsraadvoorzitterKees Daleboudt denkt dat aan gedwongen ontslagen niet valt te ontkomen. “In ieder geval niet bij functieonderdelen die meer dan een kwart van de fte’s moeten inleveren.”

Daleboudt viel niet van zijn stoel van verbazing toen hij de percentages zag. “Bij P&O is er helaas al lange tijd een wanverhouding tussen het aantal mensen en de prestaties. En bij ict-ondersteuning werd al over gedeeltelijke uitbesteding nagedacht. Alleen in het geval van vastgoed was ik verbaasd.”

De percentages vormen overigens maar het halve verhaal. Tijd is ook een cruciale factor. Sommigen waarschuwen dat te snel doorgevoerde veranderingen tot een chaotische overgang van de oude naar de nieuwe situatie kunnen leiden, om over onnodig veel dure afvloeiingsregelingen maar niet te spreken. De vraag is of het college van bestuur bereid is extra tijd voor (onderdelen van) de reorganisatie uit te trekken.

Daleboudt: “Straks blijkt misschien dat het verstandig is om bij de ict-ondersteuning een aantal systemen te standaardiseren voor je drastisch in de fte’s snoeit. Of voor zulke zaken tijd is? Die tijd zou er moeten zijn. De inzet van de hele reorganisatie is immers kwaliteit. Dit is geen botte bezuinigingsoperatie. Daar zou de or ook niet aan willen meewerken.”

De schetsontwerpen voor de ondersteunende diensten zullen later dit jaar worden getoetst op haalbaarheid en doelmatigheid. Paul Rullmann geeft een voorbeeld ter verduidelijking: “Als het een grote financiële investering vergt om een nieuw ontwerp van de ict-ondersteuning te realiseren, zullen we ons daar nog eens op beraden.”

Rullmann benadrukt dat een nieuwe opzet van de ondersteunende diensten ook voor de ‘klanten’ gevolgen heeft. “De klant moet zich bewust zijn van de kosten van de diensten die hij afneemt, en de ondersteunende dienst moet duidelijk maken wat de klant precies krijgt voor zijn geld. Dat is voor beide partijen een vooruitgang. En het betekent niet automatisch minder maatwerk.”

Ook Kees Daleboudt is voor kwaliteitsverlies niet bang. “Als een hoogleraar voortaan zelf kopietjes moet maken, ervaart hij dat misschien als een achteruitgang. Maar als hij evenveel blijft publiceren als voorheen, treedt er vanuit de organisatie bekeken geen kwaliteitsverlies op.”

www.ood.tudelft

Met minder mensen dezelfde kwaliteit leveren, is het streven

Editor Redactie

Do you have a question or comment about this article?

delta@tudelft.nl

Comments are closed.