Mailverkeer

In het Radboud Universitair Medisch Centrum, een instituut met 18 duizend mens personeel, heeft men een jaar geleden onderzoek gedaan naar het mailverkeer. Daaruit bleek dat er elke maand 750 duizend mails uit werden gestuurd, en maar liefst 1,2 miljoen mails binnen kwamen. Het Radboud UMC berekende dat er structureel acht fte is gemoeid met mail lezen, zelfs als je maar een minuut zou besteden aan elke inkomende mail.

Wat een tijdwinst zou je kunnen boeken als je minder mail zou moeten lezen. Eigenlijk zou je helemaal moeten stoppen met mailen. Lucien Engelen, directeur REshape & Innovation Centre bij het Radboud deed dat, naar aanleiding van bovengenoemd onderzoek. Zijn stelling is dat de informatie in mails voor zeventig procent informatie is die eigenlijk op een andere plaats vindbaar zouden moeten zijn, zoals op het intranet. Ook stelt hij dat mail steeds vaker gebruikt wordt als een veredelde chatbox. Sinds een jaar communiceert hij extern vooral via de social media, en binnenshuis via de telefoon, een echt gesprek of via het interne Radboud UMC social netwerk Yammer (aanrader voor de TU Delft!). Het bevalt hem uitstekend.

Ik moet zelf ook vaak diep zuchten van de emmer mails die elke dag over mij wordt uitgestort. Ieder zich zelf respecterende instantie binnen en buiten de TU heeft tegenwoordig een nieuwsbrief. Sommigen zijn erg zeer lezenswaardig, anderen hebben het nut (en de hinderlijkheid) van fruitvliegjes. En heus: anno 2014 zijn er nog steeds mensen die een uitnodiging voor een vergadering met een reply to all aan twintig man beantwoorden met “Dank je wel, Ellen”. Of collega’s die een afwezigheidmelder aanzetten op hun vaste vrije woensdagmiddag, zodat iedereen een volslagen overbodige mail krijgt dat collega M. vanmiddag niet aanwezig is maar morgen weer wel. Alsof ze normaal wel dezelfde dag op je mails reageren.

Toch denk ik niet dat ik, zoals Lucien Engelen, helemaal kan stoppen met mailen. Al was het alleen maar omdat ik eigenlijk alleen per mail goed bereikbaar ben. Waar ik nu zit wordt geflexwerkt, zoals u weet, dus daar ben ik een zwerfkei zonder vaste verblijfplaats en dus ook zonder vaste telefoon. Op zich geen probleem, ik heb een splinternieuwe TU mobiel, dus theoretisch 24/7 bereikbaar. Alleen kwam ik er onlangs achter dat mijn telefoonnummer nergens op te zoeken is. Op de faculteit waar ik eerst werkte (en nog steeds op de personeelslijst sta) blijkt men zeer overijverig al mijn gegevens uit het personeels zoeksysteem te hebben gewist. Waar eerst nog mijn functie, kamer en telefoonnummer vermeld stonden, rest nu nog een leeg pagina. En een komma. Zoek mij maar op via de TU-site en je vind: Ellen Touw komma. Ellen Touw. Vraagteken? Die werkt hier niet. Punt.