‘ICT moet een mentale schakel omzetten’

In de tussentijd gaat het gewone werk door: de TU Delft beschermen tegen de tienduizenden phishing-mails die dagelijks binnenkomen bijvoorbeeld.

U bent bezig met een reorganisatie. Wat is de achterliggende gedachte?
“We hebben een strategische visie opgesteld die ons de komende drie jaar richting geeft. Daarin staan drie pijlers: we moeten dichterbij onderwijs en onderzoek gaan staan, we moeten integer en transparant werken en we moeten zorgen voor stabiliteit en professionaliteit. ICT is de laatste jaren vooral een heel degelijk shared service centre geweest, dat heeft gezorgd voor een grote stabiliteit van de netwerken. Mijn voorganger heeft dat heel goed opgezet.”

De basis is dus goed.
“Zeker, maar ict is een utiliteit. Dat je computer het doet, dat er wifi is, is natuurlijk heel belangrijk. Maar hoe blij ben je met water dat uit de kraan komt? En ik heb nog nooit iemand horen zeggen: ‘wat fijn dat ik kan e-mailen vandaag’. Je merkt het belang ervan pas als het er niet is. Onze services en diensten moeten gewoon goed zijn. Daarnaast moeten we veel meer als partner gaan optreden.”

Wat houdt dat in, als partner optreden?
“Als voorheen een medewerker of student bij ons kwam met een vraag naar iets dat buiten onze dagelijkse werkzaamheden lag, dan was ons antwoord: ‘dat doen we niet’. Nu willen we zeggen: ‘wat heb je nodig, dan denken we met je mee’. We zagen medewerkers en studenten als klanten, maar het zijn onze collega’s. Die mentale schakel moeten wij omzetten, zodat er ruimte komt voor nieuwe dingen: innovatie, beleid en strategie. We gaan een proeftuin bieden waar we nieuwe dingen kunnen proberen, zonder dat we eerst zware processen opzetten. Er komt ruimte en geld voor experimenteren en leren.”

Kunt u een voorbeeld geven?
“We gaan proof of concepts doen: een proeftuin bieden voor nieuwe technologieën. Een voorbeeld zijn slimme ledlampen met ingebouwde sensoren. Die kunnen aan de hand van mobiele devices, zoals laptops en smartphones zien hoeveel mensen er in een ruimte zijn. Ze kunnen het zelfs registreren als een laptop en smartphone van één persoon zijn, omdat ze altijd samen aanwezig zijn. Die informatie kun je ontsluiten via een app. Te weten in welke zalen nog ruimte is, is handig voor studenten die een studieplek zoeken. Of voor medewerkers die een werkplek nodig hebben. Of voor de directies FMVG (facilitair management en vastgoed, red.) en O&S (Onderwijs en Studentenzaken, red.) om te ontdekken wat de bezettingsgraad van ruimtes is.”

Is de privacy dan nog gewaarborgd?
“We willen alleen weten hoeveel mensen ergens zijn, niet wie het zijn. Ik zou ook niet willen dat het systeem registreert dat ik naar de wc ga, want dat is nergens voor nodig. Privacy nemen we altijd in acht, dat is heel belangrijk. We moeten niet in de privésfeer komen van medewerkers en studenten, ook niet op het werk.”

Wat betekenen alle veranderingen voor uw organisatie? Moeten er mensen weg?
“We krijgen minder managers en meer handjes op de vloer. We duwen verantwoordelijkheden naar beneden. Medewerkers mogen zelf beslissingen nemen. Daarvoor moeten we een transformatie door, want verantwoordelijkheid kan eng zijn als je dat niet kent. Er moet een vertrouwensrelatie zijn. Er is geen afrekencultuur, we willen leren van fouten. We gaan gaan het shared service centre efficiënter inrichten en de flexibele schil (van tijdelijk ingehuurd personeel, red.) verkleinen. Dat levert ruimte op voor elf nieuwe posities. De medezeggenschap komt deze zomer met haar advies. Daarna kunnen we boventalligen gaan herplaatsen. Het zou het allermooiste zijn als de nieuwe organisatie dan in januari 2017 kan beginnen.”

Iets anders: phishing-technieken worden steeds geavanceerder. Hoe kan een medewerker zich daartegen weren?
“De TU krijgt heel veel phishing mails per dag. Gemiddeld 95 procent houden we tegen. Ze vissen naar wachtwoorden. Vul die nooit in op een site waar je niet zelf heen bent gegaan. Kijk ook altijd goed naar urls (webadressen, red.). Die lijken soms hetzelfde als de officiële webadressen van bijvoorbeeld banken. Alleen is de extensie dan opeens Russisch, of staat er in plaats van de letter o het cijfer 0. Nieuw is randsome ware: gebruikers worden gechanteerd nadat via een website is ingebroken op hun pc. Hun pc gaat dan op slot en de boodschap is: je moet met bitcoins betalen om er weer in te mogen. Nooit doen. Bij twijfel: bel ons en kijk eens op onze website phishing.tudelft.nl.”