Het International Office van de TU kon de grote toestroom internationale studenten het afgelopen jaar alleen met kunst- en vliegwerk aan. Dat moet dit jaar anders, vindt het afdelingshoofd. Er is één probleempje: de aanmeldingen zijn dit jaar wéér hoger.
De mailbox van het International Office is de nachtmerrie van iedereen met een e-mailaccount. Honderden mails komen er terecht in talrijke e-mailmappen. Als Gerrit-Klaas Berghuijs – coördinator toelatingen van het office . even inzage biedt in zijn computer, wemelt het in alle mappen van de ongelezen mails.
Ieder ander zou in wanhoop de computer uitzetten. Maar niet Berghuijs. Zijn collega’s en hij zijn de laatste jaren gewend geraakt aan grote hectiek. Zeker, hij zag sommige medewerkers het afgelopen jaar bijna kopje onder gaan in de werkdruk. Maar hij heeft ook gemerkt dat rustig blijven en niet alle verantwoordelijkheid op je schouders willen nemen, het werk leuk houden.
Het International Office heeft een zwaar jaar achter de rug, vertelt het hoofd van de afdeling, John Stals. Klagen wil hij niet, zegt hij erbij, want het is goed dat steeds meer buitenlandse studenten naar de TU Delft willen komen.
Eén reden dat de TU het goed doet, is volgens Stals het werk dat zijn afdeling verzet. “Daar scoren we enorm op. We halen de studenten op van Schiphol, we zorgen dat ze een huis hebben, ze krijgen een Nederlandse bankrekening en hun laptop wordt opgeschoond door een paar wizzkids.”
En dat is nog maar een deel van het werk dat moet gebeuren, voordat een Chinese of Indonesische student voet zet op de Delftse campus. Het International Office wil de student een gespreid bedje bieden. Maar dat valt nog niet mee in tijden van kamernood en strenge visumrichtlijnen.
Mailstroom
Het verhaal begint bij de aanmelding. Thuis downloadt de student de benodigde formulieren. Die stuurt hij op, samen met een essay en een motiveringsbrief.
Gerrit-Klaas Berghuijs heeft op zijn kamer talloze voorbeelden liggen van de pakketten die internationale studenten opsturen. Bachelordiploma’s, die er telkens weer anders uitzien, liggen tussen certificaten van allerhande computercursussen. Studenten van Bouwkunde of Industrieel Ontwerpen sturen complete portfolio’s mee.
Berghuijs en zijn collega-admissions officers beoordelen of de diploma’s echt zijn en of het niveau hoog genoeg is. Dan adviseren zij de betreffende faculteit over toelating. De faculteit geeft ook een, vakinhoudelijk, oordeel over de kandidaat-student. Binnen zes weken krijgt die een brief van de TU terug. Daarin staat wat de studie kost: ruim achtduizend euro collegegeld voor de meeste opleidingen. Als de student dan nog steeds naar de TU Delft wil, moet hij via een formulier op de site zijn komst bevestigen.
Daarmee is het werk nog lang niet klaar. “Wanneer een student weet dat hij mag komen, komt er een grote mailstroom op gang”, vertelt Judith Hofstra, coördinator van onder meer huisvesting, visa en opvang. “Studenten zitten met veel vragen. En via e-mail zoeken ze binding en zekerheid. Ze gaan soms op kosten van de hele familie twee jaar van huis. De druk om te slagen is groot.”
Alle mails moeten beantwoord worden. En dan zijn er nog de huisvesting, het visum, bankzaken, verzekeringen, de Summer School; dat alles regelt het International Office.
Hoofdpijndossier
Om met de huisvesting te beginnen: dat blijft nog wel een tijdje een hoofdpijndossier. Er is nieuwbouw in de maak, maar dat is én niet genoeg én lang niet allemaal klaar voor het begin van het studiejaar. John Stals heeft het afgelopen jaar alle leegstaande panden in Delft en omstreken bekeken, vertelt hij, in de hoop dat ze geschikt zijn te maken voor tijdelijke bewoning door studenten.
“Voor het lopende studiejaar hebben we heel veel kunst- en vliegwerk verricht om iedereen een kamer te bieden”, vertelt Stals. Hij herinnert aan de Heilig Hartkerk in Haarlem, die de TU tijdelijk huurde voor Delftse internationale studenten. “Pas in de zomer werd duidelijk dat we daar terecht konden. Toen kwam er een hoop extra werk los.”
Voor komend studiejaar heeft het afdelingshoofd ook nog wel wat ijzers in het vuur, zegt hij. Maar een paar dagen later mailt hij, dat zijn belangrijkste optie, die dik tweehonderd kamers zou opleveren, voorlopig van de baan is.
Bankrekening
Het regelen van visa bezorgt de medewerkers van het International Office weer andere kopzorgen. Berghuijs weet nog goed hoe de visa van de dertien buitenlandse studenten in 1997 in twee dagen geregeld waren. Nu duurt het drie weken.
“We moeten een hele stapel papieren aanleveren”, vertelt zijn collega Hofstra. Als een papier ontbreekt, moet de afdeling zorgen dat de student dit alsnog levert. “En het wordt allemaal alleen maar ingewikkelder. Vorig jaar wilde de IND opeens kopieën van alle paspoorten hebben. Dus moesten we op het laatste moment van iedere student de papieren uit het archief halen, ze kopiëren en opsturen.”
Waarom regelen studenten niet gewoon zelf hun visum? Hofstra: “Wij hebben een convenant met de IND. Daardoor is een visum in drie weken geregeld. Als studenten het zelf moeten doen, duurt het zes tot vijftien maanden. Bovendien mógen studenten het vanaf 1 augustus 2008 niet eens meer zelf doen.”
Sinds augustus 2007 legt de overheid ook de aanvraag van de verblijfsvergunning bij de universiteiten neer. Tot nu toe werd die aanvraag door de gemeente gedaan.
Voordat de IND een inreisvisum afgeeft, moeten de universiteiten bewijsstukken aanleveren, bijvoorbeeld een bankverklaring. De IND wil de zekerheid hebben dat een student Nederland binnenkomt met genoeg geld om in zijn levensonderhoud te voorzien. “Bewijs maar eens met papieren van buitenlandse banken dat iemand genoeg geld heeft. Dat is heel moeilijk. Het kostte ons gemiddeld vier uur per dossier om dat te regelen”, vertelt Hofstra.
Inmiddels heeft de TU gekozen voor een iets minder bewerkelijke strategie. Ze vraagt de buitenlandse student 15 duizend euro over te maken, opent voor hem een bankrekening bij ABN Amro en stort daar het bedrag op dat na aftrek van het collegegeld overblijft.
Moeilijke keuze
Zo’n drukte als tijdens de afgelopen zomer wil John Stals niet nog eens meemaken. Eén specifiek probleem, namelijk het wennen aan nieuwe taken en collega’s na de reorganisatie OOD, is inmiddels wel opgelost. En Stals krijgt extra mensen van het college van bestuur, dat ook heeft ingezien dat het International Office het wel heel druk had.
Online aanmeldingen, een nieuw registratiesysteem en het vervroegen van de deadlines voor inschrijvingen moeten verdere verlichting geven. De invoering van twee instroommomenten per jaar kan de pijn ook wat verlichten.
Het deze week genomen besluit van het college van bestuur om het aantal toelatingen af te stemmen op het aantal beschikbare kamers, zorgt eveneens voor een rustiger zomer. Stals wil hierna zo gauw mogelijk weten wat de toekomststrategie van de TU wordt. “Willen we doorgroeien, of moet de groei afvlakken?”
Een belangrijke vraag is daarbij volgens Stals of de TU doorgaat met sommige beurzenprogramma’s. Die zijn heel bewerkelijk, omdat beurzenverstrekkers de TU bijvoorbeeld vragen om tussenrapportages en soms zelfs accountantscontroles. En de timing van de toekenningen is lang niet altijd handig. Beurzen van het Alßan-programma van de Europese Unie worden bijvoorbeeld pas eind augustus toegekend. Te laat om de studenten voor het begin van de colleges te helpen aan zaken als visa en huisvesting. “Het makkelijkst is om te zeggen: dit doen we niet. Maar dan gooi je wel iemands toekomst weg. Het zijn moeilijke keuzes.”
In 1997 startte de TU met de eerste aparte cursussen voor buitenlandse masterstudenten. De universiteit werd pas een echte speler op de internationale markt, toen ze in 2002 de bachelor-masterstructuur invoerde. Het percentage internationale studenten, dat na een vooraanmelding ook daadwerkelijk in Delft gaat studeren, is volgens het International Office hoog. Maar ook de studenten die uiteindelijk toch niet komen, kosten tijd. Hun dossiers zijn door alle partijen beoordeeld.
Aantallen vooraanmeldingen en in Delft
Aangekomen internationale masterstudenten
| Jaar | Aanmeldingen (B) | Aangekomen (C) | % C van B |
| 1997 | |||
| 1998 | |||
| 1999 | |||
| 2000 | 386 | 22,02 | |
| 2001 | 554 | 140 | 25,27 |
| 2002 | 670 | 185 | 27,61 |
| 2003 | 1294 | 280 | 21,64 |
| 2004 | 1199 | 280 | 23,35 |
| 2005 | 1377 | 320 | 23,23 |
| 2006 | 1588 | 400 | 25,19 |
| 2007 | 1955 | 550 | 28,13 |
Bron: International Office
De mailbox van het International Office is de nachtmerrie van iedereen met een e-mailaccount. Honderden mails komen er terecht in talrijke e-mailmappen. Als Gerrit-Klaas Berghuijs – coördinator toelatingen van het office . even inzage biedt in zijn computer, wemelt het in alle mappen van de ongelezen mails.
Ieder ander zou in wanhoop de computer uitzetten. Maar niet Berghuijs. Zijn collega’s en hij zijn de laatste jaren gewend geraakt aan grote hectiek. Zeker, hij zag sommige medewerkers het afgelopen jaar bijna kopje onder gaan in de werkdruk. Maar hij heeft ook gemerkt dat rustig blijven en niet alle verantwoordelijkheid op je schouders willen nemen, het werk leuk houden.
Het International Office heeft een zwaar jaar achter de rug, vertelt het hoofd van de afdeling, John Stals. Klagen wil hij niet, zegt hij erbij, want het is goed dat steeds meer buitenlandse studenten naar de TU Delft willen komen.
Eén reden dat de TU het goed doet, is volgens Stals het werk dat zijn afdeling verzet. “Daar scoren we enorm op. We halen de studenten op van Schiphol, we zorgen dat ze een huis hebben, ze krijgen een Nederlandse bankrekening en hun laptop wordt opgeschoond door een paar wizzkids.”
En dat is nog maar een deel van het werk dat moet gebeuren, voordat een Chinese of Indonesische student voet zet op de Delftse campus. Het International Office wil de student een gespreid bedje bieden. Maar dat valt nog niet mee in tijden van kamernood en strenge visumrichtlijnen.
Mailstroom
Het verhaal begint bij de aanmelding. Thuis downloadt de student de benodigde formulieren. Die stuurt hij op, samen met een essay en een motiveringsbrief.
Gerrit-Klaas Berghuijs heeft op zijn kamer talloze voorbeelden liggen van de pakketten die internationale studenten opsturen. Bachelordiploma’s, die er telkens weer anders uitzien, liggen tussen certificaten van allerhande computercursussen. Studenten van Bouwkunde of Industrieel Ontwerpen sturen complete portfolio’s mee.
Berghuijs en zijn collega-admissions officers beoordelen of de diploma’s echt zijn en of het niveau hoog genoeg is. Dan adviseren zij de betreffende faculteit over toelating. De faculteit geeft ook een, vakinhoudelijk, oordeel over de kandidaat-student. Binnen zes weken krijgt die een brief van de TU terug. Daarin staat wat de studie kost: ruim achtduizend euro collegegeld voor de meeste opleidingen. Als de student dan nog steeds naar de TU Delft wil, moet hij via een formulier op de site zijn komst bevestigen.
Daarmee is het werk nog lang niet klaar. “Wanneer een student weet dat hij mag komen, komt er een grote mailstroom op gang”, vertelt Judith Hofstra, coördinator van onder meer huisvesting, visa en opvang. “Studenten zitten met veel vragen. En via e-mail zoeken ze binding en zekerheid. Ze gaan soms op kosten van de hele familie twee jaar van huis. De druk om te slagen is groot.”
Alle mails moeten beantwoord worden. En dan zijn er nog de huisvesting, het visum, bankzaken, verzekeringen, de Summer School; dat alles regelt het International Office.
Hoofdpijndossier
Om met de huisvesting te beginnen: dat blijft nog wel een tijdje een hoofdpijndossier. Er is nieuwbouw in de maak, maar dat is én niet genoeg én lang niet allemaal klaar voor het begin van het studiejaar. John Stals heeft het afgelopen jaar alle leegstaande panden in Delft en omstreken bekeken, vertelt hij, in de hoop dat ze geschikt zijn te maken voor tijdelijke bewoning door studenten.
“Voor het lopende studiejaar hebben we heel veel kunst- en vliegwerk verricht om iedereen een kamer te bieden”, vertelt Stals. Hij herinnert aan de Heilig Hartkerk in Haarlem, die de TU tijdelijk huurde voor Delftse internationale studenten. “Pas in de zomer werd duidelijk dat we daar terecht konden. Toen kwam er een hoop extra werk los.”
Voor komend studiejaar heeft het afdelingshoofd ook nog wel wat ijzers in het vuur, zegt hij. Maar een paar dagen later mailt hij, dat zijn belangrijkste optie, die dik tweehonderd kamers zou opleveren, voorlopig van de baan is.
Bankrekening
Het regelen van visa bezorgt de medewerkers van het International Office weer andere kopzorgen. Berghuijs weet nog goed hoe de visa van de dertien buitenlandse studenten in 1997 in twee dagen geregeld waren. Nu duurt het drie weken.
“We moeten een hele stapel papieren aanleveren”, vertelt zijn collega Hofstra. Als een papier ontbreekt, moet de afdeling zorgen dat de student dit alsnog levert. “En het wordt allemaal alleen maar ingewikkelder. Vorig jaar wilde de IND opeens kopieën van alle paspoorten hebben. Dus moesten we op het laatste moment van iedere student de papieren uit het archief halen, ze kopiëren en opsturen.”
Waarom regelen studenten niet gewoon zelf hun visum? Hofstra: “Wij hebben een convenant met de IND. Daardoor is een visum in drie weken geregeld. Als studenten het zelf moeten doen, duurt het zes tot vijftien maanden. Bovendien mógen studenten het vanaf 1 augustus 2008 niet eens meer zelf doen.”
Sinds augustus 2007 legt de overheid ook de aanvraag van de verblijfsvergunning bij de universiteiten neer. Tot nu toe werd die aanvraag door de gemeente gedaan.
Voordat de IND een inreisvisum afgeeft, moeten de universiteiten bewijsstukken aanleveren, bijvoorbeeld een bankverklaring. De IND wil de zekerheid hebben dat een student Nederland binnenkomt met genoeg geld om in zijn levensonderhoud te voorzien. “Bewijs maar eens met papieren van buitenlandse banken dat iemand genoeg geld heeft. Dat is heel moeilijk. Het kostte ons gemiddeld vier uur per dossier om dat te regelen”, vertelt Hofstra.
Inmiddels heeft de TU gekozen voor een iets minder bewerkelijke strategie. Ze vraagt de buitenlandse student 15 duizend euro over te maken, opent voor hem een bankrekening bij ABN Amro en stort daar het bedrag op dat na aftrek van het collegegeld overblijft.
Moeilijke keuze
Zo’n drukte als tijdens de afgelopen zomer wil John Stals niet nog eens meemaken. Eén specifiek probleem, namelijk het wennen aan nieuwe taken en collega’s na de reorganisatie OOD, is inmiddels wel opgelost. En Stals krijgt extra mensen van het college van bestuur, dat ook heeft ingezien dat het International Office het wel heel druk had.
Online aanmeldingen, een nieuw registratiesysteem en het vervroegen van de deadlines voor inschrijvingen moeten verdere verlichting geven. De invoering van twee instroommomenten per jaar kan de pijn ook wat verlichten.
Het deze week genomen besluit van het college van bestuur om het aantal toelatingen af te stemmen op het aantal beschikbare kamers, zorgt eveneens voor een rustiger zomer. Stals wil hierna zo gauw mogelijk weten wat de toekomststrategie van de TU wordt. “Willen we doorgroeien, of moet de groei afvlakken?”
Een belangrijke vraag is daarbij volgens Stals of de TU doorgaat met sommige beurzenprogramma’s. Die zijn heel bewerkelijk, omdat beurzenverstrekkers de TU bijvoorbeeld vragen om tussenrapportages en soms zelfs accountantscontroles. En de timing van de toekenningen is lang niet altijd handig. Beurzen van het Alßan-programma van de Europese Unie worden bijvoorbeeld pas eind augustus toegekend. Te laat om de studenten voor het begin van de colleges te helpen aan zaken als visa en huisvesting. “Het makkelijkst is om te zeggen: dit doen we niet. Maar dan gooi je wel iemands toekomst weg. Het zijn moeilijke keuzes.”
In 1997 startte de TU met de eerste aparte cursussen voor buitenlandse masterstudenten. De universiteit werd pas een echte speler op de internationale markt, toen ze in 2002 de bachelor-masterstructuur invoerde. Het percentage internationale studenten, dat na een vooraanmelding ook daadwerkelijk in Delft gaat studeren, is volgens het International Office hoog. Maar ook de studenten die uiteindelijk toch niet komen, kosten tijd. Hun dossiers zijn door alle partijen beoordeeld.
Comments are closed.