‘Doel van het nieuwe werken moet nooit zijn: vierkante meters besparen’

Dit artikel is niet geschreven op mijn ‘eigen’ werkplek met vaste computer bij Delta. Nee, het is ontstaan van achter mijn privélaptop op diverse plaatsen op en buiten de campus en op soms andere werktijden dan mijn gebruikelijke. Wie schrijft over het nieuwe werken kan het immers maar beter meteen zelf doen.



De voormalige bibliotheek van de faculteit Techniek, Bestuur en Management (TBM) is één van de ‘openbare’ plekken die zijn omgebouwd tot ruimte met vaste computers, lange werktafels en een rij hoge oranje banken – coupés – voor overleg. Deze openbare ruimte – genaamd ‘studielandschap’ – is eigenlijk bedoeld voor studenten: de lockers naast de deur zijn alleen met hun pasjes te openen. Dat betekent gedoe als ik op zoek moet naar een toilet of koffie en mijn spullen niet alleen achter wil laten. Ik ga op in de massa studenten en begin aan dit verhaal.



De werkgroep die met dit onderwerp binnen de TU aan de slag ging, spreekt inmiddels liever van sociale innovatie. Het nieuwe werken is een besmette term, zegt ‘regisseur’ Jordi Kerkum naast zijn laptop bij de koffiehoek in de hal van Elektrotechniek, Wiskunde en Informatica (EWI). “Mensen denken dan aan verplicht thuiswerken of in grote kantoortuinen zitten. Maar we roepen niet: jij moet nieuw werken. We vragen: hoe doe je het en hoe kunnen we je helpen?”

Dat kan – zo legt Kerkum uit – via bytes, bricks en behaviour. Ofwel: ict-ondersteuning, aanpassing van gebouwen en je manier van (samen) werken. De ambitie van de universiteit bij sociale innovatie is een combinatie van slimmer en flexibel organiseren, open innovatie, een levende en aantrekkelijke campus en vooruitstrevende onderzoeks- en onderwijsfaciliteiten.



Werkplektevredenheid

Even terug in de tijd: de TU Library nam in 2010 het initiatief met een pilot. Deelnemers probeerden verschillende typen werkplekken uit en maakten persona: typeringen van groepen bibliotheekmedewerkers. Die ondersteunen, onderzoeken, coördineren of helpen klanten aan de balie.

Hen werd gevraagd welke werkplekken daarvoor nodig waren, zoals stilteruimtes of overlegruimtes. Inmiddels ligt er een voorstel voor de inrichting van kantoren en zijn er ook persona voor wetenschappers en studenten gemaakt.

De bibliotheek hield enquêtes over werkplektevredenheid. Deelnemers bleken tevreden te zijn, maar vonden het gebouw met zijn vele gangen met dichte deuren niet bijdragen aan saamhorigheid. Mobiel werken scoorde ook niet hoog: iedereen had immers een eigen bureau. Die waren echter maar de helft van de tijd bezet. Daar komt bij dat wetenschappers in praktijk vaak al doen aan flexibel werken: ze doen onderzoek, geven onderwijs of zijn naar een conferentie. Ze zitten niet vast aan kantoortijden.

 

Ik verhuis naar Bouwkunde. Sinds de brand is dit dé flexplekfaculteit. Ik kan natuurlijk aan een van de openbare tafels naast de oranje tribune van de oostserre gaan zitten, maar in die hal is het vrij druk. Bovendien ruikt het er naar lijm. Ik vind onderdak bij een vriendelijke promovenda die in haar eentje op een kamer voor acht personen zit. De voorzieningen zijn goed: verstelbare stoelen, een los toetsenbord en een laptophouder waarmee mijn beeldscherm meer op ooghoogte staat.

Het is wel even wennen zo, van beide kanten. Dit is eigenlijk een afdelingsflexplek. De promovenda vertelt er in het begin strenge regels waren voor het flexwerken: geen plantjes neerzetten, niet persoonlijk inrichten, een schoon bureau achterlaten en slechts één plank in een gezamenlijke kast voor wat spullen. Daar was ook controle op. Inmiddels is het wat minder streng. Wat blijkt? Mensen hebben volgens haar nu min of meer een vaste flexplek. Vindt ze het een vooruitgang? Nee, we deden het eigenlijk altijd al zo.



Dat wetenschappers ‘nieuw werken’ is te merken: de campus kent veel gangen met donkere, uitgestorven kamers. Die werkplekken zouden in theorie door anderen kunnen worden gebruikt, maar de verouderde gebouwen zijn daar nu nog niet op ingericht.

“Stel dat Civiele Techniek en Geowetenschappen wordt gerenoveerd, dan zullen we geen traditionele cellenkantoren bouwen”, zegt Etty van der Leij, manager frontoffices van de dienst facilitair management en vastgoed (FMVG), “We zullen ruimtes creëren die geschikt zijn voor studeren, werken en ontmoeten: the living campus.”

Ook de kantine staat vaak leeg, vervolgt Van der Leij. “Zonde van de vierkante meters. Wat als je er een ontmoetingsplek van maakt? Een veelgehoorde aanname is dat het nieuwe werken je tot dertig procent ruimte kan schelen. Dat is in theorie misschien waar, maar voor het ontmoeten van elkaar heb je toch ruimte nodig. Doel van het nieuwe werken moet nooit zijn: vierkante meters besparen. Een blije werknemer is beter voor je organisatie en levert uiteindelijk misschien ook meer geld op door een hogere arbeidsproductiviteit.”



Arbo-aanpassingen

In de bibliotheek is al veel te merken van het nieuwe werken. Op de vierde verdieping is een vergaderzaaltje van marketing en communicatie veranderd in een multifunctionele ruimte met whiteboards als muren, traditionele werkplekken en een hoekje waar je samen kunt zitten. Het zaaltje is alleen niet vrij toegankelijk. “Het zou mooi zijn als deze ruimte in een poule van flexplekken komt”, zegt Van der Leij.

Van kantoren bij de afdeling marketing is een ‘open’ ruimte gemaakt met flexplekken voor de eigen afdeling. Van der Leij zou graag meer openbare plekken zien. “Je moet het gevoel krijgen dat je ergens mag zitten. Bij de vijfde etage van Civiele Techniek en Geowetenschappen (CiTG) hangen bordjes: ‘Alleen bestemd voor medewerkers van de vijfde etage’. Wat mij betreft is elke plek een flexplek. We moeten af van het onderscheid student-medewerker.”



Ik ga op zoek naar ‘openbare’ plekken. Ze zijn volgens manager frontoffices Etty van der Leij te vinden bij het restaurant en de tweede etage van EWI, de hal bij de Library en Industrieel Ontwerpen (IO), en op de begane grond van het fellowship naast Luchtvaart- en Ruimtevaarttechniek (L&R).

Het restaurant van EWI is ’s ochtends om acht uur heerlijk leeg. Er staan comfortabele zitbanken en veel tafels met niet-verstelbare stoelen. Dat laatste is na verloop van tijd te merken aan mijn schouders. Tijd voor arbo-aanpassingen?



Volgens Jordi Kerkum van de werkgroep ‘nieuw werken’ loopt arbo-wetgeving ‘tien jaar achter’ en is die gebaseerd op een hele dag, een werkweek lang in een bepaalde houding zitten. “Als je gaat flexen, wissel je regelmatig van plek en manier van zitten. Als werkgever wil je je mensen zo informeren dat ze zelf kunnen opletten hoe ze zitten.”



Op een verdieping hoger bij EWI is het beter toeven: verstelbare stoelen, vaste computers, meer stopcontacten en aparte hoekjes. Voordeel van het nieuwe werken is vrijheid: je kunt tot op zekere hoogte zitten waar je wilt. Nadeel is – hoewel studenten niet anders doen – het gezeul met je laptop.



Dat ondervond ook André Groenhof, afdelingssecretaris van radiation science & technology bij het Reactorinstituut Delft. Hij werkt vaak thuis en overlegt veel in andere gebouwen. ‘Vroeger’ fietste hij tussen twee overleggen nog wel eens terug maar zijn kamer op het Reactorinstituut. Handiger is het als je even ergens kunt neerstrijken en mobiel kunt werken.

Groenhof begon een experiment: werken met alleen een iPad. In het begin voelde hij zich wel een beetje patserig, maar inmiddels doet hij er alles mee. Voor het vele schrijfwerk heeft hij het programma Pages, de Apple-variant van Word. Met het programma Goodreader kan hij andermans documenten bewerken. “Dit maakt dat ik nooit meer bij de printer sta.”

Met de app Notability kan hij ongelimiteerd aantekeningen maken via zijn stylus (pen voor touchscreens). Numbers, een spreadsheetprogramma zoals Excel, is goed compatibel tenzij Groenhof heel complexe sheets maakt. Daarvoor kan hij Microsoft Excel downloaden met Citrix via receiver.tudelft.nl. Daar is ook andere software te vinden zoals Sharepoint voor het delen en tegelijkertijd samenwerken in documenten. Het is zelfs mogelijk je eigen desktop op te vragen.

Groenhof vindt dat hij nu een stuk effectiever werkt. “Mails, agenda’s, stukken lezen, overleggen: ik doe het allemaal via de iPad. Ik heb alles bij de hand. Bij overleggen kan ik meteen verslagen maken en actie ondernemen. Als mijn vaste computer er al niet stond, zou ik me afvragen of ik er eentje zou willen.”

De dienst ICT heeft er de afgelopen twee jaar voor gezorgd dat ieder apparaat overal op de campus draadloos bij data kan, of het nu via Windows, Apple of Linux werkt. Via Lync  – een zakelijke variant van MSN Messenger – is zelfs geen telefoon meer nodig voor wie flexibel werkt. Lync is gekoppeld aan Outlook en je collega’s zien automatisch of je beschikbaar bent of niet. Met Lync is eenvoudig te bellen, ook met een groep en beeld.



De fellowship. Waar vind ik de flexplekken? De portier heeft geen idee. Even verderop in de stilteruimte, zo lijkt het. Hier is het lekker rustig werken aan lage werktafels met stroomvoorziening. Deze plek is beter dan de wat drukkere hal bij IO. Daar zijn geen verstelbare stoelen rond te hoge tafels, behalve op het entresol bij de kantine. Zo langzamerhand begin ik dit wel een solistisch bestaan te vinden, zo zonder collega’s.



Vertrouwen

De grootste omschakeling vind ik de manier van (samen)werken. Je zult als team afspraken moeten maken, bijvoorbeeld dat je elkaar op gezette tijden op kantoor ziet. De dienst human resources biedt een workshop ‘gedragen afspraken’ aan, voor het maken van afspraken waar elk teamlid achter kan staan. “Deze nieuwe manier van werken betekent niet: vrijheid, blijheid”, zegt projectleider human resources Arsha Timmermans.

Bij het werken op andere plekken en tijden zijn eigen verantwoordelijkheid en zelfsturing belangrijk. Leidinggevenden zullen vanuit vertrouwen moeten werken. Voor hen is er de cursus coachend leiderschap: zij zullen moeten sturen op resultaat en niet op aanwezigheid.

Het programmateam sociale innovatie merkt dat medewerkers vaak beren op de weg zien. “Ja maar, ik kan straks niemand meer vinden”, noemt Liesbeth Mantel als voorbeeld. “Daar hebben we Lync voor. Ja maar, straks loop ik de hele dag te zoeken naar een werkplek. Computerplekken voor studenten zijn al te vinden via was.tudelft.nl. Ja maar, een eigen werkplek maakt me gelukkig. Als je het nooit probeert, weet je niet hoe het is. Ik ben blij met mijn vrijheid.”

De TU heeft zelfs een workshop ‘beren op de weg’, waarin knelpunten worden benoemd en oplossingen worden bedacht. “Wij forceren niks en zeggen: als mensen niet elders willen werken, hoeft dat niet”, zegt Arsha Timmermans.

Een valkuil van flexibel werken is dat mensen veel meer gaan werken en dat de balans tussen privé en werk verdwijnt. “Bij de workshop ‘In balans blijven’ leren mensen stresssignalen herkennen en aanpakken en bij ‘Getting things done’ leer je je agenda en mail beheren.”

Het nieuwe werken zal dus niet voor iedereen of voor iedere functie aan de TU geschikt zijn. Flexplekken zijn nog niet overal te vinden, dan wel ergonomisch even prettig ingericht. Na twee jaar zijn de eerste stappen gezet, maar er is nog een lange weg te gaan.



Connie van Uffelen is redacteur van Delta