‘Cultuurverschillen zijn hardnekkig’

In een lat-relatie tussen de subfaculteiten gelooft Jan van Katwijk niet. De vice-decaan van Technische Wiskunde en Informatica streeft ernaar om van zijn subfaculteit samen met Elektrotechniek een geheel te maken. Zover is het nog lang niet, maar de eerste schreden zijn gezet. Onderdelen van Wiskunde en Informatica zijn ingetrokken bij Elektro en de afdeling financiën is ondergebracht in één ruimte. ,,Wil je een gevoel van saamhorigheid kweken tussen deze afdelingen, dan moet je beginnen door mensen bij elkaar te zetten.”

Verder dan dat gaat het aanwakkeren van het ‘wij-gevoel’ nog niet. De afdelingen werken nog gescheiden. Er is een apart TWI- en ET-loket. Ook dient iedere subfaculteit een eigen begroting in, maar op budgettair gebied zijn al stappen naar clustering ondernomen: ,,De verhuiskosten en de kosten in verband met de reorganisatie boeken wij op de nieuwe faculteit.”

Van Katwijk – ook plaatsvervangend decaan van Informatietechnologie en Systemen, ITS – heeft nauw contact met de projectleider die is aangesteld om de ondersteunende diensten van ITS samen te voegen. ,,Ik bemoei me daar uitsluitend op afstand mee. Het daadwerkelijk vormgeven van de modernisering ondersteunende diensten is de taak van de projectleider.”
Dienstverlening

Het goed door elkaar ‘husselen’ van TWI en ET is de voornaamste taak van Van Katwijk. Hij gelooft dat er synergie kan ontstaan tussen de vakgebieden. ,,Informatica is meer maatschappelijk georiënteerd, met name gericht op dienstverlening. Deze kennis kan Elektro zonder meer gebruiken. Tot nu toe is er in deze subfaculteit te weinig aandacht voor de verschuiving van techniek naar diensten geweest.”

Voor TWI zit het voordeel van de clustering in de schaalvergroting. Als onderdeel van ITS kunnen de opleidingen voortaan beschikken over een uitgebreider apparaat van ondersteunende diensten. ,,Wij hadden één financiële specialist. Was hem iets overkomen, dan hadden wij diep in de problemen gezeten. Als onderdeel van het grotere geheel ben je minder kwetsbaar.”
Cultuur

Voor het verloop van de clustering ontwerpt ITS een organisatiemodel. Dit komt mede tot stand na uitgebreide gesprekken met ondersteunend en wetenschappelijk personeel.Het proces verloopt soepel, zegt Van Katwijk, alleen lopen de medewerkers van beide subfaculteiten tegen cultuurverschillen aan. ,,Die zijn hardnekkiger dan ik dacht. Het betreft veelal heel kleine, lastig te definiëren verschillen. Bijvoorbeeld: hoe neem je een besluit in een vergadering? Wie betrek je bij de voorbereidingen van een nota of de afhandeling van een genomen besluit? Zelden sta je er bij stil dat je daar als organisatie – in dit geval de vroegere faculteit – een eigen aanpak voor had. Pas bij een fusie of clustering ontdek je dat het ook anders kan. Mijn ervaring is dat je uitermate alert moet zijn op het bestaan van die cultuurverschillen. Veronachtzaam je deze dan kun je de grootste problemen, misverstanden en weerstanden krijgen. Daardoor kan het fusieproces enorm vertragen.”

Het samengaan van de wetenschappelijke terreinen verloopt sneller en soepeler dan Van Katwijk had verwacht. Over de inhoudelijke kant van ITS buigen zich op dit moment zes hoogleraren. Zij vormen gezamenlijk de strategiecommissie. Van Katwijk is aangenaam verrast door de inzet van deze commissie. ,,Het overleg is constructief. De hoogleraren zijn uitstekend in staat over hun eigen grenzen te kijken en het algemeen belang – een goede ITS-faculteit – voorop te stellen. Voordat de commissie van start ging, vroeg ik mij af of hen dat zou lukken. Een gevaar was natuurlijk dat ze allemaal in de eerste plaats hun eigen vakgebied zouden gaan verdedigen. Dat is absoluut niet het geval. De samenwerking verloopt uitstekend.”

In een lat-relatie tussen de subfaculteiten gelooft Jan van Katwijk niet. De vice-decaan van Technische Wiskunde en Informatica streeft ernaar om van zijn subfaculteit samen met Elektrotechniek een geheel te maken. Zover is het nog lang niet, maar de eerste schreden zijn gezet. Onderdelen van Wiskunde en Informatica zijn ingetrokken bij Elektro en de afdeling financiën is ondergebracht in één ruimte. ,,Wil je een gevoel van saamhorigheid kweken tussen deze afdelingen, dan moet je beginnen door mensen bij elkaar te zetten.”

Verder dan dat gaat het aanwakkeren van het ‘wij-gevoel’ nog niet. De afdelingen werken nog gescheiden. Er is een apart TWI- en ET-loket. Ook dient iedere subfaculteit een eigen begroting in, maar op budgettair gebied zijn al stappen naar clustering ondernomen: ,,De verhuiskosten en de kosten in verband met de reorganisatie boeken wij op de nieuwe faculteit.”

Van Katwijk – ook plaatsvervangend decaan van Informatietechnologie en Systemen, ITS – heeft nauw contact met de projectleider die is aangesteld om de ondersteunende diensten van ITS samen te voegen. ,,Ik bemoei me daar uitsluitend op afstand mee. Het daadwerkelijk vormgeven van de modernisering ondersteunende diensten is de taak van de projectleider.”
Dienstverlening

Het goed door elkaar ‘husselen’ van TWI en ET is de voornaamste taak van Van Katwijk. Hij gelooft dat er synergie kan ontstaan tussen de vakgebieden. ,,Informatica is meer maatschappelijk georiënteerd, met name gericht op dienstverlening. Deze kennis kan Elektro zonder meer gebruiken. Tot nu toe is er in deze subfaculteit te weinig aandacht voor de verschuiving van techniek naar diensten geweest.”

Voor TWI zit het voordeel van de clustering in de schaalvergroting. Als onderdeel van ITS kunnen de opleidingen voortaan beschikken over een uitgebreider apparaat van ondersteunende diensten. ,,Wij hadden één financiële specialist. Was hem iets overkomen, dan hadden wij diep in de problemen gezeten. Als onderdeel van het grotere geheel ben je minder kwetsbaar.”
Cultuur

Voor het verloop van de clustering ontwerpt ITS een organisatiemodel. Dit komt mede tot stand na uitgebreide gesprekken met ondersteunend en wetenschappelijk personeel.Het proces verloopt soepel, zegt Van Katwijk, alleen lopen de medewerkers van beide subfaculteiten tegen cultuurverschillen aan. ,,Die zijn hardnekkiger dan ik dacht. Het betreft veelal heel kleine, lastig te definiëren verschillen. Bijvoorbeeld: hoe neem je een besluit in een vergadering? Wie betrek je bij de voorbereidingen van een nota of de afhandeling van een genomen besluit? Zelden sta je er bij stil dat je daar als organisatie – in dit geval de vroegere faculteit – een eigen aanpak voor had. Pas bij een fusie of clustering ontdek je dat het ook anders kan. Mijn ervaring is dat je uitermate alert moet zijn op het bestaan van die cultuurverschillen. Veronachtzaam je deze dan kun je de grootste problemen, misverstanden en weerstanden krijgen. Daardoor kan het fusieproces enorm vertragen.”

Het samengaan van de wetenschappelijke terreinen verloopt sneller en soepeler dan Van Katwijk had verwacht. Over de inhoudelijke kant van ITS buigen zich op dit moment zes hoogleraren. Zij vormen gezamenlijk de strategiecommissie. Van Katwijk is aangenaam verrast door de inzet van deze commissie. ,,Het overleg is constructief. De hoogleraren zijn uitstekend in staat over hun eigen grenzen te kijken en het algemeen belang – een goede ITS-faculteit – voorop te stellen. Voordat de commissie van start ging, vroeg ik mij af of hen dat zou lukken. Een gevaar was natuurlijk dat ze allemaal in de eerste plaats hun eigen vakgebied zouden gaan verdedigen. Dat is absoluut niet het geval. De samenwerking verloopt uitstekend.”