[Column] Tablet

Het werd op de baancode van mijn sectie gestort. Uitgaven die uit dit prijzengeld betaald mochten worden, kon ik op die baancode declareren. Niks aan de hand, zou je denken.

In 2012 schafte ik een laptop aan. Ik liet me bij Paradigit uitgebreid voorlichten, probeerde een aantal laptops uit, maakte mijn keuze, rekende af, en kon meteen met mijn nieuwe laptop aan de slag. De rekening declareerde ik op de baancode van mijn prijzengeld. Het leek te mooi om waar te zijn, en dat was het ook. Die laptop had namelijk door ‘centraal’ besteld moeten worden. Geen idee waarom, want het ging niet over honderd laptops voor de hele faculteit. Het betrof slechts één laptop die ik van mijn eigen prijzengeld betaalde.

Vijf weken geleden wilde ik een tablet kopen. Ik besloot dit keer de officiële weg te bewandelen en hem door ‘centraal’ te laten bestellen. Naar verluid bestelt ‘centraal’ doorgaans bij CoolBlue, bekend van de slogan: ‘Vandaag vóór 23.59 besteld, morgen in huis’. Daar bleken echter nog vijf weken bureaucratische hellevaart bij te komen. De ruimte die deze column mij biedt, is amper voldoende voor een beknopt overzicht van alle ellende. Kort samengevat komt het hier op neer.

Ik moet mijn bestelling opgeven via een speciaal formulier. Dat formulier moet worden getekend door de budgethouder – de poortwachter van de baancode waar mijn prijzengeld geparkeerd is. Die budgethouder was nog een paar weken met vakantie. De afdelingsvoorzitter kan ook tekenen, maar hij weet niets van dat prijzengeld, dus hij vraagt de financiële administratie om dat uit te zoeken. Als dat is geschied, is hij zelf twee dagen afwezig en daarna is het alweer weekend. Gelukkig komt de decaan mij te hulp: zijn secretaresse zal tekenen, maar niet na toestemming van financiën. Nog voor het weekend wordt het bestelformulier gescand en verzonden naar ‘centraal’. Het lijkt nu nog een kwestie van dagen…

Na een week informeer ik hoe het ermee staat. Mijn bestelling staat nu in Basware en wacht op goedkeuring van de budgethouder – dezelfde poortwachter van de baancode van mijn prijzengeld, die nog een paar weken met vakantie was. ‘Gelukkig’ is er inmiddels zo veel tijd overheen gegaan, dat hij alweer terug is. Na zijn goedkeuring zal ik dus heel snel mijn tablet ontvangen. Eh, nee, want mijn tablet wordt nu ineens bij Paradigit besteld met een levertijd van een week. En daarna moet ‘centraal’ hem nog uitleveren aan mijn faculteit.

Ik benadruk met klem dat de circa tien (!) mensen die bij dit proces waren betrokken niets te verwijten valt. Net als ik zijn ook zij het slachtoffer van een bureaucratisch moloch die nog uit de vroege Steentijd stamt. Hoe is het mogelijk dat een innovatieve universiteit zulke hindernissen opwerpt voor medewerkers die iets willen aanschaffen dat hun productiviteit verbetert? Alle winst is in dit langslepende proces al meer dan volledig teniet gedaan. En mijn tablet is inmiddels waarschijnlijk al verouderd. Welcome in the 21st century.

Dap Hartmann is astronoom. Hij werkt als onderzoeker bij de faculteit Techniek, Bestuur en Management.