De TU-organisatie is momenteel nog onvoldoende stabiel om de reorganisatie van de ondersteunende diensten te evalueren, vindt het college van bestuur.
Vooral financiën, personeelszaken en de nieuwe subafdeling bestuurlijke en onderzoeksinformatievoorziening zijn niet genoeg op orde, meldt de ondernemingsraad.
De problemen bij finance and control (F&C) zijn voor een groot deel terug te voeren op de centralisatie die tijdens de reorganisatie van de ondersteunende diensten (OOD) heeft plaatsgevonden. Facturen en declaraties weten hun weg naar het opgerichte shared service centrum (SSC) nog niet altijd te vinden, waardoor die te laat worden betaald.
Dat heeft tot klachten van wetenschappelijk personeel en leveranciers geleid. Sommige leveranciers dreigden zelfs niet meer te leveren. Die problemen worden ‘tamelijk overbelicht’, vindt F&C-directeur Ton Ruhe. “We behandelen 2500 brondocumenten per week. Drie klachten wekelijks is niet veel, al mag het natuurlijk niet.” Volgens Ruhe is het algemeen bekend dat het na een grote reorganisatie drie jaar duurt voordat een afdeling goed loopt. “Daarom zou een OOD-evaluatie nu te vroeg komen.”
De evaluatie is uitgesteld tot 2008, nog steeds aan de snelle kant. Toch wil Ruhe niet langer wachten. “Tot na de evaluatie mogen we geen extra mensen aannemen. Maar de wetenschappelijke staf groeit meer dan gedacht. Ik schreeuw om extra projectadministrateurs om hen te ondersteunen. Nu haal ik die noodgedwongen uit de financiële administratie, maar loop ik tegen de grenzen op.”
Daar komt bij dat F&C overstapt naar een nieuw softwarepakket: BasWare. Volgens Ruhe kunnen facturen met die software veel beter worden verwerkt, maar bij de invoering stuit hij telkens op verrassingen.
De problemen bij personeel en organisatie (P&O) lijken op die bij F&C, want ook daar is een shared service centrum opgericht. Mensen moeten aan de centralisatie wennen. Directeur Ben Geerts heeft sinds de OOD veel minder staf, maar toch, zegt hij, heeft hij de klantgerichtheid en de behandeling van aanvragen kunnen verbeteren. “Nu werken we aan het versnellen en verbeteren van de processen en de deskundigheid van onze werknemers.”
In combinatie met het vernieuwen van het salaris- en het verlofsysteem blijkt dat een grote kluif.
Overigens, zegt Geerts, is niet alleen het SSC het probleem, ook het P&O-beleid moet nog vorm krijgen en groeien. “Onze managers moeten nu ook beleidswerk doen. We zoeken nog naar de meest efficiënte manier daarvoor.”
Hans Beunderman, directeur van de afdeling waar bestuurlijke en onderzoeksinformatievoorziening (BOIV) onder valt, snapt niet waarom BOIV wordt genoemd in de top drie van afdelingen die nog niet op orde zijn. “Natuurlijk, BOIV is een totaal nieuwe afdeling. Het dubbele besturingsmodel, met een centraal deel en werknemers in de faculteiten, vraagt gewenning. Wij zien de problemen die er zijn, daarom organiseren we nu een impulsactie.”
Vooral financiën, personeelszaken en de nieuwe subafdeling bestuurlijke en onderzoeksinformatievoorziening zijn niet genoeg op orde, meldt de ondernemingsraad.
De problemen bij finance and control (F&C) zijn voor een groot deel terug te voeren op de centralisatie die tijdens de reorganisatie van de ondersteunende diensten (OOD) heeft plaatsgevonden. Facturen en declaraties weten hun weg naar het opgerichte shared service centrum (SSC) nog niet altijd te vinden, waardoor die te laat worden betaald.
Dat heeft tot klachten van wetenschappelijk personeel en leveranciers geleid. Sommige leveranciers dreigden zelfs niet meer te leveren. Die problemen worden ‘tamelijk overbelicht’, vindt F&C-directeur Ton Ruhe. “We behandelen 2500 brondocumenten per week. Drie klachten wekelijks is niet veel, al mag het natuurlijk niet.” Volgens Ruhe is het algemeen bekend dat het na een grote reorganisatie drie jaar duurt voordat een afdeling goed loopt. “Daarom zou een OOD-evaluatie nu te vroeg komen.”
De evaluatie is uitgesteld tot 2008, nog steeds aan de snelle kant. Toch wil Ruhe niet langer wachten. “Tot na de evaluatie mogen we geen extra mensen aannemen. Maar de wetenschappelijke staf groeit meer dan gedacht. Ik schreeuw om extra projectadministrateurs om hen te ondersteunen. Nu haal ik die noodgedwongen uit de financiële administratie, maar loop ik tegen de grenzen op.”
Daar komt bij dat F&C overstapt naar een nieuw softwarepakket: BasWare. Volgens Ruhe kunnen facturen met die software veel beter worden verwerkt, maar bij de invoering stuit hij telkens op verrassingen.
De problemen bij personeel en organisatie (P&O) lijken op die bij F&C, want ook daar is een shared service centrum opgericht. Mensen moeten aan de centralisatie wennen. Directeur Ben Geerts heeft sinds de OOD veel minder staf, maar toch, zegt hij, heeft hij de klantgerichtheid en de behandeling van aanvragen kunnen verbeteren. “Nu werken we aan het versnellen en verbeteren van de processen en de deskundigheid van onze werknemers.”
In combinatie met het vernieuwen van het salaris- en het verlofsysteem blijkt dat een grote kluif.
Overigens, zegt Geerts, is niet alleen het SSC het probleem, ook het P&O-beleid moet nog vorm krijgen en groeien. “Onze managers moeten nu ook beleidswerk doen. We zoeken nog naar de meest efficiënte manier daarvoor.”
Hans Beunderman, directeur van de afdeling waar bestuurlijke en onderzoeksinformatievoorziening (BOIV) onder valt, snapt niet waarom BOIV wordt genoemd in de top drie van afdelingen die nog niet op orde zijn. “Natuurlijk, BOIV is een totaal nieuwe afdeling. Het dubbele besturingsmodel, met een centraal deel en werknemers in de faculteiten, vraagt gewenning. Wij zien de problemen die er zijn, daarom organiseren we nu een impulsactie.”
Comments are closed.