Verzoekschrift van mevrouw X, studente Industrieel Ontwerpen, met een klacht over een gedraging van: de decaan van de faculteit OCPOp 16 september 1997 heeft de ombudsman voor studenten in behandeling genomen een verzoekschrift van mevrouw X, studente bij de faculteit Ontwerp, Constructie en Productie van de TU Delft, studierichting Industrieel Ontwerpen, met een klacht over het handelen van het bevoegd gezag van de faculteit, de decaan, bij het besluit dd.
27 augustus 1997 om haar bij de eerstvolgende gelegenheid niet toe te laten tot het voor haar verplichte studieonderdeel (project) Ontwerpen 5 (IDE 405) te volgen vanaf dinsdag 2 september 1997. Op grond van de door verzoekster verstrekte gegevens is de klacht als volgt geformuleerd.
(Alle functionarissen in dit openbaar rapport worden om redenen van anonimiteit standaard in de mannelijke vorm aangeduid.)
KLACHT
Verzoekster vindt dat de faculteit de studeerbaarheid van haar studieprogramma in gevaar brengt door haar zonder voldoende overleg te dwingen haar studieplanning aan te passen. Zij acht dat onjuist. Zij acht ook onjuist dat de procedures rondom het besluit voor haar ondoorzichtig zijn en ook niet op haar verzoek doorzichtig genoeg worden gemaakt en dat zij te weinig tijd krijgt om zich met de faculteit te verstaan over het besluit of zich formeel er tegen te verzetten, terwijl de procedures daarvoor onvermijdelijk enige tijd vergen.
ONDERZOEK
De feiten
Op 1 juli 1997 heeft verzoekster een aanvraag voor toelating ingediend tot het vak Ontwerpen 5 (IDE 405) met behulp van de daarvoor gangbare procedure. Het betreft een verplicht studieonderdeel dat op meerdere momenten in het jaar wordt verzorgd. Zij schreef in voor het vak dat zou starten op 2 september 1997 en richtte daar haar planning op in. Op 27 augustus 1997 is haar mondeling medegedeeld door de faculteit dat zij niet toegelaten werd. Om uitleg gevraagd deelde de faculteit haar mede dat capaciteitsbeperkingen de achtergrond vormden voor het besluit en dat zij naar het inzicht van de faculteit in haar persoonlijk studieprogramma in de gelegenheid was om op een ander moment het vak te volgen en dat zij in de nu vrijgekomen tijd andere vakken kon volgen.
Het standpunt
van verzoekster
De klacht betreft de studeerbaarheid van het onderwijsprogramma. Mevrouw X meldt dat zij zeer goede voortgang maakt in haar studie en dat haar planning isafgesteld op vrijwel nominaal afronden van de studie in de vijfjarige vorm. Naar haar oordeel stelt de faculteit haar echter niet in de gelegenheid om haar studie doeltreffend te plannen. Zij moet zich inschrijven voor een verplicht studieonderdeel waarbij zij het besluit tot al dan niet toelating zeer kort voor aanvang van het studieonderdeel ontvangt. Zij vindt verder dat de faculteit haar niet in voldoende mate in de gelegenheid stelt om haar studie opnieuw te plannen in het geval dat zij niet regulier mag deelnemen aan een studieonderdeel.
Zij heeft aangegeven dat het gedwongen verplaatsen van studieonderdelen naar andere dan door haar geplande periodes onmiddellijk tot gevolg heeft dat zij vertraging oploopt omdat zij in die andere periodes weer studieverplichtingen heeft die het onmogelijk maken om de noodzakelijke onderdelen te combineren. Gedwongen uitstel van studieonderdelen leidt vervolgens tot verder uitstel. Zij acht dit handelen van de faculteit onjuist.
De klacht betreft verder de behandeling die zij ondervindt vanuit de faculteit. Zij heeft op 27 augustus 1997 te horen gekregen bij de balie van Bureau Onderwijszaken dat door middel van loting het moment (in het jaar) van toelating tot sommige verplichte studieonderdelen wordt bepaald. Zij vindt dit geen juiste wijze van handelen. Zij heeft hierover ogenblikkelijk de studieadviseur aangesproken om haar ongenoegen kenbaar te maken. Hij heeft haar vervolgens gemeld dat er geen sprake is van gewoon loten, maar dat sommige studenten worden achtergesteld omdat zij naar het oordeel van de faculteit nu ook wel andere vakken kunnen doen. Zij deelt die mening van de faculteit niet. Over deze handelwijze van de faculteit is haar niets bekend en zij is ook niet betrokken in de handelwijze zodat er met haar eigen argumenten voor de juistheid van haar studieplanning niets is gedaan.
De studieadviseur benadrukte dat er meer aanmeldingen dan plaatsen waren. Bovendien meldde hij haar dat het erg druk was en hij verder niets voor haar kon doen. De situatie leidde naar haar oordeel niet tot verder constructief overleg en zij voelde zich onterecht afgescheept. Zij heeft verder gemeld dat het mogelijk is om je als student in een dergelijke situatie te wenden tot de onderwijsadviseur. Dat is haar niet meteen gelukt. Hij was niet bereikbaar. Zij neemt de faculteit dat overigens niet kwalijk, vanwege de zeer korte tijdsduur waarin zij handelde.
Zij beklaagt zich nadrukkelijk wel over het feit dat de faculteit haar wel zeer weinig tijd geeft om te handelen. Zij heeft maar enige dagen de tijd om te overleggen met de faculteit over de gedwongen verandering in haar studieplanning voordat zij in een positie komt dat er sowieso niets meer aan te doen valt omdat een studieonderdeel al zonder haar begonnen is.
Het standpunt
van de faculteit
De faculteit heeft inmiddels het besluit gewijzigd en de verzoekster toegelaten tot het studieonderdeel toen bleek dat er nog enige plaatsen beschikbaar waren.
In de weken voorafgaand aan de start van het eerste blok zijndoor de Onderwijs- en Studenten Administratie alleen al voor de vierde- en vijfdejaars vakken meer dan 315 aanmeldingsverzoeken behandeld. Mede door onderbezetting van het bureau waren de uitkomsten van alle indelingswerkzaamheden pas in de laatste week voorafgaand aan het nieuwe studiejaar bekend. Dit is helaas wat later dan wordt beoogd. De faculteit tekent aan dat aan de indeling voor de vierde- en vijfdejaarsvakken veel zorg is besteed, waarbij er met name op is toegezien, dat alle studenten ook gelet op de studiebelasting een redelijke tot goede invulling van het studieprogramma is geboden.
De faculteit meldt dat het achteraf beter ware geweest als het nieuwe beleid explicieter en nadrukkelijker aan de studenten bekend was gemaakt. Ook had wellicht de summiere tekst op het aanmeldingsformulier duidelijker gekund. De faculteit zal trachten dit op korte termijn alsnog te realiseren. Voor de volledigheid heeft de faculteit laten zien hoe de aanmelding geschiedde, met bijvoeging van het aanmeldingsformulier.
Daarin toont de faculteit dat indelingsproblemen werden voorzien en aangeduid welke werkwijze de faculteit hierbij voor ogen stond. De student wordt medegedeeld dat bij onverhoopte overtekening van IDE405 bepaalde vakken als alternatief gelden en dat een dergelijk alternatief onder vermelding van ‘2de keus’ zijn plaats kan vinden op het formulier. Verzoekster geeft op dat formulier naast haar eerste keuze ook een tweede keuze aan.
De faculteit is met verzoekster van mening dat de gekozen oplossing het plannen van de studie moeilijker maakt maar haar opvatting dat haar studie de facto belemmerd wordt deelt de faculteit niet.
Over de behandeling van de verzoekster merkt de faculteit op dat helaas enige vertraging is opgetreden bij het bekendmaken van de indelingen voor de betreffende vakken. Daardoor was er voor de studenten weinig tijd om hun plannen bij te stellen, maar tevens voor de staf weinig mogelijkheid om de zaak nader te onderzoeken. Voorts was bij alle betrokkenen bekend welke procedure was gevolgd en hoeveel zorg hieraan was besteed. De faculteit is van mening dat een studente niet mag verwachten dat in een dergelijke gecompliceerde situatie haar eis om haar probleem ter plekke op te lossen kan worden gehonoreerd.
De faculteit heeft ook in een brief een reactie naar de studente geformuleerd. Daarin staat onder meer dat de faculteit (de examencommissie van de opleiding Industrieel Ontwerpen) geen officiële beroepsprocedure kent. De studenten dienen zich te richten tot het College van beroep voor de examens.
De faculteit legt uit dat de formele stellingname noodgedwongen is, ingegeven door capaciteitsproblemen die zich bij sommige practica op sommige momenten in het jaar kunnen voordoen. Het beleid ervoor is door de faculteit kort voor de zomervakantie vastgesteld op grond van de practicumcapaciteit en de prognoses voor de studenteninstroom bij de diverse vakken. Door het late tijdstip was het niet mogelijk om hieromtrent een uitgebreide informatieronde voor de studenten te organiseren, verdergaand dan een korte mededeling op het aanmeldingsformulier.
De faculteit geeft aan dat studenten vroegtijdig moeten melden bij de studieadviseur dat zij in een uitzonderingspositieverkeren en geeft daarbij ook aan dat zij slechts beperkte invloed kunnen uitoefenen en dat daar een beperkte tijd voor beschikbaar is. Vroegtijdige melding van omstandigheden worden dan ook nadrukkelijk verzocht aan studenten.
De faculteit gaat in op de mogelijkheden van verzoekster voor studieplanning. De verzoekster heeft met de faculteit gesproken over haar specifieke situatie tot op het niveau van planning van een enkel tentamen. De faculteit geeft toe dat zij niet zo gedetailleerd heeft rekening gehouden met de persoonlijke planning van de verzoekster en dat een controle tot op dat niveau niet mogelijk was en de faculteit vreest dat dat in de toekomst ook niet mogelijk zal zijn.
De faculteit meldt dat studenten zich bij klachten kunnen wenden tot medewerkers van de Onderwijs- en Studentenadministratie (OSA) en de studieadviseurs. De studieadviseur kan vragen aan de OSA of de docent om een uitzondering te maken. In dit geval bleek de vraag groter dan het aanbod en de faculteit meent dat het in grote lijnen gelukt is om aan zoveel mogelijk studenten zo goed mogelijk een onderwijs- en studieaanbod te doen binnen beperkte middelen die ter beschikking staan.
Aanvullende informatie
Nadere reactie
van verzoekster
Verzoekster meldt dat zij alsnog op het door haar geplande moment is toegelaten. Zij erkent dat het ook mogelijk zou zijn geweest om op een later tijdstip het vak te volgen, maar zij herhaalt dat zij daarbij ongewild risico’s zou lopen op vertraging. Zij herhaalt dat zij indertijd weinig informatie heeft gehad om in haar studieplanning rekening mee te houden en dat zij weinig tijd kreeg om met de faculteit over haar situatie te overleggen en om een eventueel beroep tegen het besluit in te stellen. Zij meldt dat het haar veel uitzoekwerk en tijd heeft gekost om het besluit veranderd te krijgen. Zij neemt kennis van de zienswijze van de faculteit.
De nadere reactie van verzoekster gaf geen aanleiding om een nadere reactie aan de faculteit te vragen.
OVERWEGINGEN
EN OORDEEL
Een deel van de klacht van verzoekster betreft het punt dat de faculteit haar niet toelaat tot een voor haar verplichte oefening in de periode dat zij dat wenst. Het formele besluit om niet toe te laten is niet ter beoordeling van de ombudsman omdat dat besluit voorgelegd kan worden aan het College van beroep voor de examens. De ombudsman oordeelt niet over een besluit dat vatbaar is voor bezwaar en beroep.
De klacht gaat meer in zijn algemeenheid over de handelwijze van de faculteit en over de behandeling die verzoekster ondervindt. Zij vindt dat de faculteit de studeerbaarheid van haar programma aantast en dat dat gebeurt op een voor haar onacceptabele manier. Verzoekster heeft bij de faculteit protest aangetekend over de inhoud van het besluit, de feitelijke afwijzing, en de faculteit heeft haar vervolgensalsnog toegelaten. De ombudsman neemt daarvan met instemming kennis.
Is de handelwijze en de behandeling correct? De faculteit staat onvermijdelijk voor de taak bij sommige studieonderdelen om studenten over meerdere momenten in het jaar te verdelen. Dat is alleszins begrijpelijk: er bestaan capaciteitsvraagstukken in verband met beperkte inzet van ruimte, middelen en docenten. Die beperken de omvang van de groep die op één moment toegelaten kan worden tot een studieactiviteit. Daarnaast zijn er ook veiligheidsnormen waaraan de faculteit moet voldoen bij sommige oefeningen en practica. Ook die beperken de omvang van groepen studenten die met apparatuur en materialen werken die noodzakelijk zijn bij het onderwijs. Het studieonderdeel in deze zaak betreft een onderdeel met capaciteitsbeperkingen in de periode waarin het gegeven wordt. De faculteit erkent dat de voor verzoekster bepaalde indeling het plannen van de studie moeilijker maakt maar de faculteit deelt haar opvatting dat haar studie de facto belemmerd wordt niet. Dit is acceptabel te achten.
De faculteit heeft op 27 augustus 1997 aan verzoekster medegedeeld dat zij niet toegelaten werd tot het vak Ontwerpen 5 (IDE405) waarvoor zij zich op 1 juli 1997 opgaf. Het vak zou starten op 2 september 1997. Verzoekster is dus een week voor de start van het studieonderdeel op de hoogte gesteld dat ze niet toegelaten werd. Haar vraag om haar planningsprobleem op te lossen werd niet onmiddellijk gehonoreerd. Verzoekster begrijpt dat maar vindt dat zij erg weinig tijd heeft gekregen om een ander besluit te vragen. De faculteit meldt dat er helaas enige vertraging is opgetreden bij het bekendmaken van de indelingen voor de betreffende vakken.
De faculteit voert onderbezetting van bureau als excuus daarvoor aan. Ook meldt de faculteit dat het achteraf beter ware geweest als het beleid explicieter en nadrukkelijker aan studenten bekend was gemaakt. In de Onderwijs- en examenregeling (OER) voor het studiejaar 1996/1997 is het in dit geval toegepaste beleid nog niet opgenomen. Ook had wellicht de summiere tekst op het aanmeldingsformulier duidelijker gekund. De faculteit zal trachten dit op korte termijn alsnog te realiseren.
Behalve voor overleg met medewerkers van de faculteit was de ene beschikbare week tussen het besluit om niet toe te laten en de start van het studieonderdeel ook erg kort voor formeel handelen. Binnen de faculteit bestaat in deze geen officiële beroepsprocedure. Daarom moest verzoekster om te beginnen een voor beroep vatbare beslissing vragen aan de faculteit en vervolgens het College van beroep voor de examens vragen om een voorlopige voorziening. Daarvoor moest een schriftelijk en beargumenteerd verzoek worden opgesteld en ingediend.
Onbekendheid met deze procedures leidt voor een student vrijwel altijd tot de noodzaak advies van deskundigen in te winnen. Dat kost tijd. Vervolgens zou een voorlopige voorziening nodig zijn om een werkbare oplossing mogelijk te maken. Dat kan snel maar ook dat kost tijd. Het korte tijdsbestek leverde voor verzoekster geen redelijke situatie op om in te verkeren.
Een tweede punt is dat verzoekster door een gedwongen verandering in studieplanning vertraging kan oplopen waarover zij bezorgd kan zijn vanwege de beperktheid van destudiefinanciering. De oorzaak, een capaciteitsvraagstuk, is door de faculteit goed uitgelegd en acceptabel. De faculteit erkent dat het besluit de studieplanning moeilijker maakt. Een erkenning als deze kan een belangrijk punt zijn. Een wachttijd wordt in het Studentenstatuut als voorbeeld genoemd van onderwijskundige overmacht. Als die daadwerkelijk vertraging in de studie oplevert kan een student een verzoek indienen om financiële steun. Die wordt uiteraard alleen toegekend als alle voorwaarden van de regeling vervuld zijn.
Een faculteit moet het beleid omkleden met randvoorwaarden en zich daarbij ten volle realiseren dat een student zich in een zwakke positie bevindt in het overleg. Een student is bijvoorbeeld erg afhankelijk van met name de onderwijsadministratie en de studieadviseur. De laatste moet namelijk in een later stadium een eventueel verzoek om financiële ondersteuning van een advies voorzien in de richting van het College van Bestuur. Studenten schrikken gemakkelijk terug van formele stappen, omdat zij bang zijn dat deze de relaties schaden met medewerkers van de faculteit waar ze vaak nog langere tijd zullen verblijven. De belangen voor de student zijn groot en de student moet redelijkerwijze kunnen verwachten dat de faculteit goede informatie verschaft en redelijke ruime tijd geeft voor overleg met medewerkers.
De universiteit realiseert zich expliciet de zwakke positie van de studenten en wijst ze hierop in het Studentenstatuut, bijlage 2: Rechtsbescherming, op pagina 63. De tekst luidt als volgt.
,,Een waarschuwing is hier op zijn plaats.
Het aanspannen van een procedure is een zwaar middel. Het vergt emotioneel nogal wat van de student en bovendien is het een tijdrovende aangelegenheid. De bewijslast ligt altijd bij degene die de procedure aanspant: hij/zij moet aannemelijk maken dat de voorstelling van zaken zoals hij/zij die geeft, de juiste is. In de praktijk komt het nog wel eens voor dat het je niet in dank wordt afgenomen wanneer je een rechtsmiddel aanwendt. Hoewel dit niet is zoals het behoort, kun je hier schade van ondervinden. We kunnen op papier natuurlijk allerlei zaken netjes regelen, maar we hebben nu eenmaal te maken met mensen met al hun gevoeligheden en met onderlinge gezagsverhoudingen. Daarom het dringende advies: probeer altijd eerst tot een vergelijk te komen langs de weg van het overleg en beschouw het in gang zetten van een procedure als een uiterste middel.”
Verzoekster is in haar situatie niet bijzonder goed geïnformeerd geweest over het beleid van de faculteit en zij is erg laat op de hoogte over al dan niet toelating voor een gepland studieonderdeel. Haar studieplanning is veranderd door de faculteit en dat berust op onderwijskundige overmacht. De faculteit beseft dat en heeft verzoekster achteraf uitvoerig hierover geïnformeerd en de faculteit heeft verzoekster alsnog toegang tot het studieonderdeel verschaft toen er plaatsen vrijkwamen. De informatievoorziening er omheen en de tijd die beschikbaar was voor overleg en beroep was echter niet voldoende.
Oordeel
De ombudsman voor studenten acht de klacht van verzoeksterongegrond wat betreft de verstoring van de geplande studieplanning en acht de klacht van verzoekster gegrond wat betreft de onvoldoende informatievoorziening en de te korte tijd die beschikbaar was voor overleg en eventueel beroep.
ADVIES AAN HET
BEVOEGD GEZAG
De faculteit heeft verzoekster alsnog toegelaten tot het studieonderdeel. De faculteit erkent dat als gevolg van capaciteitsvraagstukken de informatievoorziening verbetering behoeft en dat de tijd voor de student voor overleg en beroep rond het besluit te kort was en werkt aan verbetering. De ombudsman neemt met instemming kennis van de voornemens van de faculteit en acht een advies niet nodig.
Drs W.J.M.Knippenberg,
28 oktober 1997
ombudsman voor studenten aan de TU Delft,
Aula TUD, 015 – 2784403,
e-mail: ombudsman@bu.tudelft.nl,
internet:http://www.bu.tudelft.nl/ombudsman
Verzoekschrift van mevrouw X, studente Industrieel Ontwerpen, met een klacht over een gedraging van: de decaan van de faculteit OCP
Op 16 september 1997 heeft de ombudsman voor studenten in behandeling genomen een verzoekschrift van mevrouw X, studente bij de faculteit Ontwerp, Constructie en Productie van de TU Delft, studierichting Industrieel Ontwerpen, met een klacht over het handelen van het bevoegd gezag van de faculteit, de decaan, bij het besluit dd. 27 augustus 1997 om haar bij de eerstvolgende gelegenheid niet toe te laten tot het voor haar verplichte studieonderdeel (project) Ontwerpen 5 (IDE 405) te volgen vanaf dinsdag 2 september 1997. Op grond van de door verzoekster verstrekte gegevens is de klacht als volgt geformuleerd.
(Alle functionarissen in dit openbaar rapport worden om redenen van anonimiteit standaard in de mannelijke vorm aangeduid.)
KLACHT
Verzoekster vindt dat de faculteit de studeerbaarheid van haar studieprogramma in gevaar brengt door haar zonder voldoende overleg te dwingen haar studieplanning aan te passen. Zij acht dat onjuist. Zij acht ook onjuist dat de procedures rondom het besluit voor haar ondoorzichtig zijn en ook niet op haar verzoek doorzichtig genoeg worden gemaakt en dat zij te weinig tijd krijgt om zich met de faculteit te verstaan over het besluit of zich formeel er tegen te verzetten, terwijl de procedures daarvoor onvermijdelijk enige tijd vergen.
ONDERZOEK
De feiten
Op 1 juli 1997 heeft verzoekster een aanvraag voor toelating ingediend tot het vak Ontwerpen 5 (IDE 405) met behulp van de daarvoor gangbare procedure. Het betreft een verplicht studieonderdeel dat op meerdere momenten in het jaar wordt verzorgd. Zij schreef in voor het vak dat zou starten op 2 september 1997 en richtte daar haar planning op in. Op 27 augustus 1997 is haar mondeling medegedeeld door de faculteit dat zij niet toegelaten werd. Om uitleg gevraagd deelde de faculteit haar mede dat capaciteitsbeperkingen de achtergrond vormden voor het besluit en dat zij naar het inzicht van de faculteit in haar persoonlijk studieprogramma in de gelegenheid was om op een ander moment het vak te volgen en dat zij in de nu vrijgekomen tijd andere vakken kon volgen.
Het standpunt
van verzoekster
De klacht betreft de studeerbaarheid van het onderwijsprogramma. Mevrouw X meldt dat zij zeer goede voortgang maakt in haar studie en dat haar planning isafgesteld op vrijwel nominaal afronden van de studie in de vijfjarige vorm. Naar haar oordeel stelt de faculteit haar echter niet in de gelegenheid om haar studie doeltreffend te plannen. Zij moet zich inschrijven voor een verplicht studieonderdeel waarbij zij het besluit tot al dan niet toelating zeer kort voor aanvang van het studieonderdeel ontvangt. Zij vindt verder dat de faculteit haar niet in voldoende mate in de gelegenheid stelt om haar studie opnieuw te plannen in het geval dat zij niet regulier mag deelnemen aan een studieonderdeel.
Zij heeft aangegeven dat het gedwongen verplaatsen van studieonderdelen naar andere dan door haar geplande periodes onmiddellijk tot gevolg heeft dat zij vertraging oploopt omdat zij in die andere periodes weer studieverplichtingen heeft die het onmogelijk maken om de noodzakelijke onderdelen te combineren. Gedwongen uitstel van studieonderdelen leidt vervolgens tot verder uitstel. Zij acht dit handelen van de faculteit onjuist.
De klacht betreft verder de behandeling die zij ondervindt vanuit de faculteit. Zij heeft op 27 augustus 1997 te horen gekregen bij de balie van Bureau Onderwijszaken dat door middel van loting het moment (in het jaar) van toelating tot sommige verplichte studieonderdelen wordt bepaald. Zij vindt dit geen juiste wijze van handelen. Zij heeft hierover ogenblikkelijk de studieadviseur aangesproken om haar ongenoegen kenbaar te maken. Hij heeft haar vervolgens gemeld dat er geen sprake is van gewoon loten, maar dat sommige studenten worden achtergesteld omdat zij naar het oordeel van de faculteit nu ook wel andere vakken kunnen doen. Zij deelt die mening van de faculteit niet. Over deze handelwijze van de faculteit is haar niets bekend en zij is ook niet betrokken in de handelwijze zodat er met haar eigen argumenten voor de juistheid van haar studieplanning niets is gedaan.
De studieadviseur benadrukte dat er meer aanmeldingen dan plaatsen waren. Bovendien meldde hij haar dat het erg druk was en hij verder niets voor haar kon doen. De situatie leidde naar haar oordeel niet tot verder constructief overleg en zij voelde zich onterecht afgescheept. Zij heeft verder gemeld dat het mogelijk is om je als student in een dergelijke situatie te wenden tot de onderwijsadviseur. Dat is haar niet meteen gelukt. Hij was niet bereikbaar. Zij neemt de faculteit dat overigens niet kwalijk, vanwege de zeer korte tijdsduur waarin zij handelde.
Zij beklaagt zich nadrukkelijk wel over het feit dat de faculteit haar wel zeer weinig tijd geeft om te handelen. Zij heeft maar enige dagen de tijd om te overleggen met de faculteit over de gedwongen verandering in haar studieplanning voordat zij in een positie komt dat er sowieso niets meer aan te doen valt omdat een studieonderdeel al zonder haar begonnen is.
Het standpunt
van de faculteit
De faculteit heeft inmiddels het besluit gewijzigd en de verzoekster toegelaten tot het studieonderdeel toen bleek dat er nog enige plaatsen beschikbaar waren.
In de weken voorafgaand aan de start van het eerste blok zijndoor de Onderwijs- en Studenten Administratie alleen al voor de vierde- en vijfdejaars vakken meer dan 315 aanmeldingsverzoeken behandeld. Mede door onderbezetting van het bureau waren de uitkomsten van alle indelingswerkzaamheden pas in de laatste week voorafgaand aan het nieuwe studiejaar bekend. Dit is helaas wat later dan wordt beoogd. De faculteit tekent aan dat aan de indeling voor de vierde- en vijfdejaarsvakken veel zorg is besteed, waarbij er met name op is toegezien, dat alle studenten ook gelet op de studiebelasting een redelijke tot goede invulling van het studieprogramma is geboden.
De faculteit meldt dat het achteraf beter ware geweest als het nieuwe beleid explicieter en nadrukkelijker aan de studenten bekend was gemaakt. Ook had wellicht de summiere tekst op het aanmeldingsformulier duidelijker gekund. De faculteit zal trachten dit op korte termijn alsnog te realiseren. Voor de volledigheid heeft de faculteit laten zien hoe de aanmelding geschiedde, met bijvoeging van het aanmeldingsformulier.
Daarin toont de faculteit dat indelingsproblemen werden voorzien en aangeduid welke werkwijze de faculteit hierbij voor ogen stond. De student wordt medegedeeld dat bij onverhoopte overtekening van IDE405 bepaalde vakken als alternatief gelden en dat een dergelijk alternatief onder vermelding van ‘2de keus’ zijn plaats kan vinden op het formulier. Verzoekster geeft op dat formulier naast haar eerste keuze ook een tweede keuze aan.
De faculteit is met verzoekster van mening dat de gekozen oplossing het plannen van de studie moeilijker maakt maar haar opvatting dat haar studie de facto belemmerd wordt deelt de faculteit niet.
Over de behandeling van de verzoekster merkt de faculteit op dat helaas enige vertraging is opgetreden bij het bekendmaken van de indelingen voor de betreffende vakken. Daardoor was er voor de studenten weinig tijd om hun plannen bij te stellen, maar tevens voor de staf weinig mogelijkheid om de zaak nader te onderzoeken. Voorts was bij alle betrokkenen bekend welke procedure was gevolgd en hoeveel zorg hieraan was besteed. De faculteit is van mening dat een studente niet mag verwachten dat in een dergelijke gecompliceerde situatie haar eis om haar probleem ter plekke op te lossen kan worden gehonoreerd.
De faculteit heeft ook in een brief een reactie naar de studente geformuleerd. Daarin staat onder meer dat de faculteit (de examencommissie van de opleiding Industrieel Ontwerpen) geen officiële beroepsprocedure kent. De studenten dienen zich te richten tot het College van beroep voor de examens.
De faculteit legt uit dat de formele stellingname noodgedwongen is, ingegeven door capaciteitsproblemen die zich bij sommige practica op sommige momenten in het jaar kunnen voordoen. Het beleid ervoor is door de faculteit kort voor de zomervakantie vastgesteld op grond van de practicumcapaciteit en de prognoses voor de studenteninstroom bij de diverse vakken. Door het late tijdstip was het niet mogelijk om hieromtrent een uitgebreide informatieronde voor de studenten te organiseren, verdergaand dan een korte mededeling op het aanmeldingsformulier.
De faculteit geeft aan dat studenten vroegtijdig moeten melden bij de studieadviseur dat zij in een uitzonderingspositieverkeren en geeft daarbij ook aan dat zij slechts beperkte invloed kunnen uitoefenen en dat daar een beperkte tijd voor beschikbaar is. Vroegtijdige melding van omstandigheden worden dan ook nadrukkelijk verzocht aan studenten.
De faculteit gaat in op de mogelijkheden van verzoekster voor studieplanning. De verzoekster heeft met de faculteit gesproken over haar specifieke situatie tot op het niveau van planning van een enkel tentamen. De faculteit geeft toe dat zij niet zo gedetailleerd heeft rekening gehouden met de persoonlijke planning van de verzoekster en dat een controle tot op dat niveau niet mogelijk was en de faculteit vreest dat dat in de toekomst ook niet mogelijk zal zijn.
De faculteit meldt dat studenten zich bij klachten kunnen wenden tot medewerkers van de Onderwijs- en Studentenadministratie (OSA) en de studieadviseurs. De studieadviseur kan vragen aan de OSA of de docent om een uitzondering te maken. In dit geval bleek de vraag groter dan het aanbod en de faculteit meent dat het in grote lijnen gelukt is om aan zoveel mogelijk studenten zo goed mogelijk een onderwijs- en studieaanbod te doen binnen beperkte middelen die ter beschikking staan.
Aanvullende informatie
Nadere reactie
van verzoekster
Verzoekster meldt dat zij alsnog op het door haar geplande moment is toegelaten. Zij erkent dat het ook mogelijk zou zijn geweest om op een later tijdstip het vak te volgen, maar zij herhaalt dat zij daarbij ongewild risico’s zou lopen op vertraging. Zij herhaalt dat zij indertijd weinig informatie heeft gehad om in haar studieplanning rekening mee te houden en dat zij weinig tijd kreeg om met de faculteit over haar situatie te overleggen en om een eventueel beroep tegen het besluit in te stellen. Zij meldt dat het haar veel uitzoekwerk en tijd heeft gekost om het besluit veranderd te krijgen. Zij neemt kennis van de zienswijze van de faculteit.
De nadere reactie van verzoekster gaf geen aanleiding om een nadere reactie aan de faculteit te vragen.
OVERWEGINGEN
EN OORDEEL
Een deel van de klacht van verzoekster betreft het punt dat de faculteit haar niet toelaat tot een voor haar verplichte oefening in de periode dat zij dat wenst. Het formele besluit om niet toe te laten is niet ter beoordeling van de ombudsman omdat dat besluit voorgelegd kan worden aan het College van beroep voor de examens. De ombudsman oordeelt niet over een besluit dat vatbaar is voor bezwaar en beroep.
De klacht gaat meer in zijn algemeenheid over de handelwijze van de faculteit en over de behandeling die verzoekster ondervindt. Zij vindt dat de faculteit de studeerbaarheid van haar programma aantast en dat dat gebeurt op een voor haar onacceptabele manier. Verzoekster heeft bij de faculteit protest aangetekend over de inhoud van het besluit, de feitelijke afwijzing, en de faculteit heeft haar vervolgensalsnog toegelaten. De ombudsman neemt daarvan met instemming kennis.
Is de handelwijze en de behandeling correct? De faculteit staat onvermijdelijk voor de taak bij sommige studieonderdelen om studenten over meerdere momenten in het jaar te verdelen. Dat is alleszins begrijpelijk: er bestaan capaciteitsvraagstukken in verband met beperkte inzet van ruimte, middelen en docenten. Die beperken de omvang van de groep die op één moment toegelaten kan worden tot een studieactiviteit. Daarnaast zijn er ook veiligheidsnormen waaraan de faculteit moet voldoen bij sommige oefeningen en practica. Ook die beperken de omvang van groepen studenten die met apparatuur en materialen werken die noodzakelijk zijn bij het onderwijs. Het studieonderdeel in deze zaak betreft een onderdeel met capaciteitsbeperkingen in de periode waarin het gegeven wordt. De faculteit erkent dat de voor verzoekster bepaalde indeling het plannen van de studie moeilijker maakt maar de faculteit deelt haar opvatting dat haar studie de facto belemmerd wordt niet. Dit is acceptabel te achten.
De faculteit heeft op 27 augustus 1997 aan verzoekster medegedeeld dat zij niet toegelaten werd tot het vak Ontwerpen 5 (IDE405) waarvoor zij zich op 1 juli 1997 opgaf. Het vak zou starten op 2 september 1997. Verzoekster is dus een week voor de start van het studieonderdeel op de hoogte gesteld dat ze niet toegelaten werd. Haar vraag om haar planningsprobleem op te lossen werd niet onmiddellijk gehonoreerd. Verzoekster begrijpt dat maar vindt dat zij erg weinig tijd heeft gekregen om een ander besluit te vragen. De faculteit meldt dat er helaas enige vertraging is opgetreden bij het bekendmaken van de indelingen voor de betreffende vakken.
De faculteit voert onderbezetting van bureau als excuus daarvoor aan. Ook meldt de faculteit dat het achteraf beter ware geweest als het beleid explicieter en nadrukkelijker aan studenten bekend was gemaakt. In de Onderwijs- en examenregeling (OER) voor het studiejaar 1996/1997 is het in dit geval toegepaste beleid nog niet opgenomen. Ook had wellicht de summiere tekst op het aanmeldingsformulier duidelijker gekund. De faculteit zal trachten dit op korte termijn alsnog te realiseren.
Behalve voor overleg met medewerkers van de faculteit was de ene beschikbare week tussen het besluit om niet toe te laten en de start van het studieonderdeel ook erg kort voor formeel handelen. Binnen de faculteit bestaat in deze geen officiële beroepsprocedure. Daarom moest verzoekster om te beginnen een voor beroep vatbare beslissing vragen aan de faculteit en vervolgens het College van beroep voor de examens vragen om een voorlopige voorziening. Daarvoor moest een schriftelijk en beargumenteerd verzoek worden opgesteld en ingediend.
Onbekendheid met deze procedures leidt voor een student vrijwel altijd tot de noodzaak advies van deskundigen in te winnen. Dat kost tijd. Vervolgens zou een voorlopige voorziening nodig zijn om een werkbare oplossing mogelijk te maken. Dat kan snel maar ook dat kost tijd. Het korte tijdsbestek leverde voor verzoekster geen redelijke situatie op om in te verkeren.
Een tweede punt is dat verzoekster door een gedwongen verandering in studieplanning vertraging kan oplopen waarover zij bezorgd kan zijn vanwege de beperktheid van destudiefinanciering. De oorzaak, een capaciteitsvraagstuk, is door de faculteit goed uitgelegd en acceptabel. De faculteit erkent dat het besluit de studieplanning moeilijker maakt. Een erkenning als deze kan een belangrijk punt zijn. Een wachttijd wordt in het Studentenstatuut als voorbeeld genoemd van onderwijskundige overmacht. Als die daadwerkelijk vertraging in de studie oplevert kan een student een verzoek indienen om financiële steun. Die wordt uiteraard alleen toegekend als alle voorwaarden van de regeling vervuld zijn.
Een faculteit moet het beleid omkleden met randvoorwaarden en zich daarbij ten volle realiseren dat een student zich in een zwakke positie bevindt in het overleg. Een student is bijvoorbeeld erg afhankelijk van met name de onderwijsadministratie en de studieadviseur. De laatste moet namelijk in een later stadium een eventueel verzoek om financiële ondersteuning van een advies voorzien in de richting van het College van Bestuur. Studenten schrikken gemakkelijk terug van formele stappen, omdat zij bang zijn dat deze de relaties schaden met medewerkers van de faculteit waar ze vaak nog langere tijd zullen verblijven. De belangen voor de student zijn groot en de student moet redelijkerwijze kunnen verwachten dat de faculteit goede informatie verschaft en redelijke ruime tijd geeft voor overleg met medewerkers.
De universiteit realiseert zich expliciet de zwakke positie van de studenten en wijst ze hierop in het Studentenstatuut, bijlage 2: Rechtsbescherming, op pagina 63. De tekst luidt als volgt.
,,Een waarschuwing is hier op zijn plaats.
Het aanspannen van een procedure is een zwaar middel. Het vergt emotioneel nogal wat van de student en bovendien is het een tijdrovende aangelegenheid. De bewijslast ligt altijd bij degene die de procedure aanspant: hij/zij moet aannemelijk maken dat de voorstelling van zaken zoals hij/zij die geeft, de juiste is. In de praktijk komt het nog wel eens voor dat het je niet in dank wordt afgenomen wanneer je een rechtsmiddel aanwendt. Hoewel dit niet is zoals het behoort, kun je hier schade van ondervinden. We kunnen op papier natuurlijk allerlei zaken netjes regelen, maar we hebben nu eenmaal te maken met mensen met al hun gevoeligheden en met onderlinge gezagsverhoudingen. Daarom het dringende advies: probeer altijd eerst tot een vergelijk te komen langs de weg van het overleg en beschouw het in gang zetten van een procedure als een uiterste middel.”
Verzoekster is in haar situatie niet bijzonder goed geïnformeerd geweest over het beleid van de faculteit en zij is erg laat op de hoogte over al dan niet toelating voor een gepland studieonderdeel. Haar studieplanning is veranderd door de faculteit en dat berust op onderwijskundige overmacht. De faculteit beseft dat en heeft verzoekster achteraf uitvoerig hierover geïnformeerd en de faculteit heeft verzoekster alsnog toegang tot het studieonderdeel verschaft toen er plaatsen vrijkwamen. De informatievoorziening er omheen en de tijd die beschikbaar was voor overleg en beroep was echter niet voldoende.
Oordeel
De ombudsman voor studenten acht de klacht van verzoeksterongegrond wat betreft de verstoring van de geplande studieplanning en acht de klacht van verzoekster gegrond wat betreft de onvoldoende informatievoorziening en de te korte tijd die beschikbaar was voor overleg en eventueel beroep.
ADVIES AAN HET
BEVOEGD GEZAG
De faculteit heeft verzoekster alsnog toegelaten tot het studieonderdeel. De faculteit erkent dat als gevolg van capaciteitsvraagstukken de informatievoorziening verbetering behoeft en dat de tijd voor de student voor overleg en beroep rond het besluit te kort was en werkt aan verbetering. De ombudsman neemt met instemming kennis van de voornemens van de faculteit en acht een advies niet nodig.
Drs W.J.M.Knippenberg,
28 oktober 1997
ombudsman voor studenten aan de TU Delft,
Aula TUD, 015 – 2784403,
e-mail: ombudsman@bu.tudelft.nl,
internet:http://www.bu.tudelft.nl/ombudsman
Comments are closed.