De zorg voor invoering van het Management Informatie Systeem (MIS) is overgenomen door ir. J. van Staalduinen. Sinds 1 maart is de directeur van de Centrale Elektronische Dienst betrokken bij de invoering van dit omvangrijke systeem.
br />
Van Staalduinen blijft gewoon directeur van de Centrale Elektronische Dienst, maar in de komende twee jaar vervult hij eveneens de functie van ‘ad-interim informatiemanager’. ,,Het begrip MIS is vaag en mystiek. Daar ben ik dus ook direct maar van afgestapt. Ik heb mijzelf tot 1 maart 1999 de tijd gegeven om de informatisering en automatisering, zoals ik het liever noem, in te voeren aan de TU.”
Of ‘informatisering en automatisering’ inderdaad een betere term is dan ‘Management Informatie Systeem’, zal moeten blijken. In ieder geval wijst het begrip duidelijk naar het doel van de operatie: de enorme hoeveelheid gegevens aan de TU verzamelen, bundelen en zodanig bewerken dat het management op grond van die informatie verantwoorde strategische beslissingen kan nemen. Het kan daarbij gaan om onderzoek, personeel, maar ook om salarisgegevens, tentamens of het vastgoed van de TU. Kortom: alle mogelijke gegevens die nu her en der verspreid over de TU wel bekend zijn, maar niet centraal gebundeld of tot zinvolle informatie bewerkt.
,,De informatisering en automatisering van de TU is dan ook een vernieuwingsproject”, zegt Van Staalduinen. ,,Een groot aantal zaken ‘loopt’ op dit moment wel, maar zal straks in één keer op moderne leest geschoeid worden.”
Bekabeling
Om dat te bereiken heeft de informatie-manager de operatie opgedeeld in vier gebieden: informatiesystemen, management-informatie, kantoorautomatisering en de basisnetwerkvoorziening. In het deel informatiesystemen wordt alle mogelijke informatie van de TU ondergebracht in systemen, bijvoorbeeld financieel, personeel, studenten, onderzoek enzovoort. ,,Overzichtelijke deelsystemen dus, waar elke beheerseenheid, vakgroep of ieder bureau gegevens voor aanlevert.”
In het deelproject management-informatie moet Van Staalduinen bepalen welke managers welke soort informatie nodig hebben. ,,Want niet elke manager kan zomaar beschikken over alle informatie aan de TU. Dus zullen ze duidelijk van te voren moeten aangeven welke gegevens ze willen gebruiken en wat ze daar mee willen doen. Hoe hoger je in de hiërarchie van de TU komt, hoe abstracter en strategischer de beschikbare informatie wordt. Een lid van het college van bestuur heeft bijvoorbeeld geen baat bij informatie over de salarisverhoging van een werknemer, maar des te meer aan een jaaroverzicht van alle salarisverhogingen aan de TU.”
Om alle informatie uniform aangeleverd te krijgen is het noodzakelijk dat elke ‘leverancier’ met hetzelfde computerprogramma werkt. ,,In dit derde gebied, dat van de kantoorautomatisering, zal de software gestandaardiseerdworden”, verduidelijkt Van Staalduinen. ,,De keuze is gevallen op de Microsoft-lijn. Elke secretaresse, onderzoeker of hoogleraar beschikt straks over deze software, zodat er een werkbare eenheid ontstaat.”
,,Tot slot moet er een TU-breed netwerk aangelegd worden”, aldus de informatie-manager. ,,Simpel gezegd de bekabeling, die alle computers en netwerken met elkaar verbindt. Dat is een zeer grote, bijna militaire operatie. Alle informatie kan dan zowel centraal als decentraal verzameld en opgeslagen worden. Daarvoor moet iedereen, elke computer, aangesloten zijn op hetzelfde netwerk. Die digitale infrastructuur heet de basisnetwerkvoorziening.”
Kloon
Als deze vier deelprojecten succesvol zijn ingevoerd, kan het management aan de TU met enkele simpele handelingen beschikken over informatie over de meest uiteenlopende onderwerpen. Hoe is het gesteld met de vergrijzing van het docentencorps, wat zijn de rendementscijfers van de verschillende propedeuses, hoeveel vloeroppervlakte is er aan een bepaalde faculteit onbenut of hoeveel internationale publicaties komen er gemiddeld uit de pen van een aio? Dat is mogelijk omdat alle individuele gegevens zijn ingevoerd in gelijke software-systemen, die via het basisnetwerk bijeengebracht zijn en omgezet in bruikbare management-informatie. Dat moet de grote verdienste worden van deze omvangrijke operatie.
Computers nemen straks veel werk over van de mens. Leidt deze grootscheepse automatisering van de TU niet tot ontslagen? ,,Nee”, antwoordt Van Staalduinen beslist. ,,Die wijsheid heb ik nooit beleden. Mijn wijsheid in dat opzicht is: het aanbieden van informatie leidt tot meer vraag naar informatie.”
,,Al met al is het een groot logistiek project”, besluit Van Staalduinen. ,,Ik voel er ook een grote verantwoordelijkheid voor. Niet eens zozeer vanwege de omvangrijke kosten van dit project. Wat dat betreft ben ik een echte calvinist: ik ga zeer zorgvuldig met TU-geld om. Nee, de grootste verantwoordelijkheid voel ik voor de informatiesystemen, en de ontwikkeling van de deelsystemen. Daar zou ik het liefst hulp bij krijgen; een helpende rechterhand die mede-verantwoordelijk is. Maar dat moet dan wel een soort kloon van mezelf zijn.”
De zorg voor invoering van het Management Informatie Systeem (MIS) is overgenomen door ir. J. van Staalduinen. Sinds 1 maart is de directeur van de Centrale Elektronische Dienst betrokken bij de invoering van dit omvangrijke systeem.
Van Staalduinen blijft gewoon directeur van de Centrale Elektronische Dienst, maar in de komende twee jaar vervult hij eveneens de functie van ‘ad-interim informatiemanager’. ,,Het begrip MIS is vaag en mystiek. Daar ben ik dus ook direct maar van afgestapt. Ik heb mijzelf tot 1 maart 1999 de tijd gegeven om de informatisering en automatisering, zoals ik het liever noem, in te voeren aan de TU.”
Of ‘informatisering en automatisering’ inderdaad een betere term is dan ‘Management Informatie Systeem’, zal moeten blijken. In ieder geval wijst het begrip duidelijk naar het doel van de operatie: de enorme hoeveelheid gegevens aan de TU verzamelen, bundelen en zodanig bewerken dat het management op grond van die informatie verantwoorde strategische beslissingen kan nemen. Het kan daarbij gaan om onderzoek, personeel, maar ook om salarisgegevens, tentamens of het vastgoed van de TU. Kortom: alle mogelijke gegevens die nu her en der verspreid over de TU wel bekend zijn, maar niet centraal gebundeld of tot zinvolle informatie bewerkt.
,,De informatisering en automatisering van de TU is dan ook een vernieuwingsproject”, zegt Van Staalduinen. ,,Een groot aantal zaken ‘loopt’ op dit moment wel, maar zal straks in één keer op moderne leest geschoeid worden.”
Bekabeling
Om dat te bereiken heeft de informatie-manager de operatie opgedeeld in vier gebieden: informatiesystemen, management-informatie, kantoorautomatisering en de basisnetwerkvoorziening. In het deel informatiesystemen wordt alle mogelijke informatie van de TU ondergebracht in systemen, bijvoorbeeld financieel, personeel, studenten, onderzoek enzovoort. ,,Overzichtelijke deelsystemen dus, waar elke beheerseenheid, vakgroep of ieder bureau gegevens voor aanlevert.”
In het deelproject management-informatie moet Van Staalduinen bepalen welke managers welke soort informatie nodig hebben. ,,Want niet elke manager kan zomaar beschikken over alle informatie aan de TU. Dus zullen ze duidelijk van te voren moeten aangeven welke gegevens ze willen gebruiken en wat ze daar mee willen doen. Hoe hoger je in de hiërarchie van de TU komt, hoe abstracter en strategischer de beschikbare informatie wordt. Een lid van het college van bestuur heeft bijvoorbeeld geen baat bij informatie over de salarisverhoging van een werknemer, maar des te meer aan een jaaroverzicht van alle salarisverhogingen aan de TU.”
Om alle informatie uniform aangeleverd te krijgen is het noodzakelijk dat elke ‘leverancier’ met hetzelfde computerprogramma werkt. ,,In dit derde gebied, dat van de kantoorautomatisering, zal de software gestandaardiseerdworden”, verduidelijkt Van Staalduinen. ,,De keuze is gevallen op de Microsoft-lijn. Elke secretaresse, onderzoeker of hoogleraar beschikt straks over deze software, zodat er een werkbare eenheid ontstaat.”
,,Tot slot moet er een TU-breed netwerk aangelegd worden”, aldus de informatie-manager. ,,Simpel gezegd de bekabeling, die alle computers en netwerken met elkaar verbindt. Dat is een zeer grote, bijna militaire operatie. Alle informatie kan dan zowel centraal als decentraal verzameld en opgeslagen worden. Daarvoor moet iedereen, elke computer, aangesloten zijn op hetzelfde netwerk. Die digitale infrastructuur heet de basisnetwerkvoorziening.”
Kloon
Als deze vier deelprojecten succesvol zijn ingevoerd, kan het management aan de TU met enkele simpele handelingen beschikken over informatie over de meest uiteenlopende onderwerpen. Hoe is het gesteld met de vergrijzing van het docentencorps, wat zijn de rendementscijfers van de verschillende propedeuses, hoeveel vloeroppervlakte is er aan een bepaalde faculteit onbenut of hoeveel internationale publicaties komen er gemiddeld uit de pen van een aio? Dat is mogelijk omdat alle individuele gegevens zijn ingevoerd in gelijke software-systemen, die via het basisnetwerk bijeengebracht zijn en omgezet in bruikbare management-informatie. Dat moet de grote verdienste worden van deze omvangrijke operatie.
Computers nemen straks veel werk over van de mens. Leidt deze grootscheepse automatisering van de TU niet tot ontslagen? ,,Nee”, antwoordt Van Staalduinen beslist. ,,Die wijsheid heb ik nooit beleden. Mijn wijsheid in dat opzicht is: het aanbieden van informatie leidt tot meer vraag naar informatie.”
,,Al met al is het een groot logistiek project”, besluit Van Staalduinen. ,,Ik voel er ook een grote verantwoordelijkheid voor. Niet eens zozeer vanwege de omvangrijke kosten van dit project. Wat dat betreft ben ik een echte calvinist: ik ga zeer zorgvuldig met TU-geld om. Nee, de grootste verantwoordelijkheid voel ik voor de informatiesystemen, en de ontwikkeling van de deelsystemen. Daar zou ik het liefst hulp bij krijgen; een helpende rechterhand die mede-verantwoordelijk is. Maar dat moet dan wel een soort kloon van mezelf zijn.”
Comments are closed.