Het cvb heeft afgelopen week het ‘Veranderplan reorganisatie bureau van de universiteit’ en het ‘Plan van aanpak modernisering ondersteunende diensten’ vastgesteld.
De besluiten geven een iets nadere uitwerking van de plannen voor de TU-brede reorganisatie die in november aangekondigd werd.
Het plan van november behelsde dat het Bureau opgesplitst wordt in vier delen: een staf van het cvb, een bedrijven service centrum (BSC) voor de kanalisering van de derde geldstroom, een studenten service centrum (SSC) voor diensten als Sportcentrum en Mekelweg 10, en een universiteits service centrum (USC) waar voorlopig de rest wordt ondergebracht. Het USC moet op termijn fuseren met de ondersteunende diensten in de faculteiten en andere beheerseenheden. Die laatste zullen bovendien geclusterd worden, zodat hun aantal teruggaat van 22 naar ongeveer twaalf.
Het voornaamste nieuwe punt is nu dat de staf van het cvb verder ingevuld is. Er komen acht functiegebieden (de genoemde aantallen fte’s kennen een speling van 25 procent): marketing, communicatie en planning (7 fte), onderwijs, onderzoek en studentenbeleid (8 fte), financiën (5 fte), personeel en organisatie (6 fte), informatiemanagement (4 fte), accountancy (5 fte), juridische zaken (5 fte) en bestuurssecretariaten (10 fte). Ten opzichte van november is het functiegebied persvoorlichting gesneuveld en ondergebracht bij marketing.
Deze detaillering betekent dat de medewerkers van het bureau, waar de reorganisatie al twee jaar duurt, nog steeds niet weten waar zij aan toe zijn. Collegelid Veenendaal erkent dat dat als onbevredigend kan worden ervaren: ,,Het lijkt misschien alsof er over de hoofden van de mensen heen besluiten genomen worden, maar dat kan zeker niet de bedoeling zijn. Het gaat om een zeer complex proces, waarbij we meer niet weten dan wel. Maar uiteraard willen we zo snel mogelijk een eind maken aan de onzekerheid.”
Inkrimpen
Het college hanteert een top-downaanpak van de reorganisatie, waarbij eerst de hoofden van afdelingen benoemd worden, die vervolgens zelf die afdeling mede vorm moeten geven. In eerste instantie gaat het daarbij om de hoofden van de functiegebieden. Een directeur voor het USC is al benoemd (voormalig IRI-directeur prof.dr.ir. M. de Bruin). Voor het BSC is interim-manager De Gruyter aan het werk, en de topman voor het SSC wordt nog gezocht.
Personeelsleden die niet in de staf terecht komen, zullen in eerste instantie allemaal een plaats vinden in een van de service centra, maar op den duur zal het aantal arbeidsplaatsen ook inkrimpen. Doordat het hele clusteringsproces vier jaar in beslag zal nemen, hoopt het college veel daarvan via natuurlijk verloop op te vangen.
Een heikel punt daarbij is dat het cvb expliciet de mogelijkheid open houdt mensen van buiten aan te trekken voor de invulling van bepaalde functies. Veenendaal: ,,Het is voor het cvb duidelijk dat er aan bijvoorbeeld de functiehoofden hoge eisen moeten worden gesteld, óók op het gebied van contactuele eigenschappen. Als iemand binnen de organisatie de kwaliteiten heeft voor een bepaalde functie, zullen we hem of haar als een zeer serieuze kandidaat beschouwen. Maar zoniet, dan zullen we naar buiten moeten, simpelweg omdat we niet een paar jaar kunnen wachten tot iemand binnen de organisatie de vereiste kwaliteiten wel heeft.”
Veenendaal benadrukt dat het cvb zoveel mogelijk wil meewerken aan loopbaanontwikkeling van medewerkers: ,,Waar dat mogelijk is en mensen willen meewerken, zullen we ze in de eigen instelling onderbrengen. Het is ook denkbaar dat mensen elders, bijvoorbeeld bij een andere universiteit, een plaats vinden en misschien later, verrijkt met nieuwe ervaringen, weer in een andere functie aan de TU terugkeren.”
De gekozen aanpak betekent wel dat de bureau-medewerkers die in het USC terecht komen, langer in onzekerheid zullen blijven dan hun collega’s in de staf van het cvb. ,,Men moet niet vergeten dat ons voorgenomen besluit ook de faculteitsbureaus in de reorganisatie betrekt”, verklaart Veenendaal. ,,Iedereen moet een rechtvaardige kans krijgen. Ik merk nu al, bij de verschillende gespreksronden van de afgelopen maanden, dat de beleving op het bureau anders is dan op de faculteiten. Het is niet de bedoeling dat de ene groep voorgetrokken wordt boven de andere.”
Verantwoordelijkheid
Inmiddels is een stuurgroep in oprichting die samen met de directeur van het USC de clustering van de faculteiten en diensten en de fusie daarvan met het USC moet gaan begeleiden. Voorzitter wordt IO-hoogleraar (en voormalig rector-magnificus) prof.dr. J.M. Dirken. De leden zijn: prof.dr.ir. E. Backer (ET), ir. F.A.M. Higler (CT), ir. A.A.Ph.J.M. van Lamsweerde (Ge), prof.ir. W.L. Dalmijn (MP) en prof.dr.ir. G.M. van Rosmalen (STM). Naar een lid vanuit de centrale diensten wordt nog gezocht.
De stuurgroep moet volgende maand reeds haar minimale doelstellingen geconcretiseerd hebben. In juni moet er een advies liggen over de gewenste clustering en de manier waarop die het best bereikt kan worden. In het voorjaar van 1997 valt dan een besluit te verwachten. Een en ander gaat uiteraard gepaard met overleg met de vakbonden. Cvb en bonden zijn het erover eens dat er extra aandacht nodig zal zijn voor de sociale kanten van de reorganisatie.
Het voornaamste punt van verwarring op de TU betreft vooralsnog hoe in de nieuwe structuur precies de bevoegdheden verdeeld zullen zijn tussen de functiehoofden op het centrale niveau en de faculteiten (en diensten). Veenendaal: ,,Laat ik eerst helder maken dat de faculteiten hun eigen verantwoordelijkheid hebben. De dekaan-beheerder is verantwoordelijk voor het financiële beleid, het personeelsbeleid, enzovoort. Maar de universiteit is meer dande som der delen en daarom is samenwerking belangrijk. Er komt een directe stippeltjesrelatie, dus geen dikke hiërarchische lijn, tussen de leidinggevenden van de functiegebieden en degenen die binnen de faculteiten verantwoordelijk zijn voor het betreffende gebied.”
Dat komt erop neer dat de faculteiten maximale speelruimte krijgen bij de precieze vaststelling van hun beleid, maar dat de functiehoofden ervoor moeten zorgen dat dat beleid spoort met het TU-beleid. Hoe die coöperatieve benadering in de praktijk uitpakt, zal voor een belangrijk deel afhangen van de individuen die op de verschillende stoelen terecht komen. ,,Dat klopt”, zegt Veenendaal. ,,Er moet sprake zijn van een vertrouwensrelatie, vandaar ook de extra nadruk op de communicatieve vaardigheden van de aan te stellen hoofden van de functiegebieden.”
Het cvb heeft afgelopen week het ‘Veranderplan reorganisatie bureau van de universiteit’ en het ‘Plan van aanpak modernisering ondersteunende diensten’ vastgesteld. De besluiten geven een iets nadere uitwerking van de plannen voor de TU-brede reorganisatie die in november aangekondigd werd.
Het plan van november behelsde dat het Bureau opgesplitst wordt in vier delen: een staf van het cvb, een bedrijven service centrum (BSC) voor de kanalisering van de derde geldstroom, een studenten service centrum (SSC) voor diensten als Sportcentrum en Mekelweg 10, en een universiteits service centrum (USC) waar voorlopig de rest wordt ondergebracht. Het USC moet op termijn fuseren met de ondersteunende diensten in de faculteiten en andere beheerseenheden. Die laatste zullen bovendien geclusterd worden, zodat hun aantal teruggaat van 22 naar ongeveer twaalf.
Het voornaamste nieuwe punt is nu dat de staf van het cvb verder ingevuld is. Er komen acht functiegebieden (de genoemde aantallen fte’s kennen een speling van 25 procent): marketing, communicatie en planning (7 fte), onderwijs, onderzoek en studentenbeleid (8 fte), financiën (5 fte), personeel en organisatie (6 fte), informatiemanagement (4 fte), accountancy (5 fte), juridische zaken (5 fte) en bestuurssecretariaten (10 fte). Ten opzichte van november is het functiegebied persvoorlichting gesneuveld en ondergebracht bij marketing.
Deze detaillering betekent dat de medewerkers van het bureau, waar de reorganisatie al twee jaar duurt, nog steeds niet weten waar zij aan toe zijn. Collegelid Veenendaal erkent dat dat als onbevredigend kan worden ervaren: ,,Het lijkt misschien alsof er over de hoofden van de mensen heen besluiten genomen worden, maar dat kan zeker niet de bedoeling zijn. Het gaat om een zeer complex proces, waarbij we meer niet weten dan wel. Maar uiteraard willen we zo snel mogelijk een eind maken aan de onzekerheid.”
Inkrimpen
Het college hanteert een top-downaanpak van de reorganisatie, waarbij eerst de hoofden van afdelingen benoemd worden, die vervolgens zelf die afdeling mede vorm moeten geven. In eerste instantie gaat het daarbij om de hoofden van de functiegebieden. Een directeur voor het USC is al benoemd (voormalig IRI-directeur prof.dr.ir. M. de Bruin). Voor het BSC is interim-manager De Gruyter aan het werk, en de topman voor het SSC wordt nog gezocht.
Personeelsleden die niet in de staf terecht komen, zullen in eerste instantie allemaal een plaats vinden in een van de service centra, maar op den duur zal het aantal arbeidsplaatsen ook inkrimpen. Doordat het hele clusteringsproces vier jaar in beslag zal nemen, hoopt het college veel daarvan via natuurlijk verloop op te vangen.
Een heikel punt daarbij is dat het cvb expliciet de mogelijkheid open houdt mensen van buiten aan te trekken voor de invulling van bepaalde functies. Veenendaal: ,,Het is voor het cvb duidelijk dat er aan bijvoorbeeld de functiehoofden hoge eisen moeten worden gesteld, óók op het gebied van contactuele eigenschappen. Als iemand binnen de organisatie de kwaliteiten heeft voor een bepaalde functie, zullen we hem of haar als een zeer serieuze kandidaat beschouwen. Maar zoniet, dan zullen we naar buiten moeten, simpelweg omdat we niet een paar jaar kunnen wachten tot iemand binnen de organisatie de vereiste kwaliteiten wel heeft.”
Veenendaal benadrukt dat het cvb zoveel mogelijk wil meewerken aan loopbaanontwikkeling van medewerkers: ,,Waar dat mogelijk is en mensen willen meewerken, zullen we ze in de eigen instelling onderbrengen. Het is ook denkbaar dat mensen elders, bijvoorbeeld bij een andere universiteit, een plaats vinden en misschien later, verrijkt met nieuwe ervaringen, weer in een andere functie aan de TU terugkeren.”
De gekozen aanpak betekent wel dat de bureau-medewerkers die in het USC terecht komen, langer in onzekerheid zullen blijven dan hun collega’s in de staf van het cvb. ,,Men moet niet vergeten dat ons voorgenomen besluit ook de faculteitsbureaus in de reorganisatie betrekt”, verklaart Veenendaal. ,,Iedereen moet een rechtvaardige kans krijgen. Ik merk nu al, bij de verschillende gespreksronden van de afgelopen maanden, dat de beleving op het bureau anders is dan op de faculteiten. Het is niet de bedoeling dat de ene groep voorgetrokken wordt boven de andere.”
Verantwoordelijkheid
Inmiddels is een stuurgroep in oprichting die samen met de directeur van het USC de clustering van de faculteiten en diensten en de fusie daarvan met het USC moet gaan begeleiden. Voorzitter wordt IO-hoogleraar (en voormalig rector-magnificus) prof.dr. J.M. Dirken. De leden zijn: prof.dr.ir. E. Backer (ET), ir. F.A.M. Higler (CT), ir. A.A.Ph.J.M. van Lamsweerde (Ge), prof.ir. W.L. Dalmijn (MP) en prof.dr.ir. G.M. van Rosmalen (STM). Naar een lid vanuit de centrale diensten wordt nog gezocht.
De stuurgroep moet volgende maand reeds haar minimale doelstellingen geconcretiseerd hebben. In juni moet er een advies liggen over de gewenste clustering en de manier waarop die het best bereikt kan worden. In het voorjaar van 1997 valt dan een besluit te verwachten. Een en ander gaat uiteraard gepaard met overleg met de vakbonden. Cvb en bonden zijn het erover eens dat er extra aandacht nodig zal zijn voor de sociale kanten van de reorganisatie.
Het voornaamste punt van verwarring op de TU betreft vooralsnog hoe in de nieuwe structuur precies de bevoegdheden verdeeld zullen zijn tussen de functiehoofden op het centrale niveau en de faculteiten (en diensten). Veenendaal: ,,Laat ik eerst helder maken dat de faculteiten hun eigen verantwoordelijkheid hebben. De dekaan-beheerder is verantwoordelijk voor het financiële beleid, het personeelsbeleid, enzovoort. Maar de universiteit is meer dande som der delen en daarom is samenwerking belangrijk. Er komt een directe stippeltjesrelatie, dus geen dikke hiërarchische lijn, tussen de leidinggevenden van de functiegebieden en degenen die binnen de faculteiten verantwoordelijk zijn voor het betreffende gebied.”
Dat komt erop neer dat de faculteiten maximale speelruimte krijgen bij de precieze vaststelling van hun beleid, maar dat de functiehoofden ervoor moeten zorgen dat dat beleid spoort met het TU-beleid. Hoe die coöperatieve benadering in de praktijk uitpakt, zal voor een belangrijk deel afhangen van de individuen die op de verschillende stoelen terecht komen. ,,Dat klopt”, zegt Veenendaal. ,,Er moet sprake zijn van een vertrouwensrelatie, vandaar ook de extra nadruk op de communicatieve vaardigheden van de aan te stellen hoofden van de functiegebieden.”
Comments are closed.