TU-werkzaamheden vertaald naar software van Baan

Ruim tweeduizend medewerkers krijgen hiermee binnen een half jaar te maken. De afgelopen weken zijn dertig ‘kerngebruikers’ vertrouwd gemaakt met de software van Baan IV. Onder hen bevinden zich de voornaamste financiële en logistieke deskundigen van de TU. De taak van deze kerngebruikers is het vertalen van de TU-werkwijzen naar de Baan software.

De Baan IV software bestaat uit ruim negenduizend sessies. Een sessie beschrijft een handeling binnen een bedrijf of organisatie, bijvoorbeeld een overboeking, het plaatsen van een factuur op een lijst of het geven van een waarschuwingssignaal als een voorraad op is. Afhankelijk van het type organisatie worden geschikte sessies geselecteerd. Aan de TU wordt verwacht dat er zeshonderd sessies nodig zijn.
Kinderen

Een kerngebruiker moet de werkwijzen van zijn organisatie in kaart brengen en hierbij de juiste sessies zoeken. Dit heetmapping. Het zoeken naar de sessies is geautomatiseerd; de software kiest zelf de juiste sessie bij de handeling. In het GAAC-gebouw zijn ruimtes gereserveerd waar computers staan met de nieuwe software. De kerngebruikers werken zo’n twintig uur per week samen met Baan-medewerkers aan het invoeren van de omschrijving. Op 30 september moet dit project in grote lijnen klaar zijn. Vervolgens begint het testen en is er tot 15 december de mogelijkheid om verdere aanpassingen in de geselecteerde sessies aan te brengen.

Eén van de kerngebruikers is Ton Brouwer. Hij is hoofd van de service unit financiële zaken van het Universitair Diensten Centrum. ,,Het is heel intensief werken. Eerst moeten de werkwijzen binnen een afdeling vertaald worden naar het Baan-pakket. De geselecteerde sessie heeft vaak net een iets andere werkwijze dan je gewend bent. Je moet dan terugvertalen naar het gebeuren op de afdeling. Steeds moet je de overweging maken: kan het ook op deze manier?”

Volgens Brouwer is verbetering van de informatievoorziening de sterke kant van het Baan-pakket. ,,Alle afdelingen krijgen een apart rekeningnummer. Deze nummers worden verbonden met een hoger niveau, de parent (ouder). Het college van bestuur kan het totale budget van de parent bekijken en vervolgens inzoomen op een van de kinderen, oftewel de afdelingen. Op deze manier krijg je een beter financieel inzicht.”
Ingrijpen

De invoering van Baan IV moet in april afgerond worden. Naast de mapping-procedure wordt ook op andere plaatsen hard gewerkt. Medewerkers inventariseren data die straks geconverteerd moeten worden. Ook wordt een overzicht gemaakt van de automatiseringssystemen waarop de Baan-software moet aansluiten. Daarnaast wordt de bestaande hardware tegen het licht gehouden. De meeste centrale computers zijn namelijk niet geschikt voor de nieuwe software en worden vervangen. Een order voor nieuwe computers is deze week de deur uitgegaan en de eerste opstelling met Baan-software is nu aan het proefdraaien.

Tenslotte zijn de voorbereidingen voor een Customer Competence Centre (CCC) in volle gang. Hierin wordt de ondersteuning ondergebracht. Iedere beheerseenheid krijgt een helpdesk. Kan deze een vraag niet beantwoorden, dan wordt deze doorgespeeld naar de centrale helpdesk van het CCC, de Customer Support. Een ‘gebruikersraad’ houdt de ‘levensloop’ van het informatiesysteem in de gaten. In samenwerking met gebruikers en management wordt scherp gecontroleerd of het systeem niet veroudert.

De projecten moeten half december tot een geheel geknoopt worden. Dan begint een testperiode, waarna de overstap in april afgerond moet zijn. Tegen die tijd zal Baan IV voor de meeste TU-medewerkers een bekende term zijn.

Baan IV is een informatie- en automatiseringsprogramma waarin financiën, logistiek en het projectenbeheersysteem van de TU worden ondergebracht. Ruim tweeduizend medewerkers krijgen hiermee binnen een half jaar te maken. De afgelopen weken zijn dertig ‘kerngebruikers’ vertrouwd gemaakt met de software van Baan IV. Onder hen bevinden zich de voornaamste financiële en logistieke deskundigen van de TU. De taak van deze kerngebruikers is het vertalen van de TU-werkwijzen naar de Baan software.

De Baan IV software bestaat uit ruim negenduizend sessies. Een sessie beschrijft een handeling binnen een bedrijf of organisatie, bijvoorbeeld een overboeking, het plaatsen van een factuur op een lijst of het geven van een waarschuwingssignaal als een voorraad op is. Afhankelijk van het type organisatie worden geschikte sessies geselecteerd. Aan de TU wordt verwacht dat er zeshonderd sessies nodig zijn.
Kinderen

Een kerngebruiker moet de werkwijzen van zijn organisatie in kaart brengen en hierbij de juiste sessies zoeken. Dit heetmapping. Het zoeken naar de sessies is geautomatiseerd; de software kiest zelf de juiste sessie bij de handeling. In het GAAC-gebouw zijn ruimtes gereserveerd waar computers staan met de nieuwe software. De kerngebruikers werken zo’n twintig uur per week samen met Baan-medewerkers aan het invoeren van de omschrijving. Op 30 september moet dit project in grote lijnen klaar zijn. Vervolgens begint het testen en is er tot 15 december de mogelijkheid om verdere aanpassingen in de geselecteerde sessies aan te brengen.

Eén van de kerngebruikers is Ton Brouwer. Hij is hoofd van de service unit financiële zaken van het Universitair Diensten Centrum. ,,Het is heel intensief werken. Eerst moeten de werkwijzen binnen een afdeling vertaald worden naar het Baan-pakket. De geselecteerde sessie heeft vaak net een iets andere werkwijze dan je gewend bent. Je moet dan terugvertalen naar het gebeuren op de afdeling. Steeds moet je de overweging maken: kan het ook op deze manier?”

Volgens Brouwer is verbetering van de informatievoorziening de sterke kant van het Baan-pakket. ,,Alle afdelingen krijgen een apart rekeningnummer. Deze nummers worden verbonden met een hoger niveau, de parent (ouder). Het college van bestuur kan het totale budget van de parent bekijken en vervolgens inzoomen op een van de kinderen, oftewel de afdelingen. Op deze manier krijg je een beter financieel inzicht.”
Ingrijpen

De invoering van Baan IV moet in april afgerond worden. Naast de mapping-procedure wordt ook op andere plaatsen hard gewerkt. Medewerkers inventariseren data die straks geconverteerd moeten worden. Ook wordt een overzicht gemaakt van de automatiseringssystemen waarop de Baan-software moet aansluiten. Daarnaast wordt de bestaande hardware tegen het licht gehouden. De meeste centrale computers zijn namelijk niet geschikt voor de nieuwe software en worden vervangen. Een order voor nieuwe computers is deze week de deur uitgegaan en de eerste opstelling met Baan-software is nu aan het proefdraaien.

Tenslotte zijn de voorbereidingen voor een Customer Competence Centre (CCC) in volle gang. Hierin wordt de ondersteuning ondergebracht. Iedere beheerseenheid krijgt een helpdesk. Kan deze een vraag niet beantwoorden, dan wordt deze doorgespeeld naar de centrale helpdesk van het CCC, de Customer Support. Een ‘gebruikersraad’ houdt de ‘levensloop’ van het informatiesysteem in de gaten. In samenwerking met gebruikers en management wordt scherp gecontroleerd of het systeem niet veroudert.

De projecten moeten half december tot een geheel geknoopt worden. Dan begint een testperiode, waarna de overstap in april afgerond moet zijn. Tegen die tijd zal Baan IV voor de meeste TU-medewerkers een bekende term zijn.