Sinds 1 september is de Universiteitsdienst van start gegaan. Taken: verbetering van de dienstverlening naar de faculteiten, verdere ontwikkeling van de functionele coördinatie en zorgen dat de TU Delft meer in gezamenlijkheid opereert.
/strong>
De Universiteitsdienst is de opvolger van SBS (Staf, Bestuur en Servicecentra). Dit was een te heterogene, onduidelijke organisatievorm, die gestaag in omvang toenam. Daarom was reorganisatie noodzakelijk, aldus Hans Krul, secretaris van de universiteit en ad interim beheerder van de Universiteitsdienst (UD).
Oorzaak van de heterogeniteit was deels de structuur van SBS. Die bestond uit dertien verschillende onderdelen, waaronder de staf, vastgoed en de servicecentra. ,,Vaak wisten de onderdelen niet van elkaar waarmee ze bezig waren en moest de integratie van het beleid plaatsvinden bij het college op tafel”, aldus Krul. ,,Daarnaast verliep de scheiding tussen beleidsontwikkeling en uitvoering niet zoals gewenst. Soms waren de servicecentra beleid aan het ontwikkelen en deed de staf de uitvoering. Al met al was het een verwarrende situatie, waarin voor niemand duidelijk werd waar SBS voor stond.”
Naast de ondoorzichtige situatie bij SBS is de laatste jaren eveneens de financiële positie van de TU verslechterd. Aangezien de prioriteit van de universiteit bij onderwijs en onderzoek ligt, was snijden in de kosten van de ondersteunende diensten noodzakelijk. ,,Gezien de totale problematiek is niet gekozen voor de kaasschaafmethode, maar voor een besparing gekoppeld aan een organisatorische verbetering.”
TU first
In de nieuwe UD is beleidsontwikkeling en uitvoering weer bij een directie ondergebracht. In totaal zijn er nu zeven directies: bestuurlijke en juridische zaken, financiën en control, personeel en organisatie, marketing en communicatie, universitaire strategie en beleid en vastgoed en informatiemanagement. Krul: ,,De beleidsvoorbereiding en -implementatie worden voortaan afgestemd door de directeuren in nauw overleg met college van bestuur en faculteiten via de Groepsraad.”
De leidraad in het beleid wordt: TU first. De universiteit, cvb, faculteiten en UD, moeten, meer dan ooit gezien de externe ontwikkelingen, meer in gezamenlijkheid opereren. Een voorbeeld is volgens Krul de studentenwerving. ,,Als alle faculteiten dit afzonderlijk gaan verzorgen betekent dit al gauw een verlies aan kwaliteit en efficiency. Het is effectiever om gezamenlijk een plan te ontwikkelen waarbij de faculteiten en de UD gebruik maken van elkaars expertise. Zo gebeurt de werving van studenten op de meest professionele manier. Het concept van TU first willen we al werkende invulling geven en gezamenlijk verder opbouwen.”
Zege
De directies zullen ook nog intensiever vormgeven aan het concept van functionele coördinatie. De bedoeling hiervan is dat bijvoorbeeld het Personeel en Organisatiebeleid door de hele universiteit heen volgens dezelfde richtlijnen werkt en dat de kwaliteit ervan is gewaarborgd. Het is niet de bedoeling dat het uitwerken van het concept uitsluitend door de UD gaat gebeuren. Krul: ,,Het tijdperk dat alle zegen van boven kwam % zoals veelal bij het vroegere SBS het geval was % willen wij definitief achter ons laten. Samen met de faculteiten zullen de directeuren jaarlijks een plan opstellen, waarin tegen de achtergrond van het vastgestelde beleid prioriteiten worden gesteld op het betrokken functiegebied. Het is de bedoeling deze te bespreken in de Groepsraad. Na een jaar wordt bekeken of de vastgestelde doelen inderdaad gerealiseerd zijn.”
Volgens Krul zijn de medewerkers van de UD zich ervan bewust dat ze een andere attitude moeten ontwikkelen. Ze moeten zich minder alleen op het cvb oriënteren en nog meer oog krijgen voor de wensen van de rest van de universiteit. ,,Dat verlangt echter ook een andere houding van de faculteiten. De UD kan alleen succesvol opereren als de andere spelers, cvb en faculteiten, eveneens hun TU-first-rol vervullen. Dat betekent dat iedereen TU-breed bereid moet zijn om het beleid – dat gezamenlijk wordt vastgesteld % ook daadwerkelijk door te voeren. Het succes van de nieuwe UD ligt voor een niet onbelangrijk deel in de handen van het cvb en de faculteiten.”
Sinds 1 september is de Universiteitsdienst van start gegaan. Taken: verbetering van de dienstverlening naar de faculteiten, verdere ontwikkeling van de functionele coördinatie en zorgen dat de TU Delft meer in gezamenlijkheid opereert.
De Universiteitsdienst is de opvolger van SBS (Staf, Bestuur en Servicecentra). Dit was een te heterogene, onduidelijke organisatievorm, die gestaag in omvang toenam. Daarom was reorganisatie noodzakelijk, aldus Hans Krul, secretaris van de universiteit en ad interim beheerder van de Universiteitsdienst (UD).
Oorzaak van de heterogeniteit was deels de structuur van SBS. Die bestond uit dertien verschillende onderdelen, waaronder de staf, vastgoed en de servicecentra. ,,Vaak wisten de onderdelen niet van elkaar waarmee ze bezig waren en moest de integratie van het beleid plaatsvinden bij het college op tafel”, aldus Krul. ,,Daarnaast verliep de scheiding tussen beleidsontwikkeling en uitvoering niet zoals gewenst. Soms waren de servicecentra beleid aan het ontwikkelen en deed de staf de uitvoering. Al met al was het een verwarrende situatie, waarin voor niemand duidelijk werd waar SBS voor stond.”
Naast de ondoorzichtige situatie bij SBS is de laatste jaren eveneens de financiële positie van de TU verslechterd. Aangezien de prioriteit van de universiteit bij onderwijs en onderzoek ligt, was snijden in de kosten van de ondersteunende diensten noodzakelijk. ,,Gezien de totale problematiek is niet gekozen voor de kaasschaafmethode, maar voor een besparing gekoppeld aan een organisatorische verbetering.”
TU first
In de nieuwe UD is beleidsontwikkeling en uitvoering weer bij een directie ondergebracht. In totaal zijn er nu zeven directies: bestuurlijke en juridische zaken, financiën en control, personeel en organisatie, marketing en communicatie, universitaire strategie en beleid en vastgoed en informatiemanagement. Krul: ,,De beleidsvoorbereiding en -implementatie worden voortaan afgestemd door de directeuren in nauw overleg met college van bestuur en faculteiten via de Groepsraad.”
De leidraad in het beleid wordt: TU first. De universiteit, cvb, faculteiten en UD, moeten, meer dan ooit gezien de externe ontwikkelingen, meer in gezamenlijkheid opereren. Een voorbeeld is volgens Krul de studentenwerving. ,,Als alle faculteiten dit afzonderlijk gaan verzorgen betekent dit al gauw een verlies aan kwaliteit en efficiency. Het is effectiever om gezamenlijk een plan te ontwikkelen waarbij de faculteiten en de UD gebruik maken van elkaars expertise. Zo gebeurt de werving van studenten op de meest professionele manier. Het concept van TU first willen we al werkende invulling geven en gezamenlijk verder opbouwen.”
Zege
De directies zullen ook nog intensiever vormgeven aan het concept van functionele coördinatie. De bedoeling hiervan is dat bijvoorbeeld het Personeel en Organisatiebeleid door de hele universiteit heen volgens dezelfde richtlijnen werkt en dat de kwaliteit ervan is gewaarborgd. Het is niet de bedoeling dat het uitwerken van het concept uitsluitend door de UD gaat gebeuren. Krul: ,,Het tijdperk dat alle zegen van boven kwam % zoals veelal bij het vroegere SBS het geval was % willen wij definitief achter ons laten. Samen met de faculteiten zullen de directeuren jaarlijks een plan opstellen, waarin tegen de achtergrond van het vastgestelde beleid prioriteiten worden gesteld op het betrokken functiegebied. Het is de bedoeling deze te bespreken in de Groepsraad. Na een jaar wordt bekeken of de vastgestelde doelen inderdaad gerealiseerd zijn.”
Volgens Krul zijn de medewerkers van de UD zich ervan bewust dat ze een andere attitude moeten ontwikkelen. Ze moeten zich minder alleen op het cvb oriënteren en nog meer oog krijgen voor de wensen van de rest van de universiteit. ,,Dat verlangt echter ook een andere houding van de faculteiten. De UD kan alleen succesvol opereren als de andere spelers, cvb en faculteiten, eveneens hun TU-first-rol vervullen. Dat betekent dat iedereen TU-breed bereid moet zijn om het beleid – dat gezamenlijk wordt vastgesteld % ook daadwerkelijk door te voeren. Het succes van de nieuwe UD ligt voor een niet onbelangrijk deel in de handen van het cvb en de faculteiten.”

Comments are closed.