Studentenadministratie klaar voor de euro

br />
De overstap naar de euro betekent veel werk voor de centrale studentenadministratie. André Dijkgraaf, hoofd csa: ,,Wij moeten alle financiële transacties tussen de studenten en de TU Delft omrekenen. Dat loopt uiteen van de contante betalingen tot de automatische overschrijvingen. Bovendien hebben sommige studenten een historie die teruggaat tot 1988 en dat betekent dat er heel wat gemuteerd moet worden.”

Voor de overstap naar de euro hanteren van de vijftien universitaire instellingen, acht tot negen hetzelfde computerprogramma. Dijkgraaf had nog liever gezien dat ze allemaal één systeem hadden gekozen. ,,Sommige studenten zijn op twee universiteiten ingeschreven. Gebruik je allemaal hetzelfde computerprogramma, dan is dat makkelijker in de boekhouding te verrekenen. Aan de andere kant heb ik begrepen dat op de buitenlandse universiteiten op eurogebied veel minder wordt samengewerkt dan in Nederland. Wij hebben dus eigenlijk niets te klagen.”

De afgelopen maanden is het systeem uitgebreid getest om te zien hoe het omzetten van de gegevens in euro’s verloopt. En tot geruststelling van Dijkgraaf zijn de resultaten hiervan veelbelovend. ,,Bij de laatste test viel één student erbuiten. Die gegevens moeten wij dan met de hand invoeren.”

Voor studenten zal er per 1 januari 2002 niet daadwerkelijk veel veranderen. Het bedrag voor het collegegeld zal, zoals gebruikelijk is, rond 20 januari worden afgeschreven.

Het enige verschil is dat het nu in euro’s plaatsvindt en niet langer in guldens. Het exacte bedrag is berekend door het ministerie van Onderwijs en Wetenschappen. ,,Dat is op de cent nauwkeurig gebeurd. Dat moet natuurlijk ook omdat de student er niet financieel op achteruit mag gaan door de overstap. Om die nauwkeurigheid te bereiken kan het zijn dat de laatste termijn een paar centen hoger of lager uitpakt.”

Voor de studenten die een beroep hebben gedaan op de regeling financiële ondersteuning studenten (rfos) is door de csa een speciale regeling getroffen. ,,Het kan natuurlijk zijn dat wij door de drukte % of problemen met de overstap – achterop raken met de betalingen. Om te voorkomen dat studenten te laat geld krijgen, maken wij in december bij een groot deel van de studenten % wij mikken op negentig procent – twee termijnen over. Hetzelfde geldt voor de studenten die een beroep hebben gedaan op het techniekfonds en voor degenen met de bestuursbeurzen. Door december en januari tegelijk over te maken, zorgen wij ervoor dat zij geen last hebben van de overstap. De studenten zelf moeten er natuurlijk wel voor zorgen dat ze niet al het geld opmaken in december, want tot midden februari krijgen ze niets meer.”

Wie wil weten hoeveel het collegegeld straks in euro’s bedraagt, kan binnenkort surfen naar www.csa.tudelft.nl. De centrale studentenadministratie (csa) zal daar een overzicht plaatsen van de euro-tarieven.

De overstap naar de euro betekent veel werk voor de centrale studentenadministratie. André Dijkgraaf, hoofd csa: ,,Wij moeten alle financiële transacties tussen de studenten en de TU Delft omrekenen. Dat loopt uiteen van de contante betalingen tot de automatische overschrijvingen. Bovendien hebben sommige studenten een historie die teruggaat tot 1988 en dat betekent dat er heel wat gemuteerd moet worden.”

Voor de overstap naar de euro hanteren van de vijftien universitaire instellingen, acht tot negen hetzelfde computerprogramma. Dijkgraaf had nog liever gezien dat ze allemaal één systeem hadden gekozen. ,,Sommige studenten zijn op twee universiteiten ingeschreven. Gebruik je allemaal hetzelfde computerprogramma, dan is dat makkelijker in de boekhouding te verrekenen. Aan de andere kant heb ik begrepen dat op de buitenlandse universiteiten op eurogebied veel minder wordt samengewerkt dan in Nederland. Wij hebben dus eigenlijk niets te klagen.”

De afgelopen maanden is het systeem uitgebreid getest om te zien hoe het omzetten van de gegevens in euro’s verloopt. En tot geruststelling van Dijkgraaf zijn de resultaten hiervan veelbelovend. ,,Bij de laatste test viel één student erbuiten. Die gegevens moeten wij dan met de hand invoeren.”

Voor studenten zal er per 1 januari 2002 niet daadwerkelijk veel veranderen. Het bedrag voor het collegegeld zal, zoals gebruikelijk is, rond 20 januari worden afgeschreven.

Het enige verschil is dat het nu in euro’s plaatsvindt en niet langer in guldens. Het exacte bedrag is berekend door het ministerie van Onderwijs en Wetenschappen. ,,Dat is op de cent nauwkeurig gebeurd. Dat moet natuurlijk ook omdat de student er niet financieel op achteruit mag gaan door de overstap. Om die nauwkeurigheid te bereiken kan het zijn dat de laatste termijn een paar centen hoger of lager uitpakt.”

Voor de studenten die een beroep hebben gedaan op de regeling financiële ondersteuning studenten (rfos) is door de csa een speciale regeling getroffen. ,,Het kan natuurlijk zijn dat wij door de drukte % of problemen met de overstap – achterop raken met de betalingen. Om te voorkomen dat studenten te laat geld krijgen, maken wij in december bij een groot deel van de studenten % wij mikken op negentig procent – twee termijnen over. Hetzelfde geldt voor de studenten die een beroep hebben gedaan op het techniekfonds en voor degenen met de bestuursbeurzen. Door december en januari tegelijk over te maken, zorgen wij ervoor dat zij geen last hebben van de overstap. De studenten zelf moeten er natuurlijk wel voor zorgen dat ze niet al het geld opmaken in december, want tot midden februari krijgen ze niets meer.”