De TU-archieven worden in de (nabije) toekomst omgezet in digitale documentaire informatiecentra. Documentmanager Jean Nieuwenhuijse: ,,Hierdoor bespaar je geld en ruimtecapaciteit en worden documenten nog toegankelijker.’
Share
‘
,,Naast kapitaal, arbeid en machines wordt informatie wel de vierde productiefactor genoemd”, aldus Jean Nieuwenhuijse. ,,Het is daarom van groot belang de diverse vormen van documentaire informatie binnen een organisatie zodanig goed te organiseren, dat het management snel en efficiënt de gewenste beleidsstukken kan raadplegen.” Nieuwenhuijse gaat hieraan als documentmanager een eigen bijdrage leveren. Sinds april is hij werkzaam bij de Service Unit Document Management (SUDM, een onderdeel van het Universitair Diensten Centrum), bestaande uit de secties Algemeen Archief en Personeelsarchief. Nieuwenhuijse gaat leiding geven aan het professionaliseringsproces van de documentaire informatievoorziening binnen de TU. Dat houdt in: het stroomlijnen van de werkprocessen en de digitalisering van documenten.
Criteria
Archieven hebben een belangrijke bedrijfseconomische en juridische waarde omdat zij een grote rol spelen bij interne en externe informatievoorziening van organisaties. Voorwaarde is volgens Nieuwenhuijse wel dat een archief voldoet aan de criteria: volledigheid, authenticiteit, toegankelijkheid, beschikbaarheid, raadpleegbaarheid en leesbaarheid van documenten. ,,Met de komst van digitale documentaire centra worden deze criteria nog haalbaarder. Iedereen binnen de TU (die over een autorisatie beschikt) kan straks op elk gewenst moment vanaf de eigen werkplek een bepaald archiefstuk of dossier raadplegen. Op deze manier ondersteunt een elektronisch archief het efficiënt functioneren van een organisatie.”
De digitalisering van de TU-informatie zal stapsgewijs verlopen. Eén van de eerste stappen is de invoering van een uniform postregistratiesysteem, genaamd Decos Post Professional. ,,Sinds januari werken de meeste secretariaten en archieven van Staf, Bestuur en Servicecentra (SBS) en van de faculteiten met Decos. Dit pakket ondersteunt bij de postbehandeling de registratie, archivering en selectie van de stukken. Secretariaten die dat te ingewikkeld vinden of zich vooral willen concentreren op hun kernactiviteiten kunnen ook ons, de SUDM, inschakelen door een overeenkomst, een Service Level Agreement (SLA), af te sluiten, ”
Daarnaast gaat er een pilotproject van start voor het scannen en elektronisch opslaan van personeelsdossiers. ,,Het is mijn bedoeling om een projectgroep op te zetten, waarvan medewerkers van SUDM, PSA (post- en salarisadministratie), I&A en enkele medewerkers van de (facultaire) P&O-afdelingen deel uit zullen maken. Deze zal de blauwdruk ontwikkelen voor een pilotproject bij het Centraal Personeels Archief. De kennis die wij daar opdoen kan gebruikt worden voor de digitalisering van de overige personeelsarchieven. Daarna komen de andere archieven aan bod. Door hierbij een eenvormige aanpak te hanteren kun je geld en tijd besparen opdat niet iedereen opnieuw het wiel hoeft uit te vinden.”
Papierloos kantoor
Naast efficiënter functioneren van een organisatie biedt het vervangen van de dossierkasten door een geautomatiseerd registratiesysteem met scanners, en daarmee de ontwikkeling naar digitale documentaire informatiecentra, nog meer voordelen. Voor het bijhouden van de dossiers is minder fysieke arbeidskracht nodig en er is minder opbergcapaciteit vereist. ,,Ons uiteindelijke doel is een papierloos kantoor. Het stroomlijnen van de postbehandeling is een eerste stap. In de toekomst moet dit in nauwe samenwerking met de verantwoordelijke organisatieonderdelen resulteren in het in goede elektronische banen leiden van de totale documentenstroom binnen de TU.”
De digitale doelstelling stelt ook andere eisen aan de werkzaamheden van de medewerkers van de SUDM. Deze omslag is terug te zien in de functieomschrijving van Nieuwenhuijse. Niet langer is hij hoofd Archief maar documentmanager. ,,Organisatorische en technische kennis – en dan met name van de automatisering – is een steeds grotere rol gaan spelen in mijn werkzaamheden. Om aan de wensen van onze interne en externe gebruikers tegemoet te komen moet SUDM op de hoogte blijven van de ontwikkelingen op softwaregebied. Archiefwerk is niet uitsluitend een stoffige bezigheid. Onze taak is met de tijd mee geëvolueerd en is daardoor veeleisender,dynamischer en ook boeiender geworden.”
De TU-archieven worden in de (nabije) toekomst omgezet in digitale documentaire informatiecentra. Documentmanager Jean Nieuwenhuijse: ,,Hierdoor bespaar je geld en ruimtecapaciteit en worden documenten nog toegankelijker.”
,,Naast kapitaal, arbeid en machines wordt informatie wel de vierde productiefactor genoemd”, aldus Jean Nieuwenhuijse. ,,Het is daarom van groot belang de diverse vormen van documentaire informatie binnen een organisatie zodanig goed te organiseren, dat het management snel en efficiënt de gewenste beleidsstukken kan raadplegen.” Nieuwenhuijse gaat hieraan als documentmanager een eigen bijdrage leveren. Sinds april is hij werkzaam bij de Service Unit Document Management (SUDM, een onderdeel van het Universitair Diensten Centrum), bestaande uit de secties Algemeen Archief en Personeelsarchief. Nieuwenhuijse gaat leiding geven aan het professionaliseringsproces van de documentaire informatievoorziening binnen de TU. Dat houdt in: het stroomlijnen van de werkprocessen en de digitalisering van documenten.
Criteria
Archieven hebben een belangrijke bedrijfseconomische en juridische waarde omdat zij een grote rol spelen bij interne en externe informatievoorziening van organisaties. Voorwaarde is volgens Nieuwenhuijse wel dat een archief voldoet aan de criteria: volledigheid, authenticiteit, toegankelijkheid, beschikbaarheid, raadpleegbaarheid en leesbaarheid van documenten. ,,Met de komst van digitale documentaire centra worden deze criteria nog haalbaarder. Iedereen binnen de TU (die over een autorisatie beschikt) kan straks op elk gewenst moment vanaf de eigen werkplek een bepaald archiefstuk of dossier raadplegen. Op deze manier ondersteunt een elektronisch archief het efficiënt functioneren van een organisatie.”
De digitalisering van de TU-informatie zal stapsgewijs verlopen. Eén van de eerste stappen is de invoering van een uniform postregistratiesysteem, genaamd Decos Post Professional. ,,Sinds januari werken de meeste secretariaten en archieven van Staf, Bestuur en Servicecentra (SBS) en van de faculteiten met Decos. Dit pakket ondersteunt bij de postbehandeling de registratie, archivering en selectie van de stukken. Secretariaten die dat te ingewikkeld vinden of zich vooral willen concentreren op hun kernactiviteiten kunnen ook ons, de SUDM, inschakelen door een overeenkomst, een Service Level Agreement (SLA), af te sluiten, ”
Daarnaast gaat er een pilotproject van start voor het scannen en elektronisch opslaan van personeelsdossiers. ,,Het is mijn bedoeling om een projectgroep op te zetten, waarvan medewerkers van SUDM, PSA (post- en salarisadministratie), I&A en enkele medewerkers van de (facultaire) P&O-afdelingen deel uit zullen maken. Deze zal de blauwdruk ontwikkelen voor een pilotproject bij het Centraal Personeels Archief. De kennis die wij daar opdoen kan gebruikt worden voor de digitalisering van de overige personeelsarchieven. Daarna komen de andere archieven aan bod. Door hierbij een eenvormige aanpak te hanteren kun je geld en tijd besparen opdat niet iedereen opnieuw het wiel hoeft uit te vinden.”
Papierloos kantoor
Naast efficiënter functioneren van een organisatie biedt het vervangen van de dossierkasten door een geautomatiseerd registratiesysteem met scanners, en daarmee de ontwikkeling naar digitale documentaire informatiecentra, nog meer voordelen. Voor het bijhouden van de dossiers is minder fysieke arbeidskracht nodig en er is minder opbergcapaciteit vereist. ,,Ons uiteindelijke doel is een papierloos kantoor. Het stroomlijnen van de postbehandeling is een eerste stap. In de toekomst moet dit in nauwe samenwerking met de verantwoordelijke organisatieonderdelen resulteren in het in goede elektronische banen leiden van de totale documentenstroom binnen de TU.”
De digitale doelstelling stelt ook andere eisen aan de werkzaamheden van de medewerkers van de SUDM. Deze omslag is terug te zien in de functieomschrijving van Nieuwenhuijse. Niet langer is hij hoofd Archief maar documentmanager. ,,Organisatorische en technische kennis – en dan met name van de automatisering – is een steeds grotere rol gaan spelen in mijn werkzaamheden. Om aan de wensen van onze interne en externe gebruikers tegemoet te komen moet SUDM op de hoogte blijven van de ontwikkelingen op softwaregebied. Archiefwerk is niet uitsluitend een stoffige bezigheid. Onze taak is met de tijd mee geëvolueerd en is daardoor veeleisender,dynamischer en ook boeiender geworden.”
Comments are closed.