,,Het is hoog tijd dat de informatiesystemen aan de TU gereorganiseerd worden”, is de mening van prof.dr.ir. E. Backer van Elektrotechniek. ,,Koppeling – via de computer – tussen de verschillende bestaande systemen is niet mogelijk.
Ook het intergreren van gegevens op het niveau van de beheerseenheid of TU-breed is moeilijk. Ik verwacht dat het STOL-project – de reorganisatie van bestuurlijke en administratieve systemen – aan deze problemen een einde zal maken.”
Figuur 1 Stol: Handiger werken
STOL is de bijnaam van de grootschalige reorganisatie van de informatiesystemen aan de TU. Deze naam is afgeleid van ir. H. Stol, hij is degene die de nieuwe opzet heeft bedacht en deze TU-breed moet aanbrengen. Zelf is hij niet erg gelukkig met de bijnaam. Stol: ,,Het is een project van de TU en niet van mij persoonlijk. De juiste naam is Facultaire Informatie Systemen TU Delft (FIT).”
De nieuwe informatiesystemen moeten op 1 januari 1998 zijn ingevoerd. Stol is verantwoordelijk voor de technische kant van de systemen.
Doel van deze operatie is de informatievoorziening op het terrein van financiële administratie, personeels- en studenteninformatie efficiënter te laten verlopen. Daarnaast kan het hoofdbureau voortaan op eenvoudige wijze beschikken over betere en betrouwbare informatie om het beleid op af te stemmen.
Volgens Stol worden aan de TU nog steeds de meeste gegevens op papier gezet en niet rechtstreeks ingevoerd in de computer. ,,Een projectleider die iets wil bestellen, vult dat in op een formulier. Dit gaat een heel parafencircuit door en komt dan bij het centrale bureau. Uiteindelijk wordt het daar in de computer ingevoerd. Het werkt veel handiger als een projectleider die bestelling direct in de computer zou zetten. Ook hoogleraren moeten niet langer de cijfers die studenten hebben behaald met de hand invullen op een lijst maar in de computer zetten. Natuurlijk moet de computer wel in verbinding staan met een netwerk waardoor de gegevens ook tegelijkertijd centraal worden opslagen.”
Omslag
Op dit moment kent de TU vier grote informatiesystemen. Het centrale financiële administratiesysteem (FAS), het centrale salarissysteem (IPA) en daarnaast Basis C – voor de inschrijfgegevens van de studenten- en Basis D voor de gegevens omtrent de vorderingen van student. De bedoeling van Stol is decentraal een systeem op te zetten dat alle gegevens van studenten, personeel en financiën op niveau van de beheerseenheid verzamelt. Een gedeelte van deze gegevens wordt weer doorgesluisd naar een nieuw centraal systeem.
De vraag is hoe het dan moet met de financiële controle van bovenaf op allerlei uitgaven. Stol: ,,Hier zie je in feite een omslag. Vanuit het hoofdbureau wordt niet meer gecontroleerd wát er wordt betaald – dat gebeurt nu ook bijna niet – maar wannéér er wordt betaald. Neem het voorbeeld van de projectleider. Hij krijgt een apparaat binnen en tekent voor akkoord op de factuur dat de bestelling is afgeleverd. De crediteurenadministratie van de beheerseenheid geeft opdracht tot betaling. Centraal wordt bekeken op welke dag het – in verband met het liquiditeitenbeheer – het beste betaald kan worden. Een dag wachten kan een groot instituut als de TU aardig wat geld aan rente opleveren. Dit totale overzicht is er alleen op centraal niveau.”
Schat
,,Zelf had ik het liefst gezien dat STOL al geïmplementeerd was”, aldus Backer, dekaan/beheerder bij Elektrotechniek. ,,Een gedeelte van de reorganisatie staat of valt met deze nieuwe opzet van de informatiesystemen.” Zonder STOL is volgens Backer projectmatig werken moeilijk tot bijna onmogelijk. Bij een project hoort een overzicht van het personeel dat wordt ingezet, de kosten die gemaakt worden en de omschrijving van het verwachte resultaat voor onderzoek en onderwijs.
Backer: ,,Het is onmogelijk voor projectleiders om nu toegang te krijgen tot de huidige grote informatiesystemen. Bij het toekomstige decentrale systeem krijgen projectleiders vanaf hun eigen pc wel toegang tot bijvoorbeeld die personeelsgegevens, die relevant zijn voor hun project. Ze kunnen voortaan invoeren hoeveel tijd het personeel aan een project besteed en welk resultaat verwacht wordt. Maar STOL biedt niet alleen projectleiders voordelen, het levert ook het management een schat aan gegevens voor planning en controle. In de toekomst krijgen zij een helder en goed overzicht van zowel de kosten van een project als de opbrengsten.”
De voorbereidingen voor de introductie van STOL op Elektrotechniek is al in volle gang. Er is een werkgroep geformeerd en met de training van het personeel is ondertussen al een start gemaakt. De belangrijkste voorbereiding was echter het opknappen van het lokale netwerk. Backer: ,,Als je als beheerseenheid verantwoordelijk wordt voor zo’n belangrijk informatiesysteem betekent dat dat je een goed netwerk moet hebben. Je kunt het je niet permitteren dat het stagneert, anders ligt de hele faculteit plat.”
Informatie over het project is te verkrijgen bij:
lid FIT-team: Gerard Schaareman, tel. 7377, E-mail g.j. schaareman @bu.tudelft.nl (aanwezig na 24 juni)
Medewerker communicatie: Wilma van Weezenbeek tel 5454, E-mail w.vanwezenbeek @bu.tudelft.nl
,,Het is hoog tijd dat de informatiesystemen aan de TU gereorganiseerd worden”, is de mening van prof.dr.ir. E. Backer van Elektrotechniek. ,,Koppeling – via de computer – tussen de verschillende bestaande systemen is niet mogelijk. Ook het intergreren van gegevens op het niveau van de beheerseenheid of TU-breed is moeilijk. Ik verwacht dat het STOL-project – de reorganisatie van bestuurlijke en administratieve systemen – aan deze problemen een einde zal maken.”
Figuur 1 Stol: Handiger werken
STOL is de bijnaam van de grootschalige reorganisatie van de informatiesystemen aan de TU. Deze naam is afgeleid van ir. H. Stol, hij is degene die de nieuwe opzet heeft bedacht en deze TU-breed moet aanbrengen. Zelf is hij niet erg gelukkig met de bijnaam. Stol: ,,Het is een project van de TU en niet van mij persoonlijk. De juiste naam is Facultaire Informatie Systemen TU Delft (FIT).”
De nieuwe informatiesystemen moeten op 1 januari 1998 zijn ingevoerd. Stol is verantwoordelijk voor de technische kant van de systemen.
Doel van deze operatie is de informatievoorziening op het terrein van financiële administratie, personeels- en studenteninformatie efficiënter te laten verlopen. Daarnaast kan het hoofdbureau voortaan op eenvoudige wijze beschikken over betere en betrouwbare informatie om het beleid op af te stemmen.
Volgens Stol worden aan de TU nog steeds de meeste gegevens op papier gezet en niet rechtstreeks ingevoerd in de computer. ,,Een projectleider die iets wil bestellen, vult dat in op een formulier. Dit gaat een heel parafencircuit door en komt dan bij het centrale bureau. Uiteindelijk wordt het daar in de computer ingevoerd. Het werkt veel handiger als een projectleider die bestelling direct in de computer zou zetten. Ook hoogleraren moeten niet langer de cijfers die studenten hebben behaald met de hand invullen op een lijst maar in de computer zetten. Natuurlijk moet de computer wel in verbinding staan met een netwerk waardoor de gegevens ook tegelijkertijd centraal worden opslagen.”
Omslag
Op dit moment kent de TU vier grote informatiesystemen. Het centrale financiële administratiesysteem (FAS), het centrale salarissysteem (IPA) en daarnaast Basis C – voor de inschrijfgegevens van de studenten- en Basis D voor de gegevens omtrent de vorderingen van student. De bedoeling van Stol is decentraal een systeem op te zetten dat alle gegevens van studenten, personeel en financiën op niveau van de beheerseenheid verzamelt. Een gedeelte van deze gegevens wordt weer doorgesluisd naar een nieuw centraal systeem.
De vraag is hoe het dan moet met de financiële controle van bovenaf op allerlei uitgaven. Stol: ,,Hier zie je in feite een omslag. Vanuit het hoofdbureau wordt niet meer gecontroleerd wát er wordt betaald – dat gebeurt nu ook bijna niet – maar wannéér er wordt betaald. Neem het voorbeeld van de projectleider. Hij krijgt een apparaat binnen en tekent voor akkoord op de factuur dat de bestelling is afgeleverd. De crediteurenadministratie van de beheerseenheid geeft opdracht tot betaling. Centraal wordt bekeken op welke dag het – in verband met het liquiditeitenbeheer – het beste betaald kan worden. Een dag wachten kan een groot instituut als de TU aardig wat geld aan rente opleveren. Dit totale overzicht is er alleen op centraal niveau.”
Schat
,,Zelf had ik het liefst gezien dat STOL al geïmplementeerd was”, aldus Backer, dekaan/beheerder bij Elektrotechniek. ,,Een gedeelte van de reorganisatie staat of valt met deze nieuwe opzet van de informatiesystemen.” Zonder STOL is volgens Backer projectmatig werken moeilijk tot bijna onmogelijk. Bij een project hoort een overzicht van het personeel dat wordt ingezet, de kosten die gemaakt worden en de omschrijving van het verwachte resultaat voor onderzoek en onderwijs.
Backer: ,,Het is onmogelijk voor projectleiders om nu toegang te krijgen tot de huidige grote informatiesystemen. Bij het toekomstige decentrale systeem krijgen projectleiders vanaf hun eigen pc wel toegang tot bijvoorbeeld die personeelsgegevens, die relevant zijn voor hun project. Ze kunnen voortaan invoeren hoeveel tijd het personeel aan een project besteed en welk resultaat verwacht wordt. Maar STOL biedt niet alleen projectleiders voordelen, het levert ook het management een schat aan gegevens voor planning en controle. In de toekomst krijgen zij een helder en goed overzicht van zowel de kosten van een project als de opbrengsten.”
De voorbereidingen voor de introductie van STOL op Elektrotechniek is al in volle gang. Er is een werkgroep geformeerd en met de training van het personeel is ondertussen al een start gemaakt. De belangrijkste voorbereiding was echter het opknappen van het lokale netwerk. Backer: ,,Als je als beheerseenheid verantwoordelijk wordt voor zo’n belangrijk informatiesysteem betekent dat dat je een goed netwerk moet hebben. Je kunt het je niet permitteren dat het stagneert, anders ligt de hele faculteit plat.”
Informatie over het project is te verkrijgen bij:
lid FIT-team: Gerard Schaareman, tel. 7377, E-mail g.j. schaareman @bu.tudelft.nl (aanwezig na 24 juni)
Medewerker communicatie: Wilma van Weezenbeek tel 5454, E-mail w.vanwezenbeek @bu.tudelft.nl

Comments are closed.