Ict is kritieke succesfactor voor TU

Paul Janssen. Hij is interim-manager van de stafeenheid informatiemanagement.

Het strategische belang van ict in de primaire en administratieve processen van instellingen en bedrijven neemt sterk toe. ,,Om die reden vond het college van bestuur het gewenst om hiervoor een stafeenheid informatiemanagement op te richten”, aldus drs. Paul Janssen. Als interim-manager was het zijn taak om deze stafeenheid op te zetten. Op dit moment is hij in de afrondende fase. ,,Er wordt nu gezocht naar een directeur informatiemanagement en wanneer deze is ingewerkt, is mijn taak hier beëindigd.”

Het afgelopen half jaar heeft Janssen zich onder meer beziggehouden met de scheiding van vraag en aanbod op het gebied van ict. Ook was hij betrokken bij het opstarten van het functioneel overleg tussen het hoofd van de stafeenheid informatiemanagement en de hoofden informatie en automatisering (I&A) van de faculteiten en de informatiemanagers van de beheerseenheden.

,,Om een duidelijke en zakelijke relatie met de ict-leveranciers te krijgen wilde het college van bestuur vraag en aanbod goed scheiden. De stafeenheid informatiemanagement formuleert samen met de beheerseenheden de vraag en DTO kan – soms in concurrentie met andere bedrijven – een bod neerleggen bij de TU.”

Het functionele overleg tussen de beheerseenheden en de staf informatiemanagement vindt voortaan plaats in het informatie management overleg (IMO). Doel hiervan is een platform te creëren waar gezamenlijk maatregelen genomen kunnen worden om ict-voorzieningen te ontwikkelen en beheren. ,,De gemeenschappelijke systemen mogen de faculteiten niet beperken in het vormgeven van hun eigen onderzoeks- en onderwijsprocessen. Zij moeten zich hierin duidelijk kunnen blijven onderscheiden. Het is echter wel de bedoeling dat het automatisering- en informatiseringinstrumentarium – dat ze met name voor de administratieve processen gebruiken – gemeenschappelijk is. Baan en People Soft zijn hiervan voorbeelden. De software is overal gelijk maar beheerseenheden kunnen deze inzetten naar gelang hun eigen behoefte.”

Een onderdeel van het IMO is de architectuurcommissie. Hierin kunnen faculteiten of andere samenwerkingsverbanden voorstellen doen voor het ontwikkelen van ict-voorzieningen, zoals voor het onderwijs of voor internettoepassingen. ,,De commissie bekijkt dan of het in het gemeenschappelijke ict-architectuur past of hoe het er ingepast kan worden. Ook studenten worden steeds meer betrokken in dit proces. Op dit moment nemen enkele studenten deel aan de formulering van de internetstrategie voor de TU in de group decision room van TBM.”

Lappendeken

Een geïntegreerde set van gezamenlijke ict-voorzieningen heeft volgens Janssen als voordeel dat de ondersteuning goedkoper, snelleren professioneler kan. Iedere beheerseenheid heeft op dit moment zijn eigen ondersteuningsorganisatie voor ict-voorzieningen (netwerken, servers en applicaties). Het is nu zaak om deze ondersteuning waar mogelijk gemeenschappelijk te maken. De helpdeskcoördinatoren van de faculteiten en DTO werken bijvoorbeeld al samen om te bezien wat zij kunnen doen om de versnipperde kennis te concentreren en een gezamenlijke helpdesk-applicatie in te richten. ,,De beheerseenheden staan er teveel alleen voor. Bij een gemeenschappelijk systeem kun je een helpdesk opzetten met medewerkers die de technologie door en door kennen. Een ander voordeel is dat je op een centrale positie ook een totaal overzicht krijgt van het klachtenpatroon. Zwakheden in systemen kun je op deze wijze sneller signaleren.”

Janssen is daarnaast van mening dat een universiteit die tot de top van de wereld wil behoren, ook voorop moet lopen op ict-gebied. ,,Dat is niet haalbaar als er binnen de TU-organisatie een lappendeken aan ict-voorzieningen bestaat. Zijn deze daarentegen gestandaardiseerd dan kun je sneller nieuwe releases invoeren en daardoor up-to-date blijven. Zo kan er meer energie en geld gaan van de ondersteunende processen naar de primaire processen onderwijs en onderzoek. In de wereld van vandaag is dat absoluut nodig om een plaats in te kunnen nemen en te behouden naast andere technische topuniversiteiten.”

,,Gemeenschappelijke, moderne ict-voorzieningen vormen een belangrijke voorwaarde om een topuniversiteit te worden en te blijven”, meent drs. Paul Janssen. Hij is interim-manager van de stafeenheid informatiemanagement.

Het strategische belang van ict in de primaire en administratieve processen van instellingen en bedrijven neemt sterk toe. ,,Om die reden vond het college van bestuur het gewenst om hiervoor een stafeenheid informatiemanagement op te richten”, aldus drs. Paul Janssen. Als interim-manager was het zijn taak om deze stafeenheid op te zetten. Op dit moment is hij in de afrondende fase. ,,Er wordt nu gezocht naar een directeur informatiemanagement en wanneer deze is ingewerkt, is mijn taak hier beëindigd.”

Het afgelopen half jaar heeft Janssen zich onder meer beziggehouden met de scheiding van vraag en aanbod op het gebied van ict. Ook was hij betrokken bij het opstarten van het functioneel overleg tussen het hoofd van de stafeenheid informatiemanagement en de hoofden informatie en automatisering (I&A) van de faculteiten en de informatiemanagers van de beheerseenheden.

,,Om een duidelijke en zakelijke relatie met de ict-leveranciers te krijgen wilde het college van bestuur vraag en aanbod goed scheiden. De stafeenheid informatiemanagement formuleert samen met de beheerseenheden de vraag en DTO kan – soms in concurrentie met andere bedrijven – een bod neerleggen bij de TU.”

Het functionele overleg tussen de beheerseenheden en de staf informatiemanagement vindt voortaan plaats in het informatie management overleg (IMO). Doel hiervan is een platform te creëren waar gezamenlijk maatregelen genomen kunnen worden om ict-voorzieningen te ontwikkelen en beheren. ,,De gemeenschappelijke systemen mogen de faculteiten niet beperken in het vormgeven van hun eigen onderzoeks- en onderwijsprocessen. Zij moeten zich hierin duidelijk kunnen blijven onderscheiden. Het is echter wel de bedoeling dat het automatisering- en informatiseringinstrumentarium – dat ze met name voor de administratieve processen gebruiken – gemeenschappelijk is. Baan en People Soft zijn hiervan voorbeelden. De software is overal gelijk maar beheerseenheden kunnen deze inzetten naar gelang hun eigen behoefte.”

Een onderdeel van het IMO is de architectuurcommissie. Hierin kunnen faculteiten of andere samenwerkingsverbanden voorstellen doen voor het ontwikkelen van ict-voorzieningen, zoals voor het onderwijs of voor internettoepassingen. ,,De commissie bekijkt dan of het in het gemeenschappelijke ict-architectuur past of hoe het er ingepast kan worden. Ook studenten worden steeds meer betrokken in dit proces. Op dit moment nemen enkele studenten deel aan de formulering van de internetstrategie voor de TU in de group decision room van TBM.”

Lappendeken

Een geïntegreerde set van gezamenlijke ict-voorzieningen heeft volgens Janssen als voordeel dat de ondersteuning goedkoper, snelleren professioneler kan. Iedere beheerseenheid heeft op dit moment zijn eigen ondersteuningsorganisatie voor ict-voorzieningen (netwerken, servers en applicaties). Het is nu zaak om deze ondersteuning waar mogelijk gemeenschappelijk te maken. De helpdeskcoördinatoren van de faculteiten en DTO werken bijvoorbeeld al samen om te bezien wat zij kunnen doen om de versnipperde kennis te concentreren en een gezamenlijke helpdesk-applicatie in te richten. ,,De beheerseenheden staan er teveel alleen voor. Bij een gemeenschappelijk systeem kun je een helpdesk opzetten met medewerkers die de technologie door en door kennen. Een ander voordeel is dat je op een centrale positie ook een totaal overzicht krijgt van het klachtenpatroon. Zwakheden in systemen kun je op deze wijze sneller signaleren.”

Janssen is daarnaast van mening dat een universiteit die tot de top van de wereld wil behoren, ook voorop moet lopen op ict-gebied. ,,Dat is niet haalbaar als er binnen de TU-organisatie een lappendeken aan ict-voorzieningen bestaat. Zijn deze daarentegen gestandaardiseerd dan kun je sneller nieuwe releases invoeren en daardoor up-to-date blijven. Zo kan er meer energie en geld gaan van de ondersteunende processen naar de primaire processen onderwijs en onderzoek. In de wereld van vandaag is dat absoluut nodig om een plaats in te kunnen nemen en te behouden naast andere technische topuniversiteiten.”