‘Financiën civiel onduidelijk door TIM’

De vier (Ingo Hansen, Stefan Luhti, Frans Bijlaard en Han Vrijling) maken zich zorgen over de financiële informatievoorziening. Die is volgens hen te onbetrouwbaar om de vernieuwingsplannen voor civiel te kunnen realiseren.

Decaan Louis de Quelerij zegt in een reactie dat medewerkers met meer discipline moeten tijdschrijven. Hoofd Finance & Control bij civiele techniek, Martijn van Laarhoven, wil geen commentaar geven.

De afdelingsvoorzitters doelen in hun brief op het registreren van kosten en inkomsten via het tijdregistratiesysteem TIM. Desgevraagd geeft Frans Bijlaard als voorbeeld het jaar 2008. De afdelingsvoorzitters voorspelden in hun begroting een tekort van anderhalf miljoen euro. “In het derde kwartaal kregen we het bericht van Finance & Control (F&C) dat we afstevenden op een tekort van 3,5 miljoen euro.”

Het managementteam stak de koppen bij elkaar. “Binnen een week bleek dat het tekort een miljoen euro minder was”, zegt Bijlaard. “Dat had puur te maken met de wijze waarop je uren registreert. Het is een drama.”

Uiteindelijk kwam er als resultaat een tekort van 2,6 miljoen euro in de boeken. Dit negatieve resultaat was wel de directe aanleiding tot ingrijpen door het college van bestuur, zo schrijven de afdelingsvoorzitters. Decaan De Quelerij wil voor 9,5 miljoen euro aan ombuigingen doorvoeren.

Eind juni 2009 bleek het tekort over 2008 toch nog kleiner door het alsnog boeken van uren uit 2008. Volgens de afdelingsvoorzitters schat F&C dit aantal uren in op anderhalf miljoen euro. Desalniettemin is er volgens Bijlaard nog geen sprake van ‘feest’. “Je moet nog steeds ingrijpen, maar punt is dat je je niet kunt baseren op een systeem dat niet naar behoren functioneert.”

Hoe dat komt? Bijlaard: “Door het registratiesysteem zelf of door de serviceverlening van F&C of door slechte registratie van de invullers van TIM. Het schrijven van uren gebeurt overal anders: de een schrijft wel overuren, de ander niet. Het is niet productief elkaar de schuld te geven, maar los het op in het systeem en maak de spelregels duidelijker.”

De vier afdelingsvoorzitters pleiten voor heroriëntatie en herintroductie van TIM. Volgens hen moet een keuze worden gemaakt: óf uren schrijven voor het sturen van rekeningen, óf inzicht verschaffen in de totale werkelijke tijdsbesteding. Deze tegengestelde doelen zorgen voor veel onduidelijkheid, schrijven ze.

Bijlaard erkent dat het enige tijd vergt om in een academische omgeving het tijdschrijven goed in te voeren. “Een onderzoeker interesseert zich alleen voor zijn onderzoek, is geen accountant, denkt niet aan een fiatteerdatum. Het werkt niet als bij een stenenfabriek, waar je weet dat iemand volgende week zoveel uur werkt.”

Onderzoek, zo meent Bijlaard, is ook niet zo eenvoudig te begroten. “Universiteiten deden jaren geleden dingen voor de wetenschappelijke nieuwsgierigheid. En geld speelde geen rol. Omdat de overheid zich nu steeds meer financieel terugtrekt, moeten we meer inkomsten genereren uit de tweede en derde geldstroom. Veelal zijn bedrijven alleen bereid om het vooraf afgesproken bedrag te betalen en niet wat het onderzoek achteraf blijkt te hebben gekost.”

Decaan De Quelerij zegt in een reactie dat in 2008 sprake is geweest van een stelselwijziging waarbij de uren in TIM rechtstreeks worden doorbelast op projecten. “Bij onvolledig tijdschrijven ontstaat een onvolledig beeld. Twee jaar geleden is aan iedereen is doorgegeven hoe TIM te gebruiken. Overuren horen erbij. Je kunt tot tien dagen na het afsluiten van een maand nog uren boeken. Deze regels zitten alleen niet tussen de oren.”

De decaan wil die regels daarom nog eens op een rij zetten en uitleggen. Verder wil hij nog eens kijken naar 2008. “Stel dat iedereen uren had geschreven: wat zou dat dan hebben betekend voor projecten?”

Afdelingsvoorzitters, zo kaatst De Quelerij de bal terug, moeten medewerkers meer aansporen hun uren bij te houden. Elke maand moet er een overzicht komen en medewerkers moeten tussenfacturen bij opdrachtgevers indienen om de liquiditeitspositie van de faculteit te verbeteren.

Bijlaard stelt dat vaak de uren wel zijn geboekt in TIM maar dat bijvoorbeeld het niet op de juiste positie zetten van de fiatteerdatum de oorzaak kan zijn van het niet meetellen van die uren. “Zo iets triviaals mag niet gebeuren. Daarin heeft F&C juist haar dienstverlenende taak om tijdig te voorkomen dat zoiets gebeurt. We hopen dus dat zoiets niet opnieuw kan plaatsvinden.”

De Quelerij benadrukt dat achterblijven met tijdschrijven nu effect heeft op het resultaat. “Ik ben blij dat het nu blijkt, ik ga er op een positieve manier mee aan de slag. Dit zal in de gehele TU gaan plaatsvinden.”

Overigens heeft de vijfde afdelingsvoorzitter bij civiel de brief niet ondertekend, omdat hij bij de financieel gezonde afdeling watermanagement dergelijke problemen niet ervaart. “De financiële systemen werken prima als je de juiste input levert”, zegt Hans van Dijk. “Bij ons loopt alles soepeltjes en we kennen gelukkig een cultuur waarbij we eventuele problemen direct samen met F&C oplossen”.

De Quelerij stelt dat een en ander niet van invloed is op zijn ombuigingen. “De begroting gericht op 2011 staat los van de begroting van 2008. De getallen kennen een inkomsten- en een kostenkant. De kosten betreffen onder meer personele formatie die afdelingen zelf voorzien. Inkomsten uit de eerste geldstroom kun je inschatten. Het college van bestuur geeft ons dezelfde hoeveelheid geld als in 2009.”

Wat afdelingen denken binnen te krijgen uit projectonderzoek moeten zij zelf schatten, legt De Quelerij uit. “Die omzet is onafhankelijk van 2008 in te schatten. De grote lijnen worden daar niet door beïnvloed. Ik probeer in 2011 op een kleine negen ton positief uit te komen. Dit als buffer voor als het tegenzit.”

Had iemand me dit boek maar eerder gegeven. Vóór die avond dat ik met zeven vrienden en een schaar aan tafel zat.

Ik was lui en dacht even snel een kaasfondue in elkaar te draaien. Na lang roeren en knoeien met maïzena, leek het er niet meer beter op te worden. Iets anders was er niet in huis, dus knipten we met een schaar stukken van de rubberachtige klont en deden die op een stokbroodje. Daarna heb ik nog veel goed gelukte gerechten gefabriceerd, maar met mijn reputatie als kok is het nooit meer helemaal goed gekomen.
Eigen schuld, had ik mijn scheikundehuiswerk maar beter moeten maken. Volgens de Fransman Hervé This, pleitbezorger van de moleculaire gastronomie, moet een kok kennis hebben van chemische en natuurkundige wetten. Alleen dan kan hij op tegen de eeuwenoude fabels in de keuken. Eierdooiers twee voor twee bij de soufflé? Onzin. En dat je een biefstuk zonder zout in de pan moet laten glijden, is ook niet waar. This doet in zijn boek duidelijk verslag van de proeven die hij deed met vlees en zout en weerlegt zo deze fabel.
Op dezelfde manier legt hij precies uit hoe een ei in elkaar zit, hoe je perfecte friet bakt en hoe je hersenen verwerken wat je tong proeft. Voor ieder onderwerp trekt hij twee pagina’s uit. Soms is dat wat veel, maar bijna altijd smaakt het naar meer. Bijvoorbeeld wanneer This beschrijft hoe je het beste de bubbels in je champagne houdt. Beter geen lippenstift op met oud en nieuw en glazen met de hand afwassen is zijn advies. 
Wie met kerst wil kaasfonduen zonder schaar, gebruikt een wijn die genoeg zuur bevat. Zo krijg je toch een goede menging van het vet in de kaas en het water in de wijn, legt This uit. Voor de echte durfal staat achterin het boek een kaasfondue voor gevorderden. Hierin moet je de fondue luchtig kloppen, alsof het slagroom is. Maar ik begin maar eens met camembert, daarmee mislukt het volgens This nooit. (MM)

Hervé This, ‘Chemie in de keuken’, Veen magazines, 240 blz, 42,50 euro.