Korte lijntjes

Goedemorgen, shared service centre control & organisatie, met De Groot spreekt u.
O ja hallo Bob. Heb je de contractjes gelezen die ik je gestuurd heb? Mooi, dat is dan geregeld. Wil je ze dan alvast even scannen en aan mij terug mailen, ondertekend en wel? Eh.. e-mailadres, shit. We zijn net gemigreerd, ik heb het nog niet zo in mijn hoofd zitten? Wacht even hoor, een minuutje. Dolly, wat is mijn e-mailadres tegenwoordig? …. Nee nee dat is van thuis, ik moet het van hier hebben. Dolly, ik kan je niet verstaan? Nou nee dat gaat niet zo. Laat maar.
Hallo Bob, ik kan mijn nieuwe e-mailadres even niet vinden, ik check het even en dan bel ik je terug, is dat goed? O, je gaat lunchen. Oké dan fax ik mijn e-mailadres wel even, dan heb je het als je terug bent. Prima, doen we dat. Geef me even je faxnummer?
Ken je dat echt niet uit je hoofd?  Gebruik je nooit meer tegenwoordig? Wacht even, we doen het dan zo: jij e-mailt je faxnummer en ik fax je dan mijn e-mailadres, o nee, dat gaat ook niet lukken. Wacht even hoor, ik raak een beetje in de war, laat me even denken. Ik heb het, geef me dat maar je mobiele nummer, dan sms ik…
Batterij leeg? Goed, dan doen we het als volgt: jij laadt je mobiel nu op, en dan bel je mij binnen een paar uur op en dan ben ik in vergadering, maar dan laat ik mijn e-mailadres achter op mijn voicemail. En dan noteer je mijn e-mailadres van de voicemail en dan mail je mij je faxnummer.
Nee…. Nou goed, nog anders dan, geen probleem. Ik zend mezelf een e-mail om te zien wat mijn e-mailadres is. En dan spreek ik voor jou een boodschap in op mijn voicemail. En als je dan de boodschap hebt ontvangen, antwoord je met een sms. Dan stuur ik je daarna een fax met mijn e-mailadres. Of jij faxt… Nee, dat is niet ingewikkeld. Dat is alleen een kwestie van een beetje coördineren.
Nee, met de interne post duurt te lang. Ik moet het echt vandaag hebben. Wat zeg je? Nee even serieus, ik had nog een vraagje. Wat ging ik je nou eigenlijk mailen: mijn e-mailadres, mijn faxnummer, mijn mobiele nummer, of mijn toestelnummer? … O, jij weet het ook niet meer. Zou het niet eens een goed idee zijn om op regelmatige tijdstippen bilaterale coördinatiemeetings te organiseren over de protocollen voor de interne communicatie tussen de faculteiten en  het shared service centre misschien? Staan al gepland voor de herfst. Prima, prima. Niets kan een succesvolle samenwerking meer in de weg staan.
Wat zeg je? Ja dat kan natuurlijk ook. Jouw kamer is inderdaad maar een verdieping onder dan de mijne. Ik kom de contractjes nu ophalen.

Ellen Touw is hoofd van de dienst onderwijs- en studentzaken bij Civiele Techniek en Geowetenschappen en beleidsadviseur internationalisering.