Column: Jong Baw

Gouden communicatietip: structureer je boodschap

Als communicatieadviseur ben ik er natuurlijk dagelijks mee bezig: wat is de boodschap? We dreigen soms meteen naar de middelen te grijpen alvorens de boodschap te bepalen. Doel, doelgroep, boodschap, middel en zo. In feite ben ik het grootste deel van mijn tijd bezig met geschreven middelen. Het daadwerkelijke spreken, de speech, de presentatie, het college, laat ik over aan onze sterren: de wetenschappers zelf. In het kader van 'one cannot teach what one does not know', volgde ik vorige week een elevator pitch training van ons eigen Instituut voor Talen en Academische Vaardigheden (ITAV).

Een belangrijke boodschap (daar heb je 'm weer!) die ik heb opgepikt, is: structureer je boodschap. Onze grote vriend TED roept het natuurlijk al jaren. Het is een inkoppertje, maar psst: dat is de boodschap bepalen voordat je over het middel nadenkt ook. Structuurzinnen moet je niet op bezuinigen, aldus onze docent. Krampachtig vasthouden aan een standaard structuur hoeft ook weer niet, als het jouw verhaal niet helemaal dient. Dat merkte ik (naast mijn bonkende hart) toen ik mijn niet-standaard-gestructureerde pleidooi voor het vrouwenquotum hield voor de camera, en de boodschap toch overkwam.

Nog een format waar ik een groot fan van ben, is de pecha kucha (petsja-kutsja, oorsprong: Japan). Een pecha kucha is een presentatie van precies 6 minuten en 40 seconden, begeleid door een diavoorstelling van 20 slides; na elke 20 seconden verschijnt de volgende. Over structuur gesproken. Bij het afscheidssymposium van onze voormalige decaan, Hester Bijl, hebben een aantal van onze wetenschappers een pecha kucha gehouden. Pittige voorbereiding natuurlijk, maar ijzersterk! Een aanrader voor als je net wat meer tijd nodig hebt/krijgt, maar je jezelf wilt dwingen om de boodschap bondig genoeg te houden (en een creatief sausje niet schuwt).

Iedereen presenteert natuurlijk op zijn eigen manier. De één schrijft hele zinnen uit, de ander gebruikt enkel steekwoorden. Voor de één is structuur een fijne leidraad, voor de ander voelt het als een keurslijf. Hoe je het ook doet, bereid je goed voor. Sta stil bij doel, doelgroep, boodschap, middel. Tot slot de gouden tip van onze docent: oefen totdat je praatje aanvoelt als het aantrekken van een jas die je als gegoten zit. En mocht je er nog niet uitkomen, klop dan eens aan bij je collega's.

Kim-Lan Jong Baw

Kim-Lan Jong Baw is communicatie-adviseur en coördinator externe betrekkingen bij de faculteit Luchtvaart- en Ruimtevaarttechniek. Ze is van huis uit sinoloog.

Jong Baw: